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标准化在档案信息化建设中的重要性

2017/09/13 阅读:

[摘要]档案的信息化程度是反应一个企业档案现代化管理水平的重要标准,标准化是进行档案信息化建设的重要基础。某企业在“十一五”信息技术总体规划中将档案管理系统建设列为重要信息化项目之一,同时也是该企业档案信息化建设的核心平台。项目在建设初期就将标准化原则作为整个档案信息化项目开展的重要原则,同时档案信息化标准的制定也是档案信息化建设中一个重要的环节。在档案信息化建设中,该企业形成了日趋完整的标准规范体系,从管理层面、业务层面、技术层面科学高效地规范指导着整个企业档案工作。

[关键词]标准化;档案信息化建设;规范体系;重要性

0引言

近年来,国家档案局、国资委针对新时期档案信息化建设目标陆续出台了一些新标准、新要求,当下的档案建设工作主要体现在电子文件中心建设与数字档案馆建设、电子文件管理与档案信息资源开发利用等方面。在这一轮特色鲜明的档案信息化建设大背景下,如何结合企业自身档案管理工作特点,建立科学合理的标准规范体系尤为重要。企业档案工作新理念是在认识档案的信息和知识属性基础上,把档案信息资源确立为企业发展的战略性核心信息资源。建立核心信息资源管理理念,既是目前企业信息化建设的需要,也是未来企业持续发展的需要,更是档案工作管理创新的必然,标准化规范体现的建设也就成了管理改革创新的重头戏,本文主要以企业档案信息化工作的具体建设来阐述标准化工作在企业档案信息化建设中的重要性。

1档案信息化建设的必然性

档案工作是企业管理的一个重要组成部分,档案工作必须适应企业发展需求。企业在信息化建设工作的初期编制信息化建设指导纲领,描述了企业的未来信息工作管理体制、组织结构及主要工作内容,提出了信息系统建设项目实施的优先次序和项目初步的解决方案,其中档案信息化建设成为企业发展的战略之一,体现在以下方面。

1.1标准化的必要性

档案工作从实体管理向信息资源管理转变是新形势下企业管理对档案工作的要求。相应的工作模式转变,依据国家及行业的标准、制度,相关的标准规范及制度必须结合新的工作形式及要求完成制定,更好地规范指导企业档案信息化工作。

1.2业务需求的必然性

随着“珍存企业记忆、提升公司价值、构建知识平台、实现信息共享”档案工作目标的制定,档案业务工作的明确。具体需要大力开发和利用企业档案信息资源,发挥企业档案工作的信息作用,实现企业档案工作为企业发展提供信息服务的主要任务和宗旨,展现企业档案工作在经济建设中的地位和作用。

1.3资源集成的必然性

企业的信息化工作经过井喷式的发展,即将完成从集中建设向集成应用阶段的转化,加之大多数企业数字化、集成化和智能化逐步开展,信息资源的集中管理需求在档案业务中日益凸显,对档案信息化建设提出了更高的管理要求。

1.4信息价值的必然性

应用产生效益,信息资源的价值必须通过业务应用才能实现。信息资源开发利用是当前信息化建设工作的核心,在确保信息资源和系统安全的基础上,通过专业档案管理平台,更广泛共享资源,更深入挖掘数据价值,努力提高资源利用效率,提升资源价值。

2标准化在档案信息化建设中的指导作用

企业开始档案信息化整体建设之前,部分下属单位通过该企业整体信息化工作的带动,建立了自己的档案管理系统、完成了目录数据库建设、相应地制修订了一些档案信息化的规章制度,信息化建设取得了阶段性的重要成果。但从企业整体来看,各下属单位档案信息化水平参差不齐,没有形成统一的管理平台,执行的业务管理制度以及标准化不统一,信息资源共享程度相对较低,不能适应企业业务发展需要,档案信息化建设亟需进一步加强。在这样的情况下,坚持标准先行原则,统一并建立了完整的业务规范及标准,保证标准化工作在管理、业务、技术层面为公司档案信息化建设的开展尤为重要。

2.1编制统一的业务规范

充分调研企业下属单位档案管理的实际,结合国家及企业档案分类、标识、著录规则,规范档案的收集、整理、保管、利用等业务环节及流程,纳入企业档案工作规定,制定信息化管理要求,编制企业《档案管理手册》。其中重点对档案业务管理规范进行规范。包括对业务规范、流程进行重新梳理,并在后期的系统设计上将业务规范向系统流程靠拢,实现两者的相对统一,在遵循规范统一的基础上,满足实际业务需求。(1)统一分类。广泛征求各单位意见,结合企业档案工作实际,确定档案分类原则及具体类别。(2)统一标识。按照信息化条件下简化整理的原则,统一全宗号和档号,简单直观,易于理解。(3)统一著录项。根据类别及具体档案业务特色,分公共著录项、公共必著项、专有著录项,并确定具体的数量。(4)统一业务流程。按类别及业务环节自上而下统一企业档案业务流程。(5)统一报表格式。结合实际档案报表需求,区分业务用表和统计报表。

2.2制定企业标准

在档案管理系统设计过程中,要对海量的电子文件进行归档管理。针对归档电子文件的格式及元数据需求,参考国家及档案行业相关标准,结合企业归档电子文件的特点,形成了该企业的《归档电子文件格式规范》《归档电子文件元数据规范》企业标准。(1)合规的归档电子文件格式是电子文件长期、有效保存的基础保障,规范归档电子文件的格式是保障档案管理系统发挥知识内容管理平台、满足档案管理利用需求的重要环节之一。《归档电子文件格式规范》规定了归档电子文件长期保存格式应具有的特征和选择原则,并给出了电子文件归档格式和利用格式的要求。(2)《归档电子文件元数据规范》是档案管理工作的基础保障和重要内容,规范归档电子文件的元数据有助于跟踪电子文件的全生命周期和提高电子文件的后期利用水平。《归档电子文件元数据规范》规定了归档电子文件元数据的元素、结构、表述方法和表述,并给出了有关封装格式的定义。

3档案信息化建设对标准体系形成的推动

建设统一、先进、科学的标准体系是一个循序渐进的过程。在档案信息化建设前期通过标准化的制定保障了项目建设的顺利开展。同时在项目建设过程中,通过档案信息化工作的日益成熟,分层次系统地梳理现有标准,查漏补缺,逐步形成了标准体系。由管理性标准规范、业务性标准规范、技术性标准规范三个方面全方位支撑业务的运行,形成统一、科学、高效的档案工作体系。

3.1档案数字化规范

形成企业数字化规范。规定了纸质、照片、录音、录像和缩微胶片档案数字化工作的基本原则、处理流程和技术要求。

3.2档案分类规范

形成企业档案分类规范。规定档案分类原则和分类方法。适用于档案的分类整理。

3.3档案标识规范

形成企业档案标识规范。规定了档案全宗号、档号的结构,档案标识的编制原则和编制方法。适用于档案全宗号、档号的编制。

3.4档案著录规范

形成企业档案著录规范。规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录用文字、著录信息源以及著录项目细则。

3.5档案业务管理规范

形成企业档案业务管理规范。规定了信息化档案业务的收集、整理、保管、利用与编研、统计。适用于档案业务管理工作。

4结语

任何企业管理的本质可以从效率体现,建立并执行科学合理的标准体系,是企业发展的管理创新手段之一,也是企业能高效运行的制度保障。企业标准化的发展要始终按照“坚持标准先行,推进标准化建设,提升发展质量”的总体目标,无论是档案管理还是其他领域的业务管理,标准化创新管理理念,建立和执行统一、先进的标准体系,使工作过程有标准可依、工作环节可控,提升管理质量、优质高效服务,任何时候都是行之有效的方式。

主要参考文献

[1]李和平.《企业档案工作规范》实施指南[M].北京:中国档案出版社,2010.

[2]冼国彬.简论标准化是档案信息化建设的前提[J].城建档案,2013(9):65-66.

作者:张晓健;段超锋 单位:兰州石化公司自动化研究院

标准化在档案信息化建设中的重要性

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