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人事档案信息化建设中的安全保密措施

2017/09/13 阅读:

【摘要】如今档案管理已经进入现代化,在信息化建设过程中档案的保密工作备受重视,基于此,本文针对该方面内容进行了简明阐述,在提出存在问题的同时,也进一步提出了应对策略,希望通过本文有效阐述,能够提高认识,为档案信息化管理过程的安全性提供更有效保证。

【关键词】人事档案;信息化;建设;安全保密

引言

认识档案管理的安全问题一直备受相关工作人员关注,面对信息化时代网络安全等方面的影响,如何提高安全管理水平,还需要认真分析存在的安全因素,这样才能以此为基础,重视对应策略的提出,实现网络档案管理过程中的安全保密工作高效率完成,以此推动档案信息化建设档案信息水平,也给人们提供更加安全可靠的档案信息利用空间,下面具体分析:

1.人事档案信息化建设现状及存在的安全保密问题

1.1安全保密意识薄弱

目前,一些单位认为人事档案工作不是工作的重中之重,是一项辅助性工作,在思想上还没有引起足够的重视,安全意识往往不够。在进行档案信息化建设时,对电子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性、存储材料及载体的易损毁等问题的忽视,往往会造成宝贵档案信息资源的丢失,导致档案信息的泄密。

1.2管理规章制度不健全

人事档案资料的管理工作需要由多位同事共同合作,既能保证大量信息存储的安全,又可以在使用的过程中缩短调取时间,提高利用价值。多数资料信息内容丰富,但管理者个人管理意识不强,或不按照人事部门的相关规定进行管理,直接导致资料内容不完整或资料滞后的状况发生,让原有的人事档案资料的利用价值降低。建立完整的规章管理制度,确保人事档案管理人员对重要信息加强重视,不可以因个人疏忽而导致数据前后不一,最终让资料失去利用价值。

2.人事档案信息化建设中的安全保密措施

2.1提高安全保密意识

管理人员应加强对保密档案资料的管理。资料的管理工作是一种辅助性工作,要求管理人员在思想上足够重视,才能确保资料信息的安全。为节省资料保存空间,加快资料的调取和使用速度,建立电子档案保存库,既能降低人工成本,又能避免占用过多的储存空间。电子文件在保存的过程中,应不断对保存档案进行更新,确保最新版本可以满足资料的存储和使用需求。提高资料的可读性,并针对易损毁或丢失资料加强保护,以免重要的机密或宝贵档案资料丢失,对人事工作造成影响。资料管理系统的完善,需要从事其工作的人员加强重视,并不断提高对资料的安全保密意识,让资料的调取、使用和保管等过程不会出现意外,提高现有人事资料的利用价值。

2.2强化人事档案数据库安全管理

网络系统的不断升级,是保证人事档案信息数据库系统安全的重要手段。利用现代信息化技术,加强对人事档案的管理,并可以做到高效、快捷的调取和使用人事档案信息,避免出现管理上的安全隐患问题。首先,档案管理人员应加强对资料的调取和完善,在对重要信息进行传递、加工和补充的过程中,应提高安全意识,并具有筛选可利用价值信息的能力,让完善以后的人事档案信息具有更多的使用用途,保证人事档案资料的真实与完整。其次,在利用网络对人事档案资料进行管理的过程中,应确保网络系统的安全。不断对现有的管理系统进行升级和维护,避免被外界电脑病毒或黑客入侵,提升现有安全防护软件的维护能力,是保证人事档案资料完整的基础。最后,人事档案管理人员应签署保密协议,在他人进行档案资料调取和使用时,同样需要签署保密协议,如有违反,应按相关规定进行赔偿或处罚。为避免档案资料的安全性和保密性降低,及时对现有系统进行更新和维护,并聘请专业的电脑维护人员,研发独立自主的电脑防火墙,提高资料的安全性,让资料的使用、存储既快捷方便,又安全可靠。定期对人事档案数据库系统进行更新和维护,保证人事档案数据的完整和安全。

2.3加强对涉密信息介质的管理

对平时不用的密码、密钥或有关涉密载体应配备保险柜或密码文件柜存放。对涉密的各种介质载体标明密级标志,进行登记注册并有专人管理。工作需要携带涉密载体外出必须经单位领导批准,并采取有效措施确保载体的安全。涉密计算机硬盘及其他涉密设备发生故障需要请社会上的人员维修时,应有人在现场监督进行,需要更换器件的,原器件中属有存储记忆的功能的不得带走,应由本单位按规定销毁,涉密与非涉密介质不能在涉密与非涉密计算机上交叉使用。

2.4规范管理制度,健全管理内容

为提高对现有资料的利用效率,也为了保证人事档案资料的安全,将纸质资料输入电子档案存储库中,可以节省纸质档案的存储空间,降低人员成本和物质消耗,又能提高现有档案的利用率。在对重要档案进行调取和使用的过程中,相关人员应提供有效凭证,并按规章制度进行资料的调取和使用,使用完毕后应在一定时间内归还,并填写使用途径和使用时间。不完善、不健全的规章制度,将直接导致信息的外露。对现有人事档案信息管理程度不足,会制约人事档案的利用率,对人事档案等相关工作造成影响。

综上所述,不难发现,只有健全的管理制度和规章制度,才能保证人事档案资料的安全,并在最短时间内提供最有效的人事档案数据,让重要信息不被损毁和遗漏,并让机密信息在重要场合发挥巨大的作用。结束语综上,在档案信息不断发展前提下,人们越来越重视档案管理过程中的安全性,同时,在档案安全保密工作实施阶段,要结合本单位具体情况,制定更加细化的工作内容,这样才能做到因地制宜,才能结合实际与时俱进,相关管理人员更要充分提高认识,以此推动档案管理效率,也为国家以及个人提供安全、有效的的档案服务。

参考文献:

[1]张雨薇,李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与有效管理措施[J].管理观察,2013,(25):197-198.

[2]邓岘君.人事档案信息化进程中的个人信息安全保密管理[J].档案天地,2013,(06):58-59.

作者:张卫英

人事档案信息化建设中的安全保密措施

2017/09/13 阅读:

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