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档案信息化建设存在问题与解决措施

2017/07/10 阅读:

摘要:档案是一种凭证,没有主观意识的掺杂,客观的记录情况,为查考、争辩以及事物的处理提供真实的凭据。但是档案的内容多且复杂,传统的管理方式显然已经不能适应档案的管理了,所以为了适应时代的发展,应该对档案进行信息化管理。然而实现档案的信息化建设不是一蹴而就的,在其发展的过程中出现了许多的问题,就档案信息化建设中出现的问题进行探讨,并且针对其中出现的问题提出了解决措施,希望能够对我国档案信息化建设贡献一份力量。

关键词:档案信息化建设;问题;措施

如今,社会正在飞速的发展中,这其中必然离不开科学技术的进步了。我们所处的时代是一个信息爆炸的时代,计算机的出现和逐步普及使得信息对整个社会的影响地位逐步提升,我们每天接触的信息量越来越大,信息更新的速度也越来越快,应用信息的程度也在急速增长。档案是一种记录形式,是对历史记录的一种手段,档案小到个人的资料大到国家机构、社会组织都具有十分重要的地位。档案内容十分的多,如果处理不好会丢掉很多的珍贵资料,所以要应用现代科学技术,实现档案的信息化建设。

1关于档案信息化建设的简介

“以信息化带动工业化”是信息时代的必然结果,是社会进步的必要阶段。各部分信息化投入也不断地增加,当然,档案建设部分也不甘落后,开始了档案信息化建设。对于档案而言,仍用传统方式对于档案进行管理显然已经不适用了,所以必须进行改革。档案信息化建设,顾名思义就是通过现代信息技术将档案信息资源进行处理、管理和为社会服务,将原来的以档案实体为重心的向以档案信息为重心进行转变,尽可能的提高档案管理和利用的现代化水平。近年来,各地档案行政管理部门已经在全面开展档案信息化建设,比如说建设档案信息网站,通过互联网查询档案资料等。不仅如此,在各高校以及医院也都通过建立局域网和档案信息网站将档案信息化处理,利用计算机将档案数字化,有利于相关档案工作的开展。此外,全国档案信息化的环境随着科学技术的发展也有所改善,局域网的建立、档案信息网站的建立以及国家出台了许多的法律法规对档案建设进行规范,档案内容也就愈加丰富等等,都在一定程度上促进了档案信息化建设。

2档案信息化建设的重要意义

2.1对管理人员的重要意义

将档案信息化建设可以给管理人员带来许多好处。以往的档案管理中需要将资料手工收集、编辑、整理,不仅工作量大,而且效率低下,然而将档案信息化处理之后,档案管理不再费时费力,数据只需要一次录入就可以多次利用,并且在进行统计档案信息时,不需要人员统计,只需要计算机处理即可。此外,检索查询的方式也更为方便,不再需要管理人员一本一本的查找,检索时只需要在网络上完成,而且查询手段更加多样化,极大的减轻了工作人员的负担等等。

2.2对职能部门的重要意义

对档案实现信息化管理,能够在劳动力方面减少工作人员的工作量,提高了整个部门的工作效率,而且网络化是大势所趋,如果不进行向信息化改革在不久的将来中会被淘汰,此外档案资料可以在网上实现资源共享,可以多次利用开发等等,从而提高了工作效率。

3档案信息化建设中存在的问题

3.1档案信息化建设专业人才较缺乏

要想实现档案信息化管理,就需要管理人员不仅要具备档案管理的专业知识,此外掌握计算机技术的相关操作也是十分重要的。然而,档案的管理的专业人员较少,大部分都是非专业人员,甚至一些档案管理者只经过简单培训就上岗,不了解相关的操作流程,或者有些档案的专业人员多以文科为主,对于网络技术知之甚少,缺少精通档案业务和信息技术的复合型人才,不利于对档案进行信息化建设。

3.2档案信息化建设设施落后,档案整理水平不高,保存有问题设备的好坏

在一定程度上决定了信息化建设的进程,数字化档案对于设备的要求较高,但是目前而言档案室大都比较陈旧,最初也许并没有考虑到要进行信息化改革,所以不利于电子档案的管理。软硬件的技术发展落后,虽然已经有所进步,但是起步较晚,技术程度不高,严重依赖国外技术。而且,早期的档案本身就可能存在错印、漏印,题目有错误,装订或者排序等等一系列类似的错误出现,所以导致扫描录入的电子档案也是有问题的。不仅如此,电子档案是需要依靠于网络或者计算机的,一旦出现网络瘫痪或者电脑出现故障没有存备份,所有的文件就会消失,损失将无法弥补,所以说在档案保管方面是存在问题的。

3.3档案信息的安全性存在威胁

将档案信息化处理虽然有好处,但是也存在着计算机带来的问题,比如说安全性问题。在信息技术发展过程中,安全措施并不完善,有很大的漏洞,但是网络是具有开放性的,一旦病毒入侵感染计算机系统无法运行、数据大量丢失无法恢复是十分危险的,造成的损失是巨大的。此外还有就是有人蓄意攻击系统,通过网络窃取机密、篡改数据是非常可怕的。不仅如此,档案管理人员的安全意识淡薄也是会出现严重问题的,以为电脑未被人动过,数据未丢失,保密工作做得十分差。

4档案信息化建设采取的措施

4.1培养综合型人才,加强素质教育人才的缺乏

在一定程度上制约着档案的建设,所以对相关的人才进行培养就十分有必要了。需要加大力度培养相关的档案专业的人才,而且要对知识不断地进行更新,此外要规范档案工作的相关流程,流程规范了安全性就会有所增加,风险就会少很多。不仅如此,档案工作者的素质很重要,虽然档案工作较枯燥,但是仍需要创新能力,安全意识也需要不断提升。所以对人员进行定期培训、召开研讨会就很重要了。

4.2加强档案信息化建设,实现资源共享

对电子文件要进行分类处理,对不同的内容要进行数字化处理和文字转化,在转化的过程中要注意不失真,这样的电子文件才会有真实性,才会有保存价值。而且档案工作要向现代化管理转变,要实现信息共享,还要对档案的重要程度等指标进行排序,对于可以开放的档案以及利用率较高的档案优先整理,有利于提高效率。

4.3加强档案的安全建设

档案建设过程中安全性是不可忽略的问题。要想保障档案的安全性,就需要在制度上、技术上、人员上入手。没有规矩不成方圆,所以建立一套严格的制度对于档案信息化建设是很有必要的。利用秩序规范行为可以减少危险的发生。不仅如此,还要提高技术水平,在外部做好防范工作,如建立防火墙、进行数据加密或者制作只读光盘进行备份等等。要运用现代化的技术手段减少信息危险的出现。更重要的是,对于工作人员的素质教育也要加强,尤其是保密的意识。结束语本文就档案信息化建设中出现的问题进行探讨,并且针对其中出现的问题提出了解决措施,希望能够对我国档案信息化建设贡献一份力量。

参考文献

[1]韩莉.新时期下城建电子档案的管理思考[J].科技创新与应用,2012(11):277.

[2]王晓磊安金鹏李德高.档案信息化建设的安全问题及对策分析[J].电子技术与软件工程,2014(21).

[3]张莉莉.高校档案信息化建设之安全问题与完善策略[J].通化师范学院学报,2015,36(6).

作者:李世杰 单位:黑龙江省煤田地质物测队

档案信息化建设存在问题与解决措施

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