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档案信息化管理现状(3篇)

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第一篇:合同档案信息化管理作用及措施

摘要:当前各行各业在经济往来过程中都离不开合同,合同不仅是经济往来双方维护自身合法权益的重要依据,同时也是防范风险的主要凭证。随着经济往来的频繁,合同档案的数量也越来越庞大,因此利用信息化手段来对合同档案进行管理,可以有效提高合同档案管理的水平,加快实现合同档案信息的共享。分析了加强合同档案信息化管理的重要作用,并进一步对加强合同档案信息化管理的措施进行了具体的阐述。

关键词:合同档案;信息化管理;作用;措施

在各行业经营活动中,合同作为重要组成部分,为各行业的运营管理提供了重要的保障,其作为经营活动中各方权利和义务关系的书面凭证,作为各行业经营管理及业务收支的直接载体,可以说各行业对合同档案管理的水平直接关系到其经营风险和业务收入。因此需要对合同档案进行科学管理,充分的运用信息化技术和手段来改变传统的合同管理模式,加快推进合同档案管理规范化和信息化的进程,使其更好的服务于各行业的健康发展。

1加强合同档案信息化管理的重要作用

1.1改变了合同档案的管理模式

在传统合同档案管理工作中,通常针对合同的类型将其划为基本建设类档案管理、文书档案管理和业务档案管理,这也使合同档案管理呈现为分散的特点,并没有设置单独的部门对合同档案进行统一管理。合同档案信息化管理实现后,合同档案管理系统的应用,实现了与合同管理系统的有效对换,这样合同管理系统中各类合同签约完成后,电子合同数据则会自动进入到合同档案系统中,从而实现电子合同与纸质合同的对应接收,并对合同档案进行统一分类和集中管理,有效的改变了合同档案的管理模式。

1.2确保了合同档案内容的完整

合同档案信息化管理的实现,使合同档案管理系统得以有效的应用。这也有效的规避了之前人工管理工作中,合同归档只提前审批表和合同原件的情况,将合同当事人的资信证明材料和与合同签署有关资料的归档忽略掉,从而影响合同档案内容的完整性。在合同信息化管理实现后,在合同档案管理系统中对于合同经办部门和经办人的职责进行了清晰的界定,而且还设置了合同经办人在起草合文本时需要填写送审表、上传对方当事人资信证明及与合同签署有关的资料。同时,在合同签约完成后,还需要上传签章页,进一步对电子合同数据进行完善,确保合同档案系统中电子合同数据的完整性和有效性。还需要同时进行纸质文本合同的归档,使合同档案管理工作实现纸质文本和电子数据的有效归档,有效的保证了合同档案内容的完整性。

1.3纸质合同档案及时归档

合同档案信息化管理实施后,实现了电子合同数据的自动采集和接收,档案管理人员可以通过档案系统掌握合同档案的入库信息,对系统采集的数据进行跟踪处理,并通过合同档案流程与财务报帐流程的绑定,使纸质合同的及时归档成为发起合同报帐的约束条件。即档案管理人员进行纸质合同归档操作后,合同报帐流程才被激活,经办人才能发起合同报帐,确保了纸质合同档案的及时归档。

1.4实现了合同档案信息资源共享

首先,合同档案系统的上线,为合同档案的利用和查询提供了信息化的平台,合同经办人或OA用户通过权限的配置可直接查看或网上申请查看合同档案,实现了合同档案网上远程查询利用,节省了人力、时间和空间资源。其次,通过信息化技术来对合同管理流程、档案流程、财务报账流程进行整合,实现共享报帐流程应用电子合同,实现了各专业系统间的关联应用和资源共享。提高了合同档案综合利用的及时响应能力。

2加强合同档案信息化管理的措施分析

2.1加强软硬件建设

在当前合同档案信息化管理工作中,需要重视软硬件方面的建设,为合同档案管理信息化的实现提供重要的基础保障。首先,强化硬件设施建设。合同档案信息化管理工作中离不开必要的硬件设施,如电脑、刻录设备、扫描仪等办公设备,同时还要具备良好的网络条件。因此需要加大资金方面的投入,确保硬件设施配备齐全,进一步对硬件环境和网络条件进行完善,实现信息使用主体与合同档案管理设备的之间的稳定链接。其次,加大软件的研究力度。在合同档案信息管理工作中,软件的选择要针对实际情况,综合对当地网络、硬件及服务对象范围等进行考虑,从而决定需要使用的软件系统。对于选择的合同档案管理软件,还要考虑其后续的升级及兼容情况,通过对软件的成熟性、公司实力和售后服务等多方面进行分析后,从而选择性能稳定的软件,规范对合同档案的有效管理。

2.2建立统一的合同档案管理

信息化标准合同档案管理信息化是管理工具,目的是实现合同档案资源利用的最大化。因为,必须有效建立起一套统一的合同档案管理信息化标准,对于合同档案的整理、统计、服务标准等进行统一规定,以此作为进行合同档案管理工作的标准。这种统一的标准的使用,使合同档案信息在合并统一管理、查询时无阻碍,大大提高了信息的利用率,对合同档案信息资源的共享与管理十分有利。

2.3合同管理系统中电子印章的技术处理

一些合同量较大的单位都建设了合同管理系统,通过系统审签合同有利于严格控制流程,公开、透明、提高效率,但由于合同签订各方可能一方没有使用系统,也可能使用不同的系统,不太可能使用同一系统进行同一合同的审签,合同签署环节加盖双方电子印章在目前管理格局下难以实现,应通过不同方式履行完合同各方的审批流程后手工加盖合同章,将签字盖章页扫描后插入合同管理系统中的电子合同正本中,完成电子合同的签署流程,并形成完整的电子合同版本。

2.4合同档案的数字化管理

首先,搭建系统桥梁。信息化水平较高、合同量较大的单位,一般都建设了网络版合同系统和档案管理系统,通过建立联网的系统间数据交换接口,实现已办结合同数据自动转换、存储到档案管理系统,直接实现合同档案的数字化管理。其次,下载转存数据。对于因经济、技术等原因无法建立系统间数据交换接口的情况,可以将电子合同下载后,通过原文管理的方式转存到档案管理系统,以实现合同档案的数字化管理。最后,扫描挂接数据。通过扫描、拍摄等方式,将纸质载体的合同转化为电子合同,并进行技术加工和处理,通过批量数据挂接方式,实现合同档案的数字化管理。

结束语

合同档案信息化管理的实现,有效的提高合同档案管理的水平,为合同管理质量的提升创造了良好的条件。合同档案作为各行业经济活动的重要凭证和依据,是合同得以执行的重要保障,因此需要重视合同档案管理工作,充分的利用信息化技术有效的创新合同档案管理模式,从而开创合同档案管理的新局面。

参考文献

[1]赖莉蓉.试论合同档案管理[J].城市建设理论研究,2011(12).

[2]田煜.合同档案规范化管理的探索与思考[J].档案管理,2013(5).

[3]袁秀坚.信息化在合同档案管理中应用[J].办公室业务,2013(7).

作者:陈晓悦 单位:齐齐哈尔市第一医院

第二篇:新时期人事档案信息化管理问题分析

【摘要】在我国人事管理制度改革过程中,分析测试中心人事档案管理工作面临巨大考验,也出现了很多新的问题,需要充分利用信息技术手段,提升人事档案管理工作效率。本文将简述新时期人事档案管理工作信息化的意义,通过分析其中存在的问题,有针对性地提出解决对策。

【关键词】新时期;人事档案;信息化管理

随着现代信息技术的快速发展,社会各个领域都实现了信息化。对于分析测试中心而言,传统人事档案管理方法已经难以满足新时期要求,需要尽快进行更新,转变理念,加大对信息技术的利用,提升工作效率。通过提升人事档案管理信息化水平,才能真正共享信息资源,保证人事档案资料的完整性和真实性,并充分发挥档案信息的作用,更好地服务于分析测试中心各项工作。

一、新时期人事档案信息化管理的意义

人事档案信息化管理,就是将现代信息技术应用到档案管理活动中,实行对档案信息资源的数字化管理,确保档案资料得到有效利用。现阶段信息技术发展速度很快,人事制度改革也不断深入,在分析测试中心日常工作中,会产生很多的人事档案资料,人才流动也更加频繁。对人事档案管理工作而言,需要尽快转变理念,不断进行创新,将已有资源充分整合在一起,改变以往单一纸质管理方法。要将信息化管理手段充分利用起来,加大对人事档案的开发利用,确保其得到便捷、高效利用,实现人事档案管理工作效率的提升。此外,加强人事档案信息化管理工作,还能实现对档案资料的自动化管理,更好地共享信息资源,最大限度发挥出分析测试中心人事档案资料的价值。

二、新时期人事档案信息化管理中的问题

(一)硬件设施不完善。在分析测试中心人事档案信息化管理工作中,计算机、扫描仪等硬件设备必不可少,这是实现其利用率提升的关键。只有具备完善的硬件设备和基础设施,才能让人事档案资料得到有效管理,共享信息资源。但是当前很多分析测试中心由于缺乏足够经费,硬件设备不完善,基础设施建设滞后,这样人事档案信息化管理工作很难正常开展,工作效率也不高。

(二)信息数据库建设滞后。在人事档案信息化管理工作中,首先需要及时收集日常工作中形成的人事档案,并集中进行整理,之后利用声像技术、扫描、打字等手段,将档案材料录入计算机中,让人事档案信息的收集与整理更加科学。此外,还要通过建立信息数据库,便于今后的检索,这样能够充分发挥出档案的服务功能,体现出档案资料的利用价值。分析测试中心要实行档案管理工作的标准化,这是提升其信息化管理效率的关键,但是目前还没有落实人事档案管理工作的标准化,且人事档案信息数据库建设也很缓慢,并存在信息数据不完整、准确性不高等问题。

(三)存在档案信息安全隐患。从分析测试中心人事档案信息化管理工作现状来看,信息失真问题非常严重。一方面,档案管理人员责任心不强,工作疏忽大意,且在档案信息化管理中,由于缺乏专业技术,在人事档案信息传递、加工和利用过程中,容易导致档案出现缺损,从而出现失真问题。另一方面,档案信息不完整,存在安全隐患。在人事档案信息化管理中,网络安全问题也不容忽视。在网络发展过程中,人事档案信息的可靠性、安全性问题越来越凸显,尤其是各种网络病毒的威胁、黑客的入侵等,为人事档案信息安全带来巨大威胁,容易发生信息泄密的情况。

(四)档案管理人员素质偏低。在以往人事档案管理工作中,技术含量不高,对档案管理人员的要求也不高,现有档案管理人员未掌握先进信息化管理手段,这导致缺少档案信息化管理人才。例如:在开展人事档案信息化管理工作时,档案管理人员大多根据软件程序进行操作,缺少计算机管理知识,虽然配备了现代设备,但是只要系统发生问题,就无法解决,从而为人事档案信息化管理工作的正常开展带来不利影响。此外,在信息化背景下,档案管理人员的工作方式、服务手段等也有了变化,对人才的需求量也在增加,需要掌握更多信息化手段,才能满足档案人事档案管理工作的需要。

三、新时期人事档案信息化管理的对策

(一)加快基础设施建设。为提升分析测试中心人事档案信息化管理水平,需要尽快配置完整的硬件设备,从而加快档案信息资源的开发与利用。为确保档案信息顺利传输与交换,实现信息资源的共享,分析测试中心档案管理部门还要增加资金投入,及时购置先进设备,如自动化办公设备等,并建立起完善的信息管理网络系统。只有这样才能最大限度发挥信息资源的作用,实现人事档案管理工作效率的提升,让其更加现代化、信息化和智能化。

(二)实现档案信息的数据化。在人事档案信息化管理工作中,不仅有纸质材料,还有很多电子文件,档案管理部门要做好这些档案的收集工作,加强管理,尤其是要储存好信息,并将工作重心放在信息的二次开发上。在将档案信息录入计算机以后,要及时进行分类,做好加工工作,同时建立档案信息数据库。此外,还要建立标准统一的信息化系统,在原始档案资料的基础上,利用信息维护系统,在计算机中录入档案信息,确保人事档案信息数据库的完整与准确。为实现信息资源的共享,还要采用规范、标准的软件,避免数据结构发生混乱,从而让上下级数据得到更好的共享。

(三)依法保障档案信息安全。对于分析测试中心人事档案信息化管理工作而言,还要重视人事档案信息的安全工作,防止出现信息泄露、丢失等问题。要将对人事档案信息的安全保护措施做到位,避免信息资料被破坏,应严格按照《档案法》中相关规定,确保人事档案信息的安全性与真实性。这对档案管理人员政治素质要求较高,需要掌握一定计算机与网络信息技术,能够做好对数据库的备份工作,将数据库使用权限明确下来,将制定的规章制度落到实处。

(四)提升档案管理人员素质。随着信息技术的发展,新时期对人事档案管理工作有了更高的要求,需要将信息技术充分运用到人事档案管理工作中,从而简化工作流程,让档案资料价值得到体现。这对档案管理人员提出了更高的要求,不仅要熟知政策法规,还要精通计算机管理。这需要加大对现有档案管理人员的培训工作,让他们掌握更多先进的信息技术知识,懂得网络管理的方法,同时提升他们的操作技能。此外还要积极引进计算机专业人才,通过打造一支素质高、能力强的专业化人才队伍,才能保证分析测试中心人事档案信息化管理工作的顺利开展。

四、结语

总之,提升人事档案信息化管理水平,能够让档案资料的利用更加科学、便捷。分析测试中心档案管理部门应及时转变思想观念,改变以往被动的工作状态,要主动开展人事档案收集和整理工作,并充分利用现代信息技术,提升人事档案管理工作效率。此外,还要建立完善的规章制度,规范档案管理人员的工作行为,避免档案资料出现丢失、泄密的问题,确保档案信息的完整性。只有这样才能让人事档案资料的价值得到最大体现,更好地服务于分析测试中心的各项工作。

【参考文献】

[1]刘文军.人事档案信息化管理中的安全问题[J].晋中学院学报,2015(05):119-121.

[2]王艳.关于人事档案信息化建设问题探析[J].民营科技,2014(01):110.

[3]杨洁.新时期人事档案信息化管理问题初探[J].现代商业,2014(12):127.

[4]张天龙.干部人事档案信息化管理的问题及措施研究[J].办公室业务,2016(19):35.

作者:刘长安 单位:山东省分析测试中心

第三篇:医院病历档案信息化管理中的利弊探究

摘要:现代信息技术为病历管理提供了极大的方便,借助信息化的管理方式,不仅可以提高病历管理工作的效率,而且有助于提高病历管理工作的质量。但是,病历信息化也存在着弊端,需要科学的进行分析和讨论。

关键词:医院;病历档案;信息化管理;利弊分析

信息化病历管理是医院病历工作的主流发展趋势,本文在分析病历信息化管理存在的利弊基础上,探讨有效的病历管理方法,全面提高病历管理工作的质量。

1医院病历档案信息化管理的优势

1.1实现无纸化

办公病历档案是医院主要的信息档案,对于提高医院工作效率,降低日常医疗工作成本有重要意义。首先,电子病历档案可以实现无纸化办公,有利于医务工作者更方便快捷的查询档案信息,实现了全面准确记录病人数据信息的目的。其次,医院病历档案的信息化还有助于档案数据的快速传递,缩短了档案的传递时间,可以不受空间与时间限制,随时使用档案数据。

1.2有助于提升医院工作效率

使用计算机来存储病历档案,可以全面的记录病人的数据信息,医生从此不再受到病历因素的限制,能够更准确的统计多种病人的数据信息。更好的满足临床需要。首先,将档案录入计算机,可以显著的提升医生的工作效率,可以把医生从繁重的病历填写工作中解放出来,把更多的精力集中在病人的诊疗上,全面提高诊治工作的质量。其次,采用计算机来记录病人的病历信息,可以做到规范、完整和数据详实,可以杜绝以往自由书写病历形式而带来的问题,解决了病历不标准的问题。第三,可以通过数字病历信息的查询,建立起分析、预警和治疗的控制手段,提升了医院的诊疗效率,科学的合理的配置医疗资源。

1.3降低了病历的错误率

采用计算机来记录病历信息,减少了不必要的数据传递工作,计算机可以自动的根据病人的病历来分析医嘱,计算机可以对医生提出的具体诊疗方法进行判断,从而避免了严重问题的出现。首先,计算机可以对病人的病历进行集中的管理,即使病人的资料再多,也可以按照具体的程序要求实现分门别类的管理。其次,通过电子病历可以实现对病人的病情有效监控,可以采用科学的方法有效杜绝医疗事故的发生。

1.4有助于化解医疗纠纷

电子信息化的医疗病历可以对患者的全程就诊情况进行监控,可以记录与病人相关的所有数据信息记录,这些记录不仅为病人的具体的就诊提供依据,而且还可以实现数据信息的长久保存。首先,病历是具有法律效力的医学记录,它可以成为鉴定事故,解决医疗争议的法律文书,可以实现对病历信息的全面持久保存的目的。其次,电子病历记录的数据信息更全面,有助于解决医患矛盾,对提高医疗工作的效率有重要的意义。

1.5可以实现远程会诊目的

现代医学的发展越来越依赖电子信息技术,电子病历档案可以为远程会诊提供基础性的数据,有助于实现数据信息的共享,同时也避免了数据信息检查的重复性问题,方便了远程会诊工作。首先,医院在获得授权的情况下,可以把电子病历信息提供与病人相关的医疗机构,从而减少医院对独个大夫判断依赖。其次,电子病历可以为医生的诊疗工作提供更大的支持,有助于实现病人数据信息的对接,提高诊疗工作的认可度,保证了医疗工作的质量和衔接性。

2医院病历档案信息化管理的问题

2.1数据安全问题

依靠信息技术存储电子病历,虽然极大的方便了患者和医生,但是也存在着安全风险。首先,电子计算机不是完全安全的环境,也存在着数据存储、交换的危险,由于计算机病毒和计算机数据库结构的错误,都可能威胁电子病历的安全。其次,电子病涉及到患者的个人隐私,由于各种原因而发生了电子病历的泄露问题,会对患者造成伤害。医院现有的电子病历管理手段和能力水平,还不能保证电子病历档案的绝对安全。

2.2现有软硬件水平不完善

现有的电子病历软硬件条件还不能满足现实现医院电子病历信息档案的存储工作,不仅存在着电子计算机的硬件设备不足,硬件数据库存储空间有限的问题,而且还存在着现有软件功能不完善,不能满足医生操作电子病历的需求。首先,电子数据库的存储形式还无法满足日益增长的病患数据的需求,无法全面的支撑对患者数据信息的全面存储。其次,数据库的运算效率和数据的管理方法还有待进一步的提高,现有的数据存储方法已经不适合云计算机时代的数据使用的实际需求。

2.3相关法律方面的问题

电子病历档案的法律效力目前还有待界定,有些电子病历由于痕迹不明显,存在着数据被篡改的风险,数据电子病历作为法律文件的效力还有待确定。首先,目前电子病历档案的法律地位还有待的确认,尤其是在处理医疗事故时的电子病历,更需要从举证的角度对于进行确定。其次,当前医疗纠纷中关于电子病历在的争论还较多,由于电子病历管理上的差异,不同医院电子病历管理标准不同,这些病历往往得到不到法律上的认可。

2.4病历管理部门能力不强

现代医学的快速发展,对医院病历管理部门的要求越来越高,这反衬出病历管理部门存在的问题。首先,现有病历管理部门的业务人员素质有限,还能完全适应病历电子化的工作趋势,需要针对不同医院的实际情况,建立起完善的电子病历的管理方法。其次,现有病历管理人员的计算机操作能力水平参差不齐,由于操作错误而导致的电子病历生成困难,数据信息遗失等问题还存在,还需要对相关人员的操作能力进行提高。

3医院病历档案信息化管理的策略

3.1提高管理人员的素质

提高病历管理人员的信息化能力水平,围绕电子病历进行专业的培训有重要意义。首先,医院应当定期的开展相关人员的病历培训工作,全面提高病历管理人员的信息化操作能力,全面提高相关人员的病历操作素养。其次,提高病历管理人员的职业精神,以高度负责的精神加强电子病历的管理工作。

3.2强化电子病历管理质量

做好电子病历的管理工作是医院的应用职能,医院应当在完善的制度体系规范下,全面提高病历的管理工作水平。首先,做好电子病历的归档存储工作,保证电子病历的存储、检索和使用的高效有序进行。其次,及时反馈信息,根据实际情况不断的补充电子病历的数据信息,实现电子病历与纸制病历的双轨管理,并且做好关的病历数据信息的转换工作。第三,定期对电子病历进行检查,及时修正相关的数据信息,保证系统的稳定运行。

4结论

做好病历信息化管理工作对促进医院的发展有重要意义,只有从病历管理的规律出发,根据医院的实际情况制订完善的病历管理制度,加强相关人的员的培训工作,才能消除电子病历的弊端,实现科学管理的目的。

文献

[1]张立新.浅谈医院病历档案信息化管理[J].办公室业务,2014(15).

[2]张晓伟.医院病历档案信息化管理中的利弊探析[J].办公室业务,2014(1).

[3]戴莉兰,杨燕媚.病历档案的信息化管理与应用[J].中国医药科学,2011(11).

作者:王永健 单位:牡丹江市肿瘤医院

档案信息化管理现状(3篇)责任编辑:张雨    阅读:人次