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事业单位人事档案信息化管理分析

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摘要:在我国现阶段的经济结构中,事业单位占据了很大的一部分比重,为我国经济的发展提供了强有力的支撑。现阶段在事业单位中人事档案的管理具有非常重要的意义。但是从总体上来看,我国现阶段的事业单位在人事档案管理方面还存在着较多问题,特别是在信息化管理方面尚有许多不足,需要进一步的改进。笔者从现阶段事业单位信息化技术在档案管理中的应用出发,分析了其中存在的一些问题,并提出了相应策略。

关键词:事业单位;人事档案;管理;信息化

在市场经济条件下,信息对于任何一个企业来说都是非常重要的资源,对于事业单位也不例外,将相关信息进行记录对事业单位的发展有着重要的意义。但从实际情况来看,事业单位在日常运转过程中,会涉及诸多方面,必然会产生大量的信息。因此,如何采用适当的方式来解决在档案信息化管理过程中出现的问题是现阶段事业单位必须面临的重要课题。

一、信息化管理在事业单位档案管理中的应用优势分析

在过去,事业单位档案管理工作都是采用人工收集的方式进行,所有环节都离不开人力,这样就必然会在操作过程中遇到多方面的问题。例如,由于信息量过大,在收集的过程当中很难收集全面,而在进行借阅的过程中,也不是非常方便。由于过去的档案都是以纸质的方式进行存储,因此很容易造成损坏。如果事业单位在档案管理过程中采用信息化技术就可以解决上述的问题。比如,采用信息化技术收集信息可以保证信息收集的全面性和准确性,在查阅时可以满足多人随时随地查询,免去了纸质档案查询的繁琐,使用信息化管理档案也不用考虑储存时间对纸张的损坏。由此可见,针对传统的档案管理,在事业单位的档案管理中应用现代化信息技术具有较多的优势。

二、事业单位在档案信息化管理中出现的问题

(一)对档案信息化管理工作不够重视

笔者对现阶段事业单位档案管理的信息化工作曾作过一些走访调研,经过分析,笔者认为,导致现阶段事业单位档案管理信息化管理技术不高的主要原因在于事业单位对档案管理工作缺乏足够的重视。当前阶段大部分事业单位的领导都认为事业单位的档案只是记录单位发展过程中的一些历程与简单的记录,对于事业单位的发展并没有十分重要的意义。因此,往往并不会给与较高的关注,这就必然导致档案信息化管理的投入资金明显不足。而对于信息化技术而言,如果缺乏必要的资金,其系统根本无法进行有效的架构。此外,事业单位在信息化设备的维护人才方面也较为缺乏,往往没有专业人员对系统进行维护,从而导致在现阶段事业单位的档案管理中,信息化技术的运用并没有较高的水平。

(二)事业单位的档案信息化管理设备老化,技术陈旧

自上世纪90年代之后,我国的信息化技术开始迅速发展,而在最近几年当中随着移动互联与无线通信技术的发展,我国已经逐渐进入了互联网+时代,各个传统行业都纷纷加强信息技术的运用,但在大部分的事业单位中,采用的信息技术都较为落后。例如,在许多事业单位中档案信息的收集还是通过传统的人工传递进行的,如果负责该项工作的工作人员对此不是十分重视,则必然会导致资料的移交产生一定的延迟。从另一方面来看,现阶段我国大部分的事业单位虽然拥有一部分信息化设备,但是其所采用的技术也是较为传统的信息化技术,对于新技术的运用基本为零。

(三)档案信息化管理的工作人员素质水平欠佳

在事业单位档案管理的过程中,如果要采用较为先进的信息化技术则必须要有专业的技术人员,但是在我国现阶段的事业单位中,由于档案管理工作得不到应用的重视,档案管理人员往往都是由非专业的人员兼任,因此大部分的工作人员并不具备一定的专业知识,有的员工对于信息化技术甚至一无所知。何况,由于单位在档案管理上资金投入少,从事档案管理工作的人员工资待遇普遍不高,职工工作起来没有积极性和责任心,更没有去探索新技术、应用新技术的意识。

三、相应的解决措施

(一)加强事业单位对档案信息化管理的重视程度

在事业单位中,任何一个环节的工作都具有非常重要的意义,而档案管理作为一项基础工作,必然具有非常重要的意义。事业单位应该充分认识到档案管理对于自身发展的重要意义,早日将信息化管理提到日程当中来,同时应该将档案管理工作当作工作的核心内容进行。首先领导层面应该意识到信息化档案管理的优势,要具有与时俱进的意识,只有这样才能在事业单位中将信息化档案管理工作不断向前推进,进入带动全体员工进行档案管理信息化的建设。

(二)更新档案信息化管理设备,进行技术创新

现阶段如果要使得事业单位档案管理的信息化水平得到明显的提高,仅仅只认识到其重要性是不够的,同时还需要具有充足的物质保障。事业单位应该改变传统的档案管理观念,建立信息化档案管理的观念。首先事业单位应该加大对档案管理信息化设备的建设力度,加大资金投入,不断引进先进的技术与设备,并配备专业人员进行操作和保养。在进行先进技术的引进时,事业单位应该根据自己的实际情况进行,还可以对现有的设备进行升级。应该将高科技技术不断引入到档案管理当中去,充分利用信息技术提高事业单位档案管理的水平。例如,当前阶段事业单位在档案管理的过程中可以充分加强云计算与大数据技术的运用。

(三)提升档案信息化管理人员的素质

在完善了事业单位档案管理的设备之后,还需要不断提高档案管理人员的素质与水平。事业单位可以通过招聘等方式吸取更多的档案管理信息化的专业人才,或者对现阶段的档案管理人员进行培养,丰富其信息化专业知识,从而使得档案管理信息化的专业人才具有相应的水平。同时也应对现阶段的档案管理人员进行考核,对不满足工作要求的人员进行调离处理或者解聘处理。事业单位还要定期举行有关档案管理的讲座,宣传档案工作的重要意义,提高人员素质和工作意识,向员工讲授管理方法、管理经验。对优秀人才进行重点培养,定期进修。对于现有的软件技术,要鼓励员工多进行创新,让原有的档案信息化系统能够适应事业单位自身的需要。事业单位同时还应提高档案管理信息化人才的待遇。在事业单位中,档案工作不仅仅只是单位发展历程的简单记录,对单位的正常运转也有着重要的意义。笔者结合自己的工作经验,分析了当前我国事业单位信息化建设过程中面临的一些问题,并提出了相应的解决方案,希望能对我国事业单位档案管理的信息化建设有所帮助。

参考文献:

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[2]王凤春.浅谈对事业单位人事档案信息化管理的思考与对策[J].科技与企业,2014(23):39.

[3]张荣华.事业单位人事档案管理制度与管理水平关系的分析[J].科技创新与应用,2012(24):315.

[4]潘长生.浅析事业单位人事档案审核及管理——以大连为例[J].知识经济,2016(2):95-96.

[5]王丹.谈新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].统计与管理,2014(10):130-131.

作者:黄洁梅 单位:广东省清远市妇幼保健院

事业单位人事档案信息化管理分析责任编辑:冯紫嫣    阅读:人次