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档案信息化建设现状(6篇)

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第一篇:城建档案信息化建设问题及措施

摘要:现阶段,随着网络的普及与发展,信息技术涉及的领域越来越广,这对城建档案信息化建设进程来说具有一定的促进作用。城建档案管理必须要紧跟时代脚步,加大信息化建设,以便于能够更好地适应时代发展,确保工作的顺利开展。

关键词:城建档案;信息化建设;问题;措施

所谓城建档案信息化建设,主要是借助信息技术来进行城建档案管理,并深入开发利用档案资源,以此来促进城建档案管理工作质量和工作效率的提升。信息化建设的核心是实现管理步骤自动化、网络化以及电子化,相关管理人员必须加大重视力度,切实解决信息化建设中存在的问题,确保城建档案信息化建设的顺利进行。

一、城建档案信息化建设存在的问题

(一)总体战略定位模糊

一是信息化建设在城建档案发展中所处的地位是什么?二是城建档案信息化建设应实现的目标、发挥的作用及最终目的是什么?三是倘若城建档案管理工作未进行信息化建设,可能会造成怎样的影响和后果?这些问题从宏观上来说都属于战略性定位问题,能否明确定位不仅影响城建档案工作者对信息化建设的认知,还直接决定了城建档案管理工作未来发展方向。

(二)规范化建设程度低

城建档案信息化建设欠缺规范化,使得在建设过程中始终难以实现高效档案收集、整理、归档及共享。现阶段虽说城建档案信息化建设工作已经明确指出规范化建设方案,提出了“统筹规划、统一标准、互联互通、资源共享”的思想,但具体实施过程中仍旧难以实现统一规范,各个地区城建档案信息化建设良莠不一,难以进行联合沟通,各个地区信息建设规范化程度较低。

(三)专业复合型人才少

信息化建设的基础是能够保障人才,以往档案管理工作虽说工作量大,工作繁琐,但对管理人员的技术和专业知识的要求程度不高,工作人员只需具备较高责任心便能够胜任。而信息化建设则要求档案管理人员既要具备专业方面管理知识,同时又要具备专业计算机信息技术,且对管理人员综合素质要求较高,而当前我国这部分专业人才仍然较为欠缺。

(四)主动服务意识不强

以往档案管理仅仅是单纯将档案资料进行收集、整理和归档,或者是对存档资料进行简单加工处理,便于阅读和利用,工作强度不高,因而档案管理人员由于长期进行重复性工作,很容易产生惰性,形成惯性思维。档案管理人员在为领导人员出谋划策时难以提出有价值、有意义的建议,档案工作难以为城市建设提供高质量服务。

二、城建档案信息化建设问题的解决措施

(一)明确指导思想与发展规划

要实现承建档案的信息化建设,从现实情况出发,放眼未来,把握服务社会的需求,充分运用信息化手段不断创先,从而实现我国城建档案工作的可持续发展。具体而言,主要从以下几个方面出发:首先,需要高度重视城建档案的信息化建设工作,并将其纳入到全国城市信息化建设、建设事业信息化建设以及电子政务建设的总日程中。确保城建档案信息化建设跟当地的信息化工作协调发展,共同进步。其次,要始终围绕为人民群众和促进城市建设事业发展提供及时、有效的城建档案信息服务的目标,充分运用数字化手段,在城建档案网络化建设的基础上,实现城建档案的数字化建设;最后要将信息网络作为基础,将建设数据库作为工作重心,逐步实现城建档案储存的数字化以及检索的自动化。与此同时,还应该高度重视对信息技术和信息软件的运用和推广,以推动城建档案信息化建设有序、健康、快速发展。此外,还要进行纵观全局,制定实施计划,分布实施,在加强城建档案信息化建设工程中,要认真处理好速度跟效益、宏观跟微观、市场导向跟政府管制以及开放跟安全之间的关系。

(二)做好分级管理与保密管理

一方面,在推动城建档案信息化建设过程中,还需要根据档案管理的权限,将解决好管理权与使用权的关系为出发点,始终坚持“谁管理、谁负责”的原则,逐级构建城建档案局域网,从而实现城建档案的网络化管理,以便项目业主按照具体的工作要求,及时设立与之相对的档案资料,提高城建档案的信息利用率。城建档案加入公共信息网络后进一步丰富了其信息利用的社会性,更加便于城建档案将自身的社会功能展现出来。鉴于建设业主单位只享有阅读的权利,如此便极大地减少了档案的工作量、纸质档案因磨损、翻阅等造成的损坏,并且还有效地减少了死档、弃档以及无档的情况。另一方面还需要不断完善城建档案信息化管理的保密制度,要通过制度的形式进行约束,从而保证只有得到授权许可下,电子文件和信息查询系统才能被正常使用,提高城建档案的保密性,该做法也是国际上最通用的做法。

(三)推进档案信息化网络建设

随着《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》的颁布和推广实施,全国各个地区城建档案管理工作都开始逐步进行整改和完善,社会各界借助互联网可以获取越来越多城建信息资料,城建档案资源共享的局面得以拓展。现阶段,为了进一步提高城建档案信息化建设进度,城建公司必须要高度重视信息化建设工作,将档案信息建设纳入公司战略发展层面上,确保城建档案信息化建设工作可以与时代发展保持步调一致,并确保城建档案信息化建设的规范性、高效性和统一性。首先,应根据相关部门城建档案信息化建设要求,将档案建设与政府电子政务联合在一起,实现共同发展;其次,是要确保资金投入,使得档案信息化建设相关设备和基础设施得以保障,打造高效网络管理平台;最后是以社会需求和市场实际情况为指导,公开城建档案信息,实现资源社会共享,以此确

(四)加强专业人才队伍的建设

城建档案信息化建设对档案管理人员要求较高,不仅需要管理人员掌握档案管理知识,还要求他们掌握较高计算机操作知识。因此,要想确保城建档案信息化建设高效进行,必须要加强档案专业人才队伍建设,重视人才培训。首先,城建公司应进一步加强档案人员培训力度,结合公司档案实际和管理人员情况开展有针对性的档案培训,开发多种培训途径,比如通过开设培训班、专家讲座、宣传教育或进修等途径来提高档案管理人员专业素质,打造一支高素质、高水准、专业强的档案管理队伍,并不断增加档案管理人员中中级职称和高级职称人员数量;其次,城建公司还可以通过开办学术研讨会来进行业务交流,组织业务学习活动,提高公司所有人员档案管理意识,增强档案人员管理质量和管理水平;最后,重视公司档案人员学历教学,鼓励他们考取更高级别职称或进行科学研究,适当予以一定奖励。鼓励档案管理人员对现有工作方式和服务内容进行创新,以便于为城建工作提供优质档案服务。

从当前信息发展现状及其在各行各业中的应用

情况来看,加强城建档案信息化建设是城建档案管理工作发展的必然趋势。城建档案管理工作量大、繁琐复杂,而传统的人工管理模式已经难以满足新时代下城建工作需求,信息化技术的冲击对城建档案管理工作来说既是挑战,同时也是机遇。所以,城建档案部门应顺应时代发展形势,把握发展机遇,明确信息化建设目标,力求信息化建设与社会同步发展,进一步加强档案管理各项内容信息化建设,确保城建档案信息化建设进度和质量,为提高城建档案工作质量和工作效率提供保障。

参考文献:

[1]孙云萍.大数据时代下城建档案管理信息化面临的挑战和途径探索[J].城建档案,2016(6):12-14.

[2]陈文朝.云计算对城建档案信息化的影响研究[J].办公室业务,2016(12):181.

[3]于伟杰.加强城建档案管理信息化建设的探讨[J].信息化建设,2016(7):28.

作者:潘秋豪 单位:浙江省温州市名城建设投资集团有限公司

第二篇:水文档案信息化建设探讨

摘要:随着社会发展,对水文资料的需求程度和准确、快捷性提出了更高要求。水文档案信息化做为国家信息化战略在水文档案领域的具体体现和水文档案事业发展的战略目标,势在必行。文章通过阐述水文档案在防汛抗旱、防洪减灾、及水资源利用等国民建设中的重要作用,对加快水文档案信息化建设,做好水文档案工作,促进水文发展,提升档案管理水平和服务效率,为水利和其他国民经济建设部门实现更好的决策服务做出了展望,并提出具体实施建议。

关键词:水文档案;信息化;建设

0前言

水文档案是水文各项业务工作的总结和结果,它包括了对水位、水情、水质、水温、流量、降水、蒸发和地下水位的专项观测与记录,以及在水文各项业务工作中涉及到的文字、报告及图表。水文档案真实记录了水文部门各项业务工作的历史和成果,融合信息和观测,依据水的变化规律加以研究勘测,将水文原始观测记录、水文资料整编成果、水文水资源调查评价与研究项目成果分类立卷归档,是国家科技档案的重要组成,也是新形势下水文建设发展的宝贵资源。

1水文档案在防汛抗旱、防洪减灾、及水资源利用等国民建设中的重要作用

1.1水文档案为防汛抗旱工作提供了科学的分析和决策

依据在水文实际工作中,通过设立健全雨量站、巡测站、水情报汛站、雨情报汛站等,来实现水文资料收集和分析需要。从1949年建国初期全国只有水文站148处、水位站203处、雨量站2处,截止到目前,全国已建成各类水文站点3万多处,形成了包括水位、水质、流量、地下水、泥沙等项目齐全的高密度水文观测站网。在汛期,水文部门通过设立暴雨监测站点,每小时加测并报送一次,并实现推广水文信息自动化管理等手段,来确保观测数据的密集性、准确性和及时性,为有关部门防汛减灾提供有力决策支持。通过水文观测对枯期的河流径流量及土壤墒情的研究分析,推算具体河流水量、墒情及变化趋势,预测旱情,指导抗旱工作。水文档案积累了大量水文原始观测数据,以此为依据和参考,在合理利用水文预测报信息,避免自然灾害,提高社会经济效益方面发挥重要作用。

1.2水文档案在防洪减灾和水利工程中起着重要作用

目前,水资源紧缺、洪涝灾害频发,利用水文基本数据进行地下水、水质、水情等科学分析研究,并制定实施方案,是解决生态环境恶化,改善民生的有效途径。水利防洪工程建设是以防洪、减灾、蓄水为目的,包括水库建设、山洪泥石流治理、防洪排水等工程,在工程修建过程中,水利专家是在借鉴大量水文档案资料,才能通过设计规划来完成。以河南省为例,在河南省大批的水利工程建设、河道治理及防洪安全工作中,河南水文起到重要的数据支持。2003年由国家发改委最终批复投资额度为43.27亿元的国网河南宝泉抽水蓄能电站兴建工程中,水文局提供了水位、流量过程,输沙、含沙过程及断面资料等大量水文档案资料,为工程的顺利进展提供了保障。

1.3水文档案为水资源管理提供有力的研究评价

依据水文工作中的水资源实时评价、用水效率分析等档案资料,为城市用水效率控制、污水排放量控制及用水总量的控制提供了科学参考。水文工作中全年形成的地下水监测数据和水资源公报,在城市水生态环境保护修复和合理利用方面,奠定了重要的基础。

2做好水文档案信息化建设的必要性

随着社会发展和科技的日新月异,对水文资料的需求日渐增多,对水文档案资料的准确性和信息获取快捷性的要求也日益提高。将信息技术应用于水文档案工作,广泛普及水文档案信息网络,不断创新和持续发展,促进水文信息的交流与共享,不断适应数字环境下水文档案工作的发展变化,提高水文档案的服务和管理质量,是满足社会对水文档案信息需求的必要条件,对推动水文工作的前进和发展意义深刻。

3做好水文档案信息化工作的具体措施

3.1做好水文档案数字资源处理

首先要依据相关标准要求,针对水文档案的专业性、时间性、地域性、系统性和连贯性等特点,对馆藏的水文档案要通过自动化管理和网络技术,用磁盘、光盘等介质,对档案资料及时准确完整的收集归档;其次要根据水文档案的特点,依据水系和流域,站(点)及年份,来确定水文档案的归档范围,用归档整理应用软件优化筛选后规范整理,妥善归档,使档案质量符合规定要求,以方便调阅和查找。

3.2加强水文档案管理服务信息化的硬件建设

在进行水文档案信息化建设中,必须注重档案信息化的软硬件工程建设并举。要根据水文工作需要,加强数字档案室的建设。配备必要的扫描仪、刻录机、光盘库及中转服务器、计算机系统工作站等信息技术设施,对水文档案进行妥善存放、整理和信息技术加工处理。依据国家统一标准,设置相应服务软件及信息传输浏览系统,从而将水文档案信息的采集、处理、利用有效的加以结合。

3.3普及推进水文档案信息化的网络建设

目前,水文系统信息化网络建设已经得到广泛的普及和可持续发展,要在这个良好的环境基础上,进一步加强水文档案信息化的网络建设。首先要实现水文系统的单位内网的有效联通,在自动、无纸化办公的前提下,实现从各部门到水文数字档案室之间,资料档案的有效化数字归档;其次,要逐步实现基层测站的信息传输深覆盖,将各水文测站的测取文字、图像、数字信息,同步传输到信息中心,进行及时分析和有效归档;再次要通过网络实时对接,实现与上级部门、地方防汛指挥部门的水文档案信息传输和交流。

3.4抓好水文档案信息发布平台建设

水文档案是国民经济建设重要的信息基石,做好水文档案工作,建立起与时俱进、现代化的档案管理模式,才能更好发挥其应有的资源、咨询服务作用。具体要抓好公共服务网站平台、手机信息发布平台和新闻媒体发布平台3个信息平台的建设,加速水文档案信息化进程,更好的服务社会民生。水文档案管理服务信息化,是新形势下水文工作长足发展的大方向和必经之路,要深刻认识到加强水文档案信息化对推动水文发展,服务社会民生的必要性、重要性和紧迫性。以党的十八大精神为指导,科学谋划、加强领导、完善制度、保障投入,实现水文档案管理服务信息化质的飞跃。

作者:李黎 单位:河南省新乡水文水资源勘测局

第三篇:档案信息化建设问题与对策

摘要:随着信息化水平的不断提升,我国的档案信息化建设也有了针对性的要求,要改变传统的档案管理手段和管理方法。主要分析当前我国档案信息化建设中所出现的问题,并提出了以人为本的服务理念及档案信息化建设的相关对策,希望可以对我国档案信息化工作起到一定的促进作用。

关键词:档案信息化;建设;问题;对策;管理

计算机技术和网络技术现已成为社会各个行业的主要发展手段,在当前的信息社会发展下,档案管理工作要更好地适应社会的发展要求,符合社会发展规律,在此基础上采用先进的档案管理手段来提高档案管理工作的现代化水平。在实际的档案管理工作中,不断思考当前档案管理信息化中存在的问题,并积极的探索档案信息化建设中可运用的方法,进而全面提升档案信息化的社会效率。

1档案信息化必要性分析

1.1是电子文件产生和管理的真实需求

随着信息化网络技术的不断发展,在社会各个领域都有网络技术的影子,而在实际的工作流程中,也产生了大量的电子文件,像馆藏档案数字化文件。怎样更好地加快馆藏档案的数字化进程,推动档案的电子化,如何保障档案实体和数据的安全保存等都是当前急需解决的问题。

1.2是知识资产管理的必然需求

知识资产是一个档案管理部门资产中非常重要的组成部分,这一部分对后续的档案管理发展也起到了非常重要的促进作用。档案管理部门对知识资产的管理也是非常重视的,由于档案管理属于知识资源管理这一范畴,所以知识资产也是我国档案管理部门主要的管理对象。再加上档案管理是进行知识资产的基础,所以进一步做好档案管理中的电子档案管理工作也是适应了当前社会电子信息的实际需求,也有利于我国的档案部门更好地对知识资产进行管理。

2当前我国档案信息化建设中存在的问题

2.1档案管理信息系统功能设计上存在问题

由于我国地区与地区之间存在一定的差异,这种差异就导致地区档案管理部门分管的任务会比较多,不同地区的档案管理,其系统也一定要具备跨地域管理功能。但是从我国当前的档案管理情况来看,大多数的档案管理部门所制定的档案管理系统都是分布式存在的,也就是说暂时没有办法做到统一管理。再加上电子文件的类型相对比较丰富,此时就需要档案管理部门设置专门的档案管理信息系统,这一系统能够对异构信息进行兼容处理。除此之外,还要求档案管理系统具备良好的存储能力,这样也方便档案管理人员后续的调查和研究。

2.2电子信息数量日益增长

随着当前信息化水平的不断提升,很多的档案管理部门也逐渐成立了不同类型的档案管理信息系统,在实际的工作中就会出现大量的电子文件,这些文件在经过一段时间的积累之后,电子文件的数量会越来越多,如果这些电子信息没有及时进行管理,就很有可能会给今后的档案管理带来很大的问题。

2.3档案管理系统交互性差

档案管理系统的封闭性非常强,但是这一点是不正确的。档案管理系统应该融入到信息化管理平台当中,还要将信息的产生阶段以及使用阶段都记录下来,为档案管理中的各项业务工作提供及时有效的信息服务。

3针对档案信息化建设的对策分析

3.1创建档案管理

网络档案管理人员要进一步促进档案信息与电子文件的融合,并形成档案信息数据库,比如说对数据处理的格式标准、信息输出标准,等等。只有严格规范档案管理的标准,才能够进一步确保我国档案管理的数字化管理进程不受影响,数字化档案的传递才能够真正的实现标准化管理,进而提高档案管理工作的质量和整体效率。

3.2档案的数字化加工需要考虑成本和实际所需

在档案的数字化加工中,一定要注意地方档案部门的实际情况,除此之外,还要结合档案管理部门实际的加工成本来进行综合性考虑。这样也为确保数字化档案管理提供了有效的帮助。档案管理人员需要做的就是突出档案管理的重点区域,选择那些影响范围较大、利用价值较高的档案来进行数字化处理,以此来进一步促进档案数字化的有序开展。

3.3建立档案采集系统

在对档案采集系统进行建立之前,要先建立一个综合性的档案管理采集制度,并运用档案管理采集制度作为档案管理的基本依托,进一步规范档案管理信息中的各种行为,对采集的单位、内容和时间都有非常严格的要求。除此之外,由于档案采集工作与实际的档案管理流程之间是非常紧密的。因此,档案管理采集系统要做好自身与其他档案管理部门之间信息的有效融合。由于所涉及的档案部门工作人员非常多,所以要坚持团结协作的精神,进一步加强档案管理中各个部门的配合与沟通,相互促进,相互支持,有效保证档案采集工作能够顺利实施,档案管理中的各项规章制度也都能够真正的落实到实处。

3.4档案信息化建设要做到以人为本

为广大用户服务是档案工作的唯一主题,因此数字档案的建设也一定要坚持以人为本的原则,一方面对档案进行管理可以为领导层以及决策层提供指导性的意见和建议,另一方面还能够为科研生产以及各项业务进行服务。所以,要想全面提升档案信息管理的水平和服务水平,档案信息化就一定要以一个全新的技术手段改变之前传统的文件传输、接收以及加工控制等流程,而且一定要通过数字化技术和多媒体技术实现档案管理信息的共享,让档案信息能够真正的摆脱地域以及时间的限制,而且档案信息化建设工作的开展是否到位,还要从其利不利于考核入手进行分析。基于此,档案管理人员要先了解档案管理中的核心任务,把握档案人员的实际工作需求,并紧紧围绕着档案管理单位的核心任务去安排组织工作。在工作的过程中始终坚持以人为本的人本主义思想,加强对用户需求的调查,这样对于服务档案管理中的各项业务也是非常有帮助的。当前的社会是信息时代和网络时代共存的社会,信息化已经是目前社会经济发展的主要趋势,也就是说档案信息化建设也是档案管理领域面临信息全球化的必然选择。同时也关系到我国档案事业的兴衰,可以说我国的档案信息化建设的任务非常重,档案的信息化建设成为我国主要的档案管理发展趋势,而档案的信息化建设也是在适应社会发展的基础上形成的一项长期且艰巨的建设项目。

4结语

信息化的实现并不是档案管理中的某一个部门就可以实现的,也不是凭借着某一个档案管理技术人员工作就能够实现的,与此同时还要求档案管理中各个业务部门之间相互配合,进而实现档案管理信息的有效采集,实现统一管理。

参考文献:

[1]吴学伦.浅析信息时代档案信息安全管理的对策[C]//贵州省档案局、贵州省档案学会“纪念贵州省档案馆成立50周年”学术交流会论文集.2010.

[2]赵新华.文件归档卷改件后档案接收进馆问题的思考[C]//档案安全与档案服务———2011年甘肃省档案工作者年会论文集.2011.

[3]王强.基于核心信息资源管理理念的企业档案管理———以中国石油天然气集团公司为例[J].档案学研究,2009,(01):147-148.

[4]傅国义.我们离档案信息化多远———解析西部欠发达地区档案信息化建设的问题、原因及对策[C]//贵州省档案学会2008年年会论文集.2008.

[5]陈琳.浅谈在工作中的实践档案信息化建设的几点思考[C]//贵州省档案学会2008年年会论文集.2008.

[6]王燕.浅谈地质档案信息化建设[C]//贵州省档案局、贵州省档案学会“纪念贵州省档案馆成立50周年”学术交流会论文集.2010.

[7]陆萍,王上琦.浅议企业档案信息化建设[C]//贵州省档案局、贵州省档案学会“纪念贵州省档案馆成立50周年”学术交流会论文集.2010.

作者:刘晶 单位:龙江县便民热线服务中心

第四篇:档案信息化建设发展方向

摘要:以文书档案、人事档案和图纸档案为例,从硬件设施、系统建设、资源整合、人员培养等方面出发,结合自身工作经验,浅谈档案信息化建设中面临的问题和对策,主体思想是将档案管理工作从传统的人力手工管理方式转向现代管理方式,从长期封闭型或半封闭型向开放型转变,使得档案事业顺应时代发展要求而发生根本性变革。

关键词:信息网络化建设;硬件设施;现代化管理模式;新型互动关系;专业技术人才

网络技术是迄今为止人类技术发展过程中速度最快、渗透性最强、影响力最大的主导技术。最为全新的信息交流平台,计算机网络正式造就一个前所未有、异彩纷呈的“网络时代”。在这波涛汹涌的浪潮中,以信息资源为对象的档案工作自然无可选择的卷入信息化、网络化的洪流之中。档案信息化建设是大势所趋,具有重大意义。道德应该明确,要大力开展档案信息化建设就要改变档案工作以往的、内向的管理模式,促使档案管理工作从传统的人力手工管理方式转向现代管理方式,从长期封闭型或半封闭型向开放型转变,使得档案事业顺应时代发展要求而发生根本性变革。但是我们要认识到,目前这种变革还处于起步的尝试性阶段,我国绝大多数档案部门的信息化程度仍然很低,档案中所蕴藏的大量珍贵潜在资源并没有得到及时充分的开发与利用。同时,档案信息化建设过程中尚有许多问题亟待解决,档案信息化建设的任务迫在眉睫。

1档案信息化建设的传统阻力

1.1对档案性质的认识较为传统

档案信息化建设意义重大,但对于档案工作来说也是前所未有的巨大挑战,基于相关的学科特点,图书馆界和情报界率先认识到信息网络化对其发展所具有的非凡意义,与之相比,涉及安全性、保密性等诸多问题的档案界则行动略显滞后。由于历史的、政治的、传统观念等多种因素的制约,我国以往的档案工作一直处于半封闭的管理模式下,档案一度被藏之密室、避不见光,多了一层神秘的色彩,“丹书铁契,金匮石室,藏之宗庙”。这也是多数人对档案的第一印象。这使得档案信息化建设在观念上就存在一定的落后性,对档案信息化建设感觉意义不大或无从下手。

1.2“重藏轻用”

我国有相当数目的馆藏积累及专用的档案工作部门,但大多数档案部门无法提供快捷完整的信息服务,常常有这样的情况发生:需要的档案信息到达不了需要使用者的手中,需要使用者又不能准确快速的找到所需信息。这就造成了档案信息的不断堆积,“供”与“需”严重脱节。唯有将档案信息化、网络化,才能在档案信息和档案信息使用者之间架起广通的桥梁,建立新型的互动关系。可以想象,档案高度信息化的今后,以往的档案利用变成了对档案信息的访问;以往神秘的权利变成了公众普遍的权利;以往难以获得的档案信息变得唾手可得。这才是档案管理现代化所应带给社会的福利。

1.3人文因素基础

以往医院档案管理工作的特点是操作性较强,档案工作者即便没有受过正规专业的教育,也能适应工作需要。在这种基础上,让档案工作者执起网络之利刃的确有一定的难度。循规蹈矩、传统保守的观念以及档案工作者能力有限、知识面狭窄、技术手段匮乏、知识老化等都为档案工作信息网络化带来不小的难度。中国人民大学档案学院的冯玲教授指出:①档案领域不断出现的新方法、新技术。新模式吕、新概念、新规则、新思想、新理论令人应接不暇;②知识的老化又是无情的事实,唯有发展、动态,求异的思维才能引导我们走出困境。

2档案信息化建设的几点对策

2.1技术与设施的支撑

所谓“工欲善其事,必先利其器”,档案信息网络化建设道德要有网络技术和网络设施的保障。网络技术和网络设施将改变以往档案工作的技术方法与技术手段,为档案工作发展奠定强大的技术支持和物质保障。因此,希望医院加大档案管理设备的资金投入,引进计算机管理,并配套添置一些必要的设备,如打印机、扫描仪等。方便使用者及时查找、阅读,既节省时间也节省人力、物力和财力,提高了工作效率,同时利用计算机管理可以提高档案的有效利用,保存信息方便简单,也增加了其保密程度。

2.2建立文书档案信息化系统

文书档案信息化应用系统包括主执行程序、数据库、单位库、保管期限库、文档模板等。文书档案计算机软件应该具备这样的优势:文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节必须十分方便、有序,使得无论是起草文件还是办理传递,都变得简单易行。用户可任意改变其格式,自行添加数据内容、文字、图形、标志。另外需要具有完美的打印和预览功能,可以满足任何套打的需要。

2.3建立人事档案“四库”

“四库”指电子档案库、人事信息综合数据库、分类数据库、办公信息数据库。建立电子档案库,在保管好实体档案的基础上,实现人事档案的电子化,将有关信息经筛选后全部录入计算机。在录入数据库的基础上,建立每个人的个人档案信息平台,以姓名、工作岗位、本人照片、身份证号码等重要信息作为检索依据,以人事档案的目录为条目链接,通过计算机整合个人的教育、奖惩、职称评定等资料。计算机的智能整合不仅可以系统、全面的记录个人信息,同时还能实现档案的动态更新和补充。办公信息数据库的内涵,主要是指人事档案管理日常的办公业务工作,如干部人事档案运行过程中的痕迹记载表、干部档案整编过程中的干部档案目录和职务变动登记表等。原来用手工抄写的业务管理工作,均可列为办公信息数据库的服务范围。

2.4建设图纸文件的电子化将纸质

建设图纸转换为电子版图纸,并对图纸分类管理,提供图纸录入、查找、浏览、下载、打印、远程控制等功能,同时使用DWG图纸拆分工具等对图纸进行快速拆分归档。有效地促进知识、信息的传递与共享。建设图纸电子化的具体要求是:①采用DWG格式,在模型空间窗口存储每一张电子图纸。②存储的建设电子图纸必须与修改完整的纸质版图纸内容及版本完全一致,做到一个文件一张图。电子竣工图的修改应直接在所在部位更新。③文件名称必须采用便于核对的字母和字数设置电子文件代号名称,文件代号名称不得重复。④将图签栏的有关人员姓名输入完整。⑤各种管线测点和技术要素数据必须标记完整。⑥移交电子图纸文件必须编制word文档格式的文档目录。⑦以移交书内容为单位设置电子图纸文件夹,再分设所移交专业子文件夹。各专业文件夹存储所在专业的电子图纸。

2.5运用计算机加快档案更新处理速度

档案的及时更新与移除是衡量档案质量的重要指标。对此,笔者建议利用计算机成批量处理、速度快、效率高的优势,对档案材料进行实时,同时,医院领导要将档案更新管理工作明确的纳入目标考核中,对其中的收集、管理、更新、移除,做出严格时间限制及考核细则。

2.6提高档案工作者的积极性

档案物化并延续了人类的记忆,是联系历史、现今和未来的重要纽带。当今社会,档案更是成为无形资产的主要记录载体。但是某些工作人员对此意识不强,甚至觉得档案工作可有可无,因而并不奉献自己的一腔热血。对此,笔者认为要加强档案工作重要性的宣传教育,让工作人员了解自己办理的业务对单位发展乃至社会繁荣是有重大意义的。使档案工作真正深入人心。每个工作者都具有了工作热情,工作效率的飞速提高就可想而知了。

作者:刘三根 单位:内蒙古自治区人民医院

第五篇:档案信息化建设与档案管理浅谈

摘要:档案信息化是现代档案管理的主要形式之一,代表了未来档案管理的发展趋势,档案信息化具有显著的优势,不仅有利于内部档案资料的长期保存,还能够实现档案资源的融合与共享。由此可见,档案信息化建设与档案管理至关重要,影响着档案管理的水平。但目前档案信息化建设与档案管理还存在一些问题,阻碍了档案信息化建设与档案管理的发展。因此,分析档案信息化建设与档案管理存在的问题,提出应对策略,具有重要的意义。

关键词:档案信息化;建设;档案管理

档案信息化的核心是转变保存方式,将以实体保存的档案管理模式转化为以数字化信息保存的档案管理模式,从而达到长期保存档案信息,实现档案资源共享,方便档案寻找查阅的目的,提高档案的管理能力。当前,大多数档案管理部门已经实施档案信息化管理,但由于档案信息化建设还处于发展探索阶段,在实施过程中易受到其他因素的影响,降低档案管理能力。因此,本文研究的目的就是通过对档案信息化建设与档案管理的思考,提高档案管理质量,实现档案资源的合理利用。

一、影响档案信息化建设与档案管理效率的因素分析

(一)对档案信息化建设缺乏正确认识

档案信息化建设改变了传统档案管理方式,是对档案管理服务理念的变革,但部分管理人员对此缺乏正确的认识,未认识到信息技术对档案管理的影响,信息技术对档案管理的影响主要体现在三方面:一是利用信息技术实现档案管理的信息化能够提高单个部门的职能效率;二是实现档案信息化的建设能够方便档案的管理与查阅,有效提高个人的工作效率,并为民众提供方便;三是有利于实现档案资源的共享,提升组织效率。但部分人员由于未认识到档案信息化建设的优势,阻碍了档案管理的变革,降低了档案管理能力,影响了档案管理的效率。因此,对档案信息化建设缺乏正确认识是影响档案管理效率的因素之一。

(二)对运用信息资源存在错误观念

对运用信息资源存在错误观念是影响档案信息化建设与档案管理效率的因素之一,阻碍了档案管理水平的提高。传统档案管理理念认为,档案管理的目的就是将档案入馆,较好的长期的保存下来,以便以后的查阅。而现代信息化档案管理的核心是实现资源的共享,将注意力由如何存放档案转移到如何充分利用档案资源上面,以更好地利用档案资源、服务大众为主要目的,以提高档案资源的利用率,发挥档案资源更大的作用与价值。但部分管理人员的观念还是较为传统,只注重档案资料的管理保存,不注重档案资源的合理利用,致使档案管理的效率低下,档案管理水平较低。

(三)档案部门信息化水平存在差异

由于各地的经济水平不同,档案部门的信息化施设以及管理人员的专业能力都会存在一定的差距,导致了档案部门信息化水平也存在较大的差距,这已经严重影响了档案管理的效率。有些部门较早使用计算机辅助管理档案,档案管理的信息化水平较高,但有些部门却仍旧使用单机操作,无法实现资源共享,档案管理的信息化水平较低,由此导致网络技术的优势未被发挥,档案信息化管理水平参差不齐等问题,从而影响了档案信息化建设与档案管理效率,致使档案管理能力较低,无法合理利用档案资源。

二、加强档案信息化建设与档案管理的几点思考

(一)加强电子文件的管理

随着计算机档案网络的建立,越来越多的重要文件被传输到网络上,致使电子文件的档案管理至关重要。实践表明,通过电子文件的管理能够保存重要信息,使档案信息的价值最大化,具有重要意义。因此,加强电子文件的管理十分重要,需要做到以下几点:一是建立管理电子信息与维护档案资源网络的技术部门,保证电子文件归档制度化、专业化,从而增强电子文件的管理能力;二是做好电子文件的相关处理工作,在电子文件管理过程中,管理人员需要及时进行电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等工作,保证电子文件管理的有效性;三是解决好电子文件的保存问题,电子文件的形成时间短,能否长期储存缺乏验证,因此在电子文件管理过程中需要解决好电子文件的保存问题,对于长期储存的文件需要定期复制,避免出现档案信息丢失的情况。

(二)建立网络档案

建立网络档案能够有效提高档案管理的效率,具有较好的效果,建立网络档案需要做到以下两点:一是建立档案网站,发挥网站的优势,通过建立内部服务网站以及公众服务平台,提高档案管理的服务功能,使网络档案成为档案信息服务的平台,大力宣传网络档案信息,实现档案信息的合理利用;二是采购必要的硬件设备,硬件设备是提高档案管理能力的基础,信息化的档案管理离不开计算机设备的支持,必要的硬件设备是保证网络档案信息交换,共享的基础条件。研究表明建立网络档案有助于提高档案管理的安全性与可靠性,具有重要的价值。

(三)提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高档案管理效率的有效方法,提高信息化管理手段的方法主要有两点:一是建立健全的管理制度,依照档案管理的规章制度实施档案管理,做到有章可循,提高管理效果;二是转变管理方式,从传统的管理方式转化为现代化的管理方式,依照工作重点提供信息,组织信息,从而达到提高信息化管理手段的目的。

(四)提高档案管理人员的业务素质

档案管理人员的业务素质决定了档案管理的效率,因此提高档案管理人员的业务素质至关重要,提高档案管理人员的业务素质主要需要做到以下几点:一是选择具备专业能力的档案管理人员,档案管理人员的工作不仅仅是存放档案,还需要完成在网络上对档案进行储存、接收,并对档案格式进行修改等工作,需要管理人员具备计算机知识与能力,因此需要选择具备专业能力,业务素质较强的管理人员。二是定期进行培训,技术在不断地发展,档案管理人员也需要不断地学习,以满足社会对档案管理人员日益增长的要求,通过定期组织培训可以增加管理人员的知识储备,使管理人员与时俱进,提高管理人员的业务素质。三是建立竞争机制,合理设置岗位,做到人尽其才,充分发挥管理人员的主动性,并激发管理人员工作的积极性。

探析档案信息化建设与档案管理具有重要的意义,有助于转变传统的档案管理方式,使档案资源得到充分的利用,提高档案的管理能力。因此,本文主要研究了档案信息化建设与档案管理存在的问题以及提高档案管理效率的策略,通过研究档案管理的相关内容,加深对档案信息化建设与档案管理的了解,提高信息化建设与档案管理的能力。总之,对档案信息化建设与档案管理的几点思考是具有重要价值的。

参考文献:

[1]李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理,2016,14(5):115-116.

[2]王晶,李晓华.档案管理工作必须为档案信息资源的开发和利用服务[J].黑龙江科技信息,2010,02(11):139-140.

[3]陈志文,方凤英.浅谈档案信息化管理面临的问题及对策[J].经营管理者,2014,11(12):148-149.

作者:彭柳 单位:中南民族大学档案馆校史馆

第六篇:分析数字档案在档案信息化建设的作用

摘要:本研究主要介绍数字档案信息化管理内容,数字档案信息化建设的相关问题,希望各读者能够借鉴学习相关内容,根据本文思路做好数字档案信息化工作。

关键词:数字档案;档案信息化建设;重要性

随着计算机工作的发展,运用现代高科技的数字档案管理模式解代替统档案管理也得到了发展,数字档案管理依然存在着发展的问题需要我们注意,档案管理工作者来说应该更加学会利用先进的数字档案理模式工作。

1数字档案的多种管理系统及不足

1.1数字档案的管理模式与对象

数字档案浅显的说,就是将档案进行数字化。由于传统的档案是纸张组成的,所以实际运用的时候并没有数字档案灵活。数字档案能够使得不同位置、不同环境、不同载体的档案实现网络连接,能够使得该资源共享的理想结果。传统档案数字化可以采用的方式是扫描,将纸张存档保存在相应的云储存中,支持快速查找信息,大大降低了时间消耗。时代在不断的变化、科学技术在飞快的发展,对于档案管理对象上,已经不单单是传统的纸质档案了,逐渐发展成了更多的是管理数字档案,形成了主要是数字档案,纸质档案为辅的管理模式;管理对象也发生着变化,追溯到公元前的古代用甲骨、竹板到逐渐演变的古代纸张再到现在的光盘、硬盘等多种档案载体,在发展下去,也就出现了现在的新型档案载体即数字档案,由于其具有方便快捷查找、易储存文件等等的优点,必然会使得数字档案成为档案管理的主要对象。

1.2数字档案的管理内容与手段

数字档案运用现代化信息手段对纸质资料进行数字化处理,以光盘、硬盘等作为存储介质运用数字化工作,进行数字档案的业务管理,并运用计算机技术和网络技术组建信息传输交流与共享平台,对数字档案的交流与使用进行科学管理。同时也实现以往传统档案对历史文献、价值材料的管理保存,传统档案管理中的档案归档分类储存工作。在管理手段上,传统管理方式长期以往都是采用人工管理方式,进行档案的收集、整理和档案的分类、编目,再进行档案的检索、利用等,流程中的全部工作都通过人手工操作来完成。而数字档案采取的是自动化的数字管理模式,在很多方向上都取消了人工操作,减轻了工作量也减轻了由于人工的犯错量;同时也使得档案工作朝着现代信息化的方向发展,使得档案管理手段上拜托了空间的限制,管理人员的工作压力降低,工作环境改善,从而提高了工作的质量与效率。

1.3数字档案在档案信息化建设中存在的问题

首先,在对档案信息化的理解上存在不充分现象。由于我国的发展相对不均衡加上管理人员对于档案管理信息化建设的重视程度不高,没有经过系统的学习和从意识上改变的想法,造成工作上存在一定的障碍使得数字化档案起着相反的使得工作难度加大的结果,工作上受到了阻碍。其次,网络安全威胁着整个档案管理工作,科技进步使得档案管理更加高效率,也使得网络犯罪的数量增加,信息的安全问题受到威胁。比如:计算机病毒、系统漏洞都会使得档案管理工作的崩溃,也就导致了信息泄露,后果不堪设想;最后,档案管理者工作效率较低。这个问题主要是因为行业发展的确较快,超出了从业人员当时的学习范围,专业素质较低,同时软件也比较的落后,这两个原因相撞到一起形成了更大的工作问题。

2数字档案在档案信息化中的相关讨论

2.1数字档案在档案信息化建设中的意义

档案管理的信息化可以打破、改变传统的档案管理方式特点中的局限性,档案管理信息化的模式助于档案管理工作者转向信息采集与服务职能,信息化的档案管理模式可以实现档案信息资源的合理配置与管理。档案的数字信息化可以实现档案长期有效的可查询与资源共享。而且档案查询的查询方式也更加的方便快捷,传统档案管理模式每次使用档案时都要进行的程序,实现数字信息化档案管理之后只需要一次录入档案,便可以多次使用,档案数字信息化管理的很大优势在于档案共享,加快了档案工作的进程,在档案信息化建设中发挥了重要作用,同时还能大幅解决读者借阅之后私藏的行为。

2.2数字档案对档案信息化发展问题的重要性

数字档案信息化能够提高人民对档案信息化的认知程度,如果数字档案可以广泛应用将会让人们对档案管理有着新的认识,会吸引更多人投身到档案的相关工作上去,为国家为世界带来人才,也就促进了档案管理的发展速度的加快。其次,数字档案不同于传统档案管理的信息保存方式,将信息进行加密。这也就要求系统不可以有漏洞造成安全隐患,所以要进行安全管理的控制,制定相应的安全管理策划,同步加快安全人员的职业素质,持续发展数字档案信息化,保证数字档案安全保存;第三,是要加强硬件设施建设,以计算机为工具提高办公效率,由于世界发展进程的加快,我们正处于信息爆炸时代,所以我们要以提高效率为目标,在更短的时间内做更多的事情,同时还要降低出错率以及使用时候的不方便问题,保障时代发展的需求,缩小差距。

2.3解决数字档案在档案信息化建设中存在问题的解决方向

馆藏机构应该根据社会的需求以及各个行业对于档案管理的需求进行档案管理的结构调整,应该大力推动数字化档案建设的发展,利用数字信息化的技术成果进行档案管理的数字信息化建设,使其接受容纳更大的馆藏量,提高管理效率,适应时代发展。与此同时,重视档案数字信息化的法制方面的建设,应该制定相关规章制度并严格实施,加快档案数字信息化法制发面的改革,结合实际工作情况与我国国情制定相关法律制约,从而提高数字信息化的建设水平,还要宣传与档案信息化相关的知识与技巧,提高工作者对于档案管理信息化的工作的兴趣,拥有一支技术和职业素质高的团队,培训大量能够胜任该工作的人,推动我国进一步发展数字档案管理信息化的发展浪潮。

3结论

数字档案信息化管理已经是档案管理发展的必然趋势,运用数字档案在档案信息化管理中的应用对信息化管理起到的作用,可以解决诸多传统档案管理的的问题,例如工作量大,工作时间长等弊端。数字化档案管理的建设过程中,各个层次的档案管理人员都要认真的学习或了解先进的档案管理形式,保证档案管理工作的发展是良性的,而且要不断提高工作质量,利用先进的科学技术改变或发展自己的工作职能,发现并解决相关的发展工作问题,将科学技术的魅力发挥到极致。同时应该注重数字档案信息化管理人才的培养,要有一批精英队伍,保证培养更多相关人才,这样才能够保证此行业的可持续性发展。

参考文献

[1]秦磊华,肖波数字档案馆可用性分析———从信息系统的角度[J].档案学研究,2011,(2):23-24.

作者:付春江 单位:黑龙江省齐齐哈尔市梅里斯达斡尔族区

档案信息化建设现状(6篇)责任编辑:冯紫嫣    阅读:人次