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档案信息化应用量化考核实践

2016/02/03 阅读:

中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(以下简称《意见》)中要求“切实推进档案存储数字化和利用网络化”,胜利油田档案管理中心在贯彻《意见》的行动中制定了一系列措施,其中档案信息化应用考核措施是最具代表性的一项。档案信息化建设与应用是系统工程,涉及的广度几乎涵盖档案业务的全部。因此,档案信息化应用专项考核,实际上是对档案业务工作的全面评价,能够清楚地反映出档案工作的面貌和状态。本文结合考核工作的实例来阐述考核过程,虽然提出了具体的考核项和分值等,但笔者的本意是不拘泥于具体数据,重点交流考核的思想与方法。

一、考核办法

1.考核内容及规则本文列举的考核实例,成绩实行百分制。考核内容和评分规则在制定完成后,在一个阶段相对稳定地实施。在下一个年度的开始,根据档案工作实际开展情况再灵活地进行修订。考核内容有4项,即档案门类的齐全与数据完整性、归档及时性、档案数字化和系统管理,所占分值分别为30、20、20、30。因各单位的档案业务有差异,考核的档案门类也要根据实际情况而定。根据业务类型将各单位组到几个板块,分别进行考核,每个板块分别排名,突出考核的可比性、精确性和真实度。对油田企业来说,可划分为生产、工程、保障、社区和其他等5个板块,每个板块内档案业务基本相同,在考核中能够充分体现出可比性。假如生产单位和社区的一并进行考核,社区内就不涉及生产类的勘探开发档案,档案门类的差异造成单位之间无可比性,考核结果中若掺杂形式主义成分就无实际意义。4项考核内容的每一部分,原则上将分值细化到每个档案类,具体做法是:对每个档案类分别考核,有几个考核门类就得出几个分值。比如要考核9个档案类,那就要计算出9个考核值,先按百分制给出每个门类的分值,再被9除,然后相加,最后和该考核大项占总成绩的权值相乘,就得出该项的分值。本文的实例中,四个考核项所占权值分别为30%、20%、20%、30%。

2.考核流程在考核办法(制度)落实后,根据档案工作的特点,考核周期按季度进行。在每一个季度末,起草并下发考核通知,确定考核内容、规则及具体流程、上报方式等。下属单位接到通知后,先按要求开展自查,并按时上报自查成绩,由档案主管部门讨论核实后呈领导阅示确认,在下一个季度初公布考核结果。期间充分听取下属单位对考核的反馈意见,以改进和调整下一步的工作计划与方式。

二、考核内容解释

1.档案门类的齐全与数据完整性该项考核包括两部分内容:一是档案门类的齐全性,指的是考核有关单位所管理的档案类是否全面,每个板块考核哪些档案类在规则中是很明确的,缺项就要按评分标准扣分;另一个是档案数据的完整性,指的是在每个档案类中,档号、题名、归档日期、责任人等必填信息是否存在空值的问题,若存在这种情况就要按标准扣分。档案门类是根据国家有关标准,结合企业自身的业务特点,科学、合理地进行划分。作为油田企业,纳入考核的档案有9类,即勘探开发、基建、管理、会计、科研、实物、照片、视频、设备等,每个板块的种类也不完全相同,若门类缺少,齐全性就要扣分;在各类档案的管理字段中,分别有规定的必填项,若必填字段值为空,就要扣分。齐全完整性的检查要靠工具软件辅助完成,这是为辅助考核管理而编制的专用软件,靠人工检查工作强度是海量的,不现实。

2.归档及时性在预定的《企业档案管理办法》中,各类档案的归档时间有明确的要求,归档滞后就要扣分。下边列出各类档案归档及时性的具体要求:(1)勘探开发档案。完井地质总结报告,开发井等在完工10日内,探井在完工35日内归档;测井资料在完成7个工作日内归档;其他地质资料在形成后的10个工作日内归档。(2)基建档案。工程项目文件材料在其项目竣工后3个月内(以竣工验收时间为准)归档。(3)管理档案。文件办理完毕后,在30日内(以文件形成日期为依据)归档。(4)会计档案。当年的会计档案在形成部门再保管一年后,在来年的6月30日前归档(如:2014年6月30日前,完成2012年的会计档案归档)。(5)科研档案。科研课题文档要在项目鉴定后3个月内归档。(6)实物档案。实物档案应在相关工作结束后30日内归档(以实物形成日期为依据)。(7)照片。照片(包括底片)及相关文件材料在有关工作(活动)结束后30日内归档。(8)视频档案。同照片。(9)设备档案。外购设备仪器、引进项目的文件材料,在开箱验收或接收后及时登记,安装调试完成后,3个月内归档。

3.库藏档案数字化《意见》指出:“各档案馆(室)要大力开展传统载体档案数字化工作,及时以数字化档案代替原件提供利用,对已实现数字化的档案原件妥善保管,一般不再提供利用。”档案数字化工作目前虽然有了一定进展,但离工作目标还有距离。面对企业实体库藏量大,载体种类多,档案保存时间久远,借阅利用逐年递增的现状,需要制定可行的档案数字化计划,按照载体老化程度、档案价值重要性、借阅利用率、档案开放需要的优先顺序开展数字化工作,争取在3年内实现库藏目录数字化率100%,档案全文数字化率80%的目标,实现这个目标,要用考核来推动和促进。目前,库藏档案目录基本入库,重点考核的内容是全文数字化部分。具体方法是:以上传到系统的全文为基准进行考核,已数字化而没有进入系统的全文,不能通过系统检索,即还没有纳入档案信息化平台运行,因此不计入考核成绩。全文数字化率80%的目标的计算方法是,以系统内挂接全文的目录数(包括卷内和按件管理的目录)占应该带有全文的目录数的80%,每个单位的档案数字化率也是通过这个方法统计得出。在以往的全文挂接中,卷内的每一件(或按件管理的每一件)都可能对应着全文中的多个电子文件,比如说,一个文件有发文稿纸、正文、修改稿等,原来的做法是分别将这些文件扫描成JPG或其他格式的文件作为全文上传,即一件对应多个全文文件,显得有些凌乱。目前的做法是一件对应一个文件(全文),实现过程是将多个电子文件合成一个单层或双层PDF文件。这样,在统计全文数字化率的过程中,无论按目录或按全文,统计出的数据是一致的(按原来的做法,全文的数量一般都大于目录数)。

4.系统管理档案信息系统的应用是树状分布的,系统维护管理也按权限分布至基层单位的每个节点。系统管理的水平直接影响到应用开展的质量与效率,因此,对系统安全措施、配置规范性、完整性、正确性等作为重要考核点,对管理机构、用户、角色、应用视图、归档流程等要求及时优化与更新。另外,还要求系统管理员和系统用户对应用过程中遇到的问题和合理化建议及时提报,酌优计入考核成绩。

三、考核效果

通过档案信息应用考核,增强了各单位档案意识,尤其是引起了档案分管领导和有关部门的注意和重视,提高了对档案工作的重视程度,提高了档案部门和档案工作者的话语权,形成了对标、追标的良好氛围。考核本身就是规范档案工作的过程,通过考核促进了全文数字化工作的开展,档案数据进一步规范、正确、完整,档案工作者的应用技能快速提升,上下级、同级档案部门单位业务交流更加紧密和具体,形成了新形势下档案工作的规范、有序、高效的良性循环新常态。档案考核结果报企业经营管理部门纳入总体考核目标管理,奖惩兑现,提升了档案服务于企业主营业务的比重。

本文所述的档案信息化应用专项考核做法,可以推广至档案工作的全面考核。需要进一步提升和改进的部分就是将考核目标再进行细化和科学量化,尽可能用软件辅助实现考核自动化,减少人为因素的干预和考核工作量。考核是一个客观行为,考核和被考核者要充分履行各自的责任义务,要对考核结果负责。通过考核,要使被考核单位知道问题在哪里,整改对象更明确。因此,每次考核过后,要认真做好信息反馈与沟通,目的是通过考核,真实地反映出基层工作实际,更有效地促进档案工作的开展。

作者:刘茂诚 单位:胜利油田档案管理中心

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