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法院档案信息化建设的策略

2016/02/03 阅读:

摘要:

人民法院档案信息化建设是法院信息化工作的重要组成部分,随着现代社会信息化程度的提高,人民法院档案信息化建设也日益成为大家普遍关注的问题,档案资源的合理有序共享是实现司法便民的有效途径。在当前“互联网+审判”时代,如何依托信息科技着力建设档案信息化工程,是人民法院当前需迫切解决的课题。

关键词:

档案;信息化;困境应对

一、平阳法院档案信息化建设现状及梳理

(一)档案存储情况我院现存档案分为诉讼档案、文书档案、会计凭证档案和声像等档案,从1949年至2015年10月,我院档案室库存诉讼档案131680卷,169802册。从档案管理系统显示,我院诉讼档案从1949年至今共有案件133459件,其中已将案件材料扫描进入系统的共有131194件,比例为已存案件的98.3%,并且诉讼档案的数量还在不断增加。

(二)档案管理利用现状从档案管理使用方面看,随着司法公开的不断深入,案件审理的透明度也不断增强,社会公众对涉及自身利益的档案关注度也越来越高,对诉讼档案的查询需求也与日俱增。

(三)档案信息化建设情况目前,我院共有6名工作人员从事档案管理工作,其中两名档案人员有正式编制,聘用人员流动较频繁且具有档案专业背景的人员的比例仅16.6%。另外,档案室尚未完全建立档案管理长效机制,现有档案人员管理结构很难适应未来档案信息化建设的发展。

二、基层法院档案信息化建设困境

(一)档案电子化利用效率不高当前全省法院诉讼档案信息化建设步伐不断加快,目前使用的审判信息管理系统优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等环节,档案信息化工作完成档案扫描、录入阶段后,已基本实现法院外、法院间卷宗调阅。由于公检刑事侦查卷并未扫描入库,使得刑事案件仍处于纸质借阅状态。实际上刑事档案查阅在档案利用中占比达63.26%,如果不进行扫描,显然影响电子化数据运用,进而影响档案信息化建设进程。

(二)实践中档案归档模式不统一省高院要求结案后5日内必须归档报结,我院则结合现实状况,因地制宜,创新留庭保管模式。考虑到两个派出法庭距离院机关比较远和送达难等客观因素,允许法庭在1个月内必须完成归档入库,以达到省高院要求案件审结后5日内装订入库达70%,十个工作日装订入库达90%的工作要求,每统计月因送达等原因需留庭保管的案件严格控制在10%以内。

(三)对档案信息化建设认识不足少数部门、部分同志对档案信息化建设的重要性了解不够,认为这是可有可无的事,即使争创档案信息化一级达标,也是办公室档案人员的事,与己无关。但档案信息化工作没有其他办案人员的共同配合、协助,单单靠档案管理人员,是很难实现档案信息化。

三、基层法院档案信息化建设对策

(一)加强组织领导,稳步布置信息化建设工作档案信息化建设工作应坚持以利用为中心,充分发挥档案信息化工作的效用,服务于司法审判工作,服务于社会公众。我院始终坚持从实际出发,将档案信息化建设列为全年重点工作计划,注重检查档案信息化建设工作的进展情况,帮助协调工作中的矛盾,解决实际困难。

(二)加强有序管理,夯实硬件基础设施我院以新审判大楼搬迁为契机,依托先进管理技术,实现档案库房智能化管理,在档案库房配备10区73列智能密集架、24小时控制的新风空调、7台库内自控除湿机,21台热气溶胶自动灭火装置、库区内配有自动恒温电脑数据采集、防磁柜5台。

(三)推广应用律师服务平台,探索网上档案预约查询根据最高院要求,在诉讼服务中心开设律师志愿者服务窗口,由律师为当事人无偿提供诉讼咨询和帮助。积极与县司法局、律师协会建立沟通协调机制,尝试推广应用浙江律师服务平台,进一步提升律师服务当事人的效率。积极探索网上档案预约查询功能,当事人通过登陆法院门户网站填写姓名、联系电话、案号、预约时间等基本信息完成档案查询预约,实现档案定点定时查询。

(四)开展法院间远程调阅卷工作,落实便民诉讼在诉讼服务中心专设电子档案查询窗口,当事人或其律师可申请异地档案查阅,在完成对申请查阅档案的异地远程查阅授权后,当事人即可查阅异地法院的授权电子档案并自行打印。法院间远程调阅不仅卷免去当事人远赴外地查阅档案的奔波之苦,更是“互联网+”时代法院间积极配合便民诉讼创新之举。

四、结语

总之,随着档案信息化建设的不断深入推进,档案管理工作在当前审判活动中的地位将日益重要。法院诉讼档案管理必须及时改进组织架构,实现科学有效管理,并以“科技强院”为契机,着力建设诉讼档案信息化。在“互联网+审判”时代,档案信息化工作不仅给法院自身档案管理带来便利,还能够共享全社会的法律资源,从更高层面上推动了审判工作的公平、公正与公开。

[参考文献]

[1]张旭.检察机关诉讼档案电子化管理初探[J].档案与建设,2014(3).

[2]石洁.法院档案的信息化管理[J].档案与建设,2010(11).

[3]百巍.法院智慧档案室的实施与创新[J].中国档案,2014(10).

[4]杨晓琦.基层法院档案信息化建设面临的困境及化解路径[N].江苏经济报,2014-7-9.

作者:郑永建 单位:平阳县人民法院

法院档案信息化建设的策略

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