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大数据时代下的档案管理工作

2019/12/19 阅读:

摘要:信息技术的发展为档案管理工作的开展提供了必要的技术基础,但是由于档案管理理念的滞后以及相应的配套设施建设跟不上等因素,导致档案管理工作开展缓慢。在大数据背景下,如果想提高档案管理工作的质量,就要转变传统的管理模式,构建完善的档案管理体系,保证档案管理工作能适应当前时代的发展需要,最大限度地提高档案资源的利用率。该文分析了大数据时代档案管理工作存在的问题,提出了相应的解决策略,以供参考。

关键词:大数据;档案管理;问题;研究

在大数据时代,社会各个行业都面临着对庞大的数据如何进行有效管理的挑战,当然档案管理也不例外。档案管理工作主要是保存档案,提供档案,主要任务就是原始数据的收集、整理、检索、保存以及有效利用等。在大数据时代,每天产生的数据量非常庞大,对于档案管理从业者带来了很大的挑战。因此,在当前的大数据背景下,探讨档案管理工作具有重要的现实意义。

1大数据背景下档案管理工作的变化

1.1档案的管理机制更加复杂

传统的档案管理是将档案资料按照不同的需求进行分类,为后续的使用提供方便。在大数据时代,数据信息非常庞大,数据类型包括结构化数据以及非结构化数据,尤其是非结构化的数据随着互联网的应用呈现几何式的增长,而且不同的信息之间相互交叉。档案的管理工作较之前更加复杂,管理的内容更加繁杂,因此,传统的档案管理模式已经不适应大数据背景下的档案管理工作。需要档案管理人员要有大数据意识,重视对于数据的收集及整理,能够及时地筛选出有价值的信息,并进行归档保存,更好地开展档案管理工作。

1.2对于档案管理人员提出了更高的要求

传统的档案管理工作只需要档案管理人员掌握相关管理的基本方法就可以了。在当前的大数据背景下,档案管理工作面对的信息更加多样化以及海量化,信息的处理方式也更加复杂,在这种背景下,对于档案管理人员提出了更高的要求,除了基本的档案管理方法以外,还需要掌握计算机技术以及对数据资料的有效整理、查询等技术。因此,为了更好地开展档案管理工作,档案管理人员需要不断地学习新的知识自己新技术,提升自己的专业素养,培养大数据思维,提高业务水平,以适应大数据时代的挑战。

1.3对于档案管理的安全性提出了更高的要求

大数据时代,档案信息化管理让管理工作更加便捷,效率更高,但是也增加了档案信息泄露的风险。因此,档案管理的安全性是档案管理工作的一项重要内容,对于一些价值信息很高的档案信息更要保证安全。档案管理人员在工作过程中,要有安全意识,让档案管理工作更加安全,同时,要构建完善的安全信息系统,建立应急防范机制。

2当前档案管理工作存在的问题

2.1档案管理水平有待提高

在实际的档案管理工作中,缺乏完善的档案管理体系,管理工作基本上是各自为政,规范性有待提高。同时,随着信息技术的快速发展,信息技术便捷的优势让人们获取信息的渠道更加多元化,这对于还停留在传统的档案管理模式中的管理工作带来挑战。因此,档案管理人员必须要实现纸质档案向数字档案的转换,满足人们多元的信息需求。

2.2档案管理队伍建设不足

多数的档案管理人员缺乏专业技术知识,对于档案管理的基本原则和制度了解不够深,对于档案管理工作的认识不足,认为只是将档案收集起来,进行分类保存就可以了,档案信息的价值不能很好地发挥出来。此外,档案管理工作多是中老年人员,对于现代的新技术接受能力比较差,对于档案的编研工作研究不够深入,而且人员的流动性比较强,很难保证档案管理工作连续的开展。

2.3档案管理设施建设不足

随着大数据时代的到来,数据信息的猛增,档案的管理工作越来越复杂,工作量越来越大。因此,要做好档案管理工作还需要借助现代信息技术来完成,这就需要加强对于基础设施的建设。当前存在的情况是,多数单位对于档案的基础设施建设投入不足,导致一些档案管理的设备、场地配备不足,老化的设备也不能及时更新,出现档案资料丢失或是损坏的情况。

3大数据背景下档案管理对策分析

3.1利用信息技术提高档案管理水平

在新的时代背景下,档案管理工作要与时俱进,改变传统的管理模式,以《档案法》的法律法规为要求,注重档案管理工作,创新档案管理模式。按照档案管理的要求,科学的开展档案管理工作,同时为档案管理人员提供良好的工作环境,完善奖惩机制,督促档案管理人员更好地投身于本职工作。及时地收集、整理数据时代产生的数据信息以及影像资料,更好地开展档案管理工作。档案管理人员应该及时地修复受损的纸质档案,利用当前的扫描、拍照等技术将纸质档案进行数字化的转化,并建立相应的数据库。转换工作的前期开展会比较复杂,但是建成之后可以更好地进行数字管理,提高管理效率,此外,需要定期地对于电子档案进行维护、更新,发挥档案的信息价值。

3.2加强档案管理队伍建设

要提高档案管理工作,需要一支思想政治水平高、专业技术过硬的档案管理队伍。需要积极引进专业的技术人才,优化队伍的年龄结构,整体提高管理队伍的业务水平。定期对于当前从事档案管理的人员进行档案知识技术培训,根据工作中的实际情况来开展针对性的培训。提高从业人员的计算机应用能力、数据分析、筛选的能力,以及电子档案管理的能力,这些都是要培训的内容,通过技术培训,不断地提高档案管理人员的专业技术水平,更好地为现代化档案管理服务。

3.3加强档案管理设施建设

利用现代化的管理理念以及方法,解决档案管理中的问题,实现档案工作的现代化管理。除了有现代化的管理理念外,还需要加强基础设施建设。引进了专业技术人才,提高了管理队伍的业务水平,还需要有配备的专业设施,才能更好地发挥档案管理人才的作用。加大基础设施的资金投入,更新档案工作开展所需要的设备,此外,在档案工作管理中要融入大数据思维,可以和相关的大数据企业进行合作,加强对于设备和技术的研发,让适应大数据时代的设备以及技术更好地发挥优势。将存储以及虚拟技术应用到档案管理中,拓宽合作渠道,加强现代信息技术在档案管理中的应用。

3.4做好档案信息的开发利用工作

档案管理的目的是为了提供信息服务,因此,要更好地发挥档案信息的价值和作用。在这一理念下,档案管理人员要树立为用户提供信息服务的意识,开展编研工作和咨询服务,改变传统的服务模式,主动地将数据资料库向应用人群进行推广。利用大数据分析用户的需求,定向地将档案信息提供给用户,开展有针对性的服务。

4结语

在大数据的发展背景下,档案管理工作有了新的发展思路与模式,现代化的信息技术让档案管理工作的效率更高,而且降低了管理成本。但是大数据时代,档案管理还存在一些问题,针对这些问题,需要创新管理模式,提高专业管理队伍素质,加强档案管理设施建设,应用现代化的管理方法,提高档案管理工作水平,更好地发挥档案信息的应用价值。

参考文献

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[2]柴华.大数据时代背景下的档案管理研讨[J].黑龙江科学,2017(24):170-171.

[3]姜晓波.浅析高校档案管理工作的方法与途径[J].吉林工程技术师范学院学报,2014(9):39-40.

[4]刘洋.浅议大数据时代背景下的档案管理工作[J].科技资讯,2017(14):121-122.

作者:兰家友 单位:四川职业技术学院

大数据时代下的档案管理工作

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