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煤矿企业管理创新合同管理系统的应用

2019/08/30 阅读:

摘要:近年来煤矿企业中所需物资的种类及数量不断增加,作为煤矿物资供应企业的山东临沂亿金物资有限责任公司的业务量也随之增加,涉及的合同越来越多,各合同的要素也不尽相同,继续采用传统的手工管理合同方式,已难以满足企业管理的高效要求。通过对其合同管理需求的考察和研究分析,根据计算机技术和互联网技术,设计和开发了合同管理系统,结合现场的实际应用情况,结果表明该系统实现了合同管理的信息化、实时化和安全化,有效降低可管理成本,提高了工作效率。

关键词:合同管理系统;信息化;企业管理

引言

临沂亿金物资有限责任公司(以下简称为亿金公司)作为煤矿物资供应企业,日常业务经营涉及大量的合同签订与监督执行、客户/供应商管理、收付款管理、交货管理等工作环节。特别是随着企业发展,业务量越来越大,涉及的合同越来越多,各合同的要素也不相同,继续采用传统的手工管理合同方式,往往出现信息不集中,实时性不强等问题。具体体现在:一是纸质传递审批合同,效率低、费时长,无法有效监控审签进度,存档后查询不便,可追溯性不强。二是合同信息封闭,无法实时共享信息。三是由于合同种类、数目多,参与人员多,手工和普通Word、Excel管理,无法实现合同进度的实时监控。四是采用手工或Excel管理时,由于不同组织的数据格式不统一,采集不能及时持续,而且准确性低。所以,传统的合同管理手段已经不能满足现有的业务发展,必须对合同管理工作实施改革创新,运用信息化的手段,建立一套专门的合同管理系统。这一新的合同管理系统,必须与企业内控制度相结合,实现合同管理的网络化、实时化、安全化,有效降低管理成本,提高工作效率;统一合同管理的业务流程,强化监控力度,有效控制经营风险[1-3]。

1合同管理系统功能需求

通过对亿金公司实际合同管理流程的考察及对相关干系人的交流,在认真分析了实际需求并经过确认后,总结出系统应具备以下功能。1)能够实时准确地查阅合同的基本信息、计划收付款和实际收付款状况、合同变更情况、合同交货情况、合同开(收)发票情况、合同进度执行情况。2)可对客户和供应商评级、锁定信用差的客户/供应商;记录开票、付款信息和联络备忘;可直接查看客户/供应商参与的项目、签署的合同、计划和实际的收付款现状、开(收)发票情况;实现对项目相关的合同信息的查询和统计;实现对客户或供应商的便捷查询、随时调用和任意统计的功能。3)对公司所运作的业务进行分类项管理,方便统计每一个业务项的执行情况。4)通过从系统合同模板起草新合同,规范合同文本;实现合同文本打印、合同请章管理、合同变更管理,对历史变更信息及时查询、对比和分析。记录双方当事人签字盖章等签约情况。5)实现合同的专业技术、经济商务、法律审查以及领导审批的网上动态运行。记录审批流程各个节点数据,可追溯历史查询。6)实时查询合同标的交付及对应的收付款情况。7)可以实现一笔计划资金分多次收回和多笔计划资金一次收回,实现实际资金和计划资金不对应的实时记录和回溯查询。8)实现对发票的归类统计、快捷查询、明细记录、及时打印导出相关单据等功能。9)通过权限管理,实现不同角色享有不同的权限,管理加强了对于数据的控制和安全性管理,也能充分明确职责,并能够对意外事件进行追查。10)对所有需代办事项,如:时间、进度等,系统需做到自动提醒相关负责人处理待办事项。

2合同管理系统设计

2.1总体设计思路

在对功能需求分析的基础上,明确了合同管理系统的总体设计思路:一是以合同管理为中心,结合客户/供应商、项目、产品、合同标的、费用、合同文本、进度、收付款、发票等业务模块实现合同全生命周期管理;二是支持查询、统计、预警、打印、导出、审批等工作;三是强调系统开放性结构,支持多系统对接解决方案。确定了以合同为中心,以文本管理、资金管理、进度管理、标的管理为主线,实现合同全生命周期管理的目标。

2.2系统架构

整个系统架构包括三层:界面层、业务层和数据访问层。1)界面层。界面层是用户与系统交互的接口。界面层实现拖拽、缩放、刷新等桌面应用,并实现实时无缝切换。2)业务层。业务层是系统的主体,包含了所有业务需求模块及其逻辑关系。各业务模块既独立的进行工作,具有很强的扩展性,又在相互之间建立联系。业务模块调用数据访问层对数据库进行访问,并将最终结果通过界面层返回给用户。3)数据访问层。数据访问层主要操作大型关系型数据库及其所存储管理的企业业务数据。该层通过一定的逻辑模式和权限许可,调阅或者组合分析、形成业务管理或者管理决策信息,以供业务层调用。另外,系统针对每个模块都提供开放的服务接口功能,用户经过认证后均可根据授权调用系统内的服务接口。

3合同管理系统的应用

合同管理系统主要包括合同列表、合同新建、业务审批、合同资金管理、合同数据查询统计以及其它功能。

3.1合同列表

系统提供一组强大的数据列表操作控件,可在任意列表中对相应数据进行列拖拽,正、逆序排列、按列分组查看、随意显示/隐藏列头、多级筛选等。合同列表实现了以下功能:①对合同内容结构化、数据化实现全面信息管理;②支持总分包合同关系管理;③支持框架合同管理;④支持按固定模板起草合同和合同变更管理,可追溯查看任意历史版本记录及对比;⑤多状态设定,控制合同每个阶段审批管理;⑥支持合同每个阶段时间提醒,逾期速查;⑦支持多币种、印花税管理;⑧支持多种格式合同文本上传、下载以及任意字段查询,自定义导出,快速制作和打印各类表单。

3.2合同新建

合同新建功能包括合同基本信息填写、合同标的建立以及合同文本的起草等。其中合同文本的起草包含标准合同起草和非标准合同起草两种情况。标准合同是指运用标准合同库中的合同模板,快速起草规范合同。合同经办人从合同模板中挑选符合经办合同要求的格式文本,通过自定义变量、引用变量、常量进行控制,对变量部分进行改动。系统能够识别格式文本哪些地方被修改并做出标记,合同起草完毕后进入该类合同的审核流程。非标准合同文本不需要引用模板,合同经办人在合同建立页面直接建立合同并本地上传或是自由起草合同,系统根据所选择的合同类别自动生成该类别的审核流程。当合同新建完成时,系统可以根据合同签订时间、合同签约主体以及合同特征(合同业务模式+供应商性质)等所填入的合同信息自动生成合同编号。合同编号具有唯一性,当合同作废后,该编号不可重新使用。建立合同的同时还可以建立计划资金、资金条款、合同备忘、合同附件(包括合同附表、技术协议、比价资料等)及合同查阅人。

3.3业务审批

系统可根据合同类型、合同金额和部门等条件自动匹配审批流程,对合同起草、执行、变更、终止和结束进行全流程控制。具体表现为以下几方面的应用:1)系统能对客户/供应商等级、项目、合同签订/变更、付款、开票实现线上审批流转,可追溯、查询每一次审批记录。2)系统可以按照不同的部门、下属单位进行合同的审批会签流转,每个单位在流程中担任不同的节点,有不同的审批、授权及征询的权限。3)系统根据用户不同的需求,设置固定流、自有流和临时流,匹配不同的部门、经办机构、合同类别、资金范围、审批对方等条件信息,匹配不同的流程要求,可以自动触发,也可以人工选择。4)系统具有合同打回、历史意见和流程保存、征询交流、授权审批、加签审批、一票否决/通过等功能,满足合同审批会签的多种要求。

3.4合同资金管理

系统在新建合同时即建立收付款计划。对计划收付的金额、时间、经手人等作出描述。在执行收付款时,新建实际资金,以实际资金来核销计划资金,实现多笔计划资金被一次核销和一笔计划资金被多次核销。通过计划资金列表和实际资金列表都能完整描述所有合同的计划资金和实际资金。计划资金在起草合同后根据合同金额建立,多份合同计划资金建立后,可通过计划付款列表进行查询、统计等。业务合同经领导审批通过后,系统将合同状态改为“执行中”,再建立实际付款。合同的实际付款建立后,也可通过实际付款列表进行查询、统计等。资金管理功能还包括对发票的管理,主要有支持发票类型自定义管理、发票信息与实际资金相互管理、提醒差额、记录发票明细内容、对发票的整体情况进行跟踪管理、支持审批,打印发票审批单等等功能。

3.5合同数据查询统计

合同数据查询统计主要包括合同相关数据的查询、统计、报表输出及单据输出等。1)合同查询。系统提供三种合同查询的方式:一是模糊快捷查询,可以根据合同管理的常用字段进行单一模糊查询,常用字段包括:合同名称、合同编号、合同类别、合同对方、所属机构、币种、合同负责人,合同建立人、所属项目等。二是列表字段组合筛选。在筛选栏中可以输入相关条件,进行多列组合筛选。三是高级查询。系统提供高级查询的功能。高级查询可以将查询条件保存起来,当点击相应按钮时则执行当时保存的查询操作,实现便捷查询。用户可以根据不同的情况灵活选用相应的查询方式进行合同信息的查询。2)分析统计功能。用户自定义统计数据,系统能够以折线图、柱图、饼图等方式自动快速显示出统计数据,该功能不但提高了统计数据的效率,还保证了统计数据的正确性。3)报表输出。针对查询和统计出的数据并结合预先设定的样式,系统可以自动生成特定的报表,并且报表支持导出EXCEL文件以及打印。4)单据自动生成。系统根据预先定义的格式自动生成各种单据,比如在合同审批流程执行完成后,生成并可以打印合同审查单。在合同付款审批流程执行完成后,可以自动生成并打印付款审批单。

3.6其它功能

合同管理系统除了以上应用外,还具备以下其它功能:(1)首页显示。在系统的首页设置有合同动态的提醒信息,显示最新的待办事项,以统计图的形式显示最新时间区间的合同、资金信息数据。(2)移动审批。安装移动版的合同审批软件系统后,用户登录本系统就会自动显示所有审批的信息,点击需要审批的内容,可以进行审批的操作。该功能实现了移动办公,亿金公司各职能人员随时随地都可以完成相关工作,减少了信息沟通、传递等许多繁缛的环节,节约了成本,缩短了时间,提高了工作效率。(3)短信提醒功能。用户在操作本合同系统时,如有提醒事项,系统自动将提醒信息通过发短信通知用户。该功能加快了员工处理问题的反应速度,降低了差旅费用和沟通成本,实现了及时以及实时处理合同审批及资金审批等相关业务工作的目标,从而提高了公司整体运营效率。

4实施效果

自合同管理系统正式运行以来,亿金公司实现了合同管理的信息化、实时化和安全化,有效降低了可管理成本,提高了工作效率,为公司带来了直接效益和间接效益。

4.1直接效益

经过实践,合同管理系统为亿金公司带来的直接效益主要是表现如下几个方面:1)在合同管理方面,规范了合同文本的起草和审批流程,提高了办公效率,保证了相关资料的完整性,从而有效地节约了管理成本、降低了经营风险。2)在资金收付管理方面,财务人员可以准确掌握收付款状况,保障了账、款的一致性,执行人员和管理人员可以实时监督每笔资金的流向,及时汇总报表,从而规避了财务风险。3)在合同履行方面,系统提供畅通的交流平台,支持数据共享,管理人员可以实时监督合同、执行情况,保证了合同的顺利履行。4)在数据的查询、统计、归档方面,系统强大的数据库可以存储大量资料,并能进行精准高效的统计归档,进而制定相关报表,从而节约了数据存储空间、缩短了统计时间、降低了人工成本。

4.2间接效益

在取得直接效益的同时,合同管理系统也为企业带来巨大的间接效益,具体表现在如下几个方面:1)提升企业形象。亿金公司在采用合同管理软件的同时,考虑了企业内的物流资源整合,不仅仅提高了自身的管理水平,也大幅度提高了企业的形象和市场竞争力。2)为实施供应链管理奠定坚实的基础。通过改造,公司的整体物流体系将比较容易实现一体化的构想,从而对前后端产生极大的影响,大幅度降低整个供应链的总成本。3)行业示范作用巨大。通过合同管理软件促进物流整合,提升企业管理水平,为整个临矿集团其他企业作了示范,从而可带动整个集团管理水平的提高,甚至示范作用将会扩大到整个行业,产生巨大的社会效益。4)推动企业其他管理改进。由于精确的管理和资金信息流的高度统一,将暴露出公司其他管理的薄弱环节,从而推动了公司其他管理环节的改进。

参考文献:

[1]满杰,任常富.企业经济合同管理中的问题及对策[J].煤矿现代化.2017(03):113-114

[2]吴晓燕,曹小平,史强,等.合同管理信息系统功能设计研究[J].中国管理信息化.2019,22(03):152-155

[3]刘燕.合同管理系统的应用及研究[J].科技与创新.2018(20):160-161

作者:宋代广 秦蝶 赵盼盼 单位:山东物商集团济宁公司

煤矿企业管理创新合同管理系统的应用

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