档案数字化建设的思考3篇范文

第一篇

一、档案数字化建设的主要内容

1．构建档案信息数据库。领导部门必须高度重视，思想方面达到统一，坚持以网络技术人员同专业档案人员协作配合为根本方向，以实际应用作为基础构建原则，来打造灵活查询的档案系统。还应将档案的利用率及使用率，作为考核数据库灵活度的主要节点。二是建立系统化的档案资源库。在构建中突出重点，专注于由单一性的档案资源库，向着系统化的档案资源库进行发展。同时，完善各级单位部门的档案库建设，利用网络逐步形成一个分层分步的数据库群，大大提升自动化系统的运行效率。

2．规范管理档案信息。当前档案数字化工作存在制度不够完善等等问题，影响着数字化工作整体发展水平。档案信息的数字化发展现状，要求档案部门应当在档案的规范化方面达成共识。档案信息的规范化涉及档案工作的各方面，其中最为主要的是规范档案数字化业务工作。应促使档案管理建设达到思想上的飞跃，使得各级档案部门的视野由计算机系统，良性拓展到整个档案的信息管理中来。

3．优化档案信息系统。对于数字化档案的建设，需要从系统整体进行着手，确保系统的纵向组成及横向组成等各个节点，均能达到相应的水平层次。并通过网络进行联接贯通，形成系统化的网络档案体系，切实发挥档案服务的整体优势，提升档案系统的综合能力，避免因部分节点问题，引起系统整体的障碍。

二、加快档案数字化建设的路径

1．采用科学高效的工作方法。首先，输入文件级目录。在数据库的构建过程中，可边输入边打印。一方面，有效补齐卷内的文件目录。另一方面，可以检查输入正确程度。从而保障档案数据库的完整性和真实有效性。其次，采取数码相机与扫描仪器等设施设备，实现对源文件的信息数字化。因为只有信息数字化，方能确保源文件的长期有效保存。

2．注重电子文件的收集工作。电子文件的收集整理是数字化档案馆藏资源的最主要来源，之前传统进馆单位仅是进行纸质档案和文件目录的移交。而随着科技的进步，在各单位的档案文件移交工作中，应当专注于纸质档案、文件和数字化档案及文件的同步进行，以双轨制度促使档案馆文件的电子化进程，同时减轻档案馆数据库构建时的工作总量。

3．完善数字化的软硬件环境。因为各种原因，各个进馆单位所提交的数字化档案文件，所使用的软硬件设备、载体及平台各不相同。这为档案文件集成至档案数据库之中，造成了相应的困难。对待这一问题，档案馆应予以高度重视，积极采取相应措施，在各入馆单位档案文件的软硬件平台方面，予以最大化统一。印发统一、标准的数据库电子目录结构及交换格式，对于案卷级、文件级的目录结构类型，字段名称、长度，做出具体的规定，以此规范数据格式，确保信息的准确、有效性。

作者：侯涛侯波单位：白山市委党校白山市交通运输局浑江分局

第二篇

一、当下医院数字化档案建设中存在的缺陷和不足

（二）信息的存储载体也给档案数字化的完整有效性带来了一定影响当下的信息存储载体多以光盘、硬盘等为主，这些存储载体容易受到外界的影响伤害，如物理划伤、灰尘污染、温度和受潮等，信息存储载体受到伤害后极容易使载体内所存储的信息也受到伤害，造成数据的丢失或损坏，有时甚至难以修补，造成信息文件的丢失，因此数字信息的存储载体的不稳定性也同样会给档案数字化的完整有效性带来了一定影响。

（三）建设医院数字化档案，在系统的开发和应用上仍需加强医院数字化档案建设是一项长期、浩繁的工程，需要不断的开发、完善和改进。为了使数字化档案能够得到更广泛的开发和更便捷的利用途径，仍需要在系统的开发应用上加强力度，在医院内有重点、有选择的对医院的档案分层次、分阶段的进行数字化，以达到更加高速、高效的档案管理目的。

（四）完善医院档案数字化建设，资金的投入也是个问题不论是什么项目的建设，都需要资金的投入来维持和发展。在进行医院数字化档案建设时，也需要充足的资金作为发展的保障。如医院的设备引进、操作人员和医护人员的培训等都需要大量的资金消耗。但是如果投入大量的资金到数字化档案建设上也是不现实的，因此就需要我们在如何运筹投入资金上多做斟酌、多做探讨，有限的资金需要合理的分配、合理的利用。

（五）数字化档案管理需要专业的管理人员，管理人员的素质高低对数字化档案管理也存在巨大的影响数字化档案管理是信息技术发展的产物，其管理也需要具备一定专业素质的人才。当下医院的一些档案管理人员多为科室职员的兼职担任，在专业素质上存在很大的欠缺，而档案管理人员的业务素质对于数字化的档案建设存在的巨大的影响，档案管理人员不仅需要对电子信息技术的熟练操作技能，更需要对当下的网络发展趋势和潮流做出正确的反应，因此，建设一支高素质的专业数字化档案管理队伍，对于医院的数字化档案管理十分重要。

二、完善医院数字化档案建设的一些对策

（一）为提高档案信息的安全可靠性，需要采取有效的措施当前的网络安全管理以防火墙、信息加密等安全防护手段为主，这些手段在保护我们数字化的档案信息上同样重要，为保护档案信息的安全，需要我们建立一套的网络防护体系，对信息资料的备份也是不能忽视，把档案信息备份好了，即使数据库内的信息受到破损，也能够恢复回来，这样档案信息的安全性就得到了很大的提升。同时，即便建设起来数字化的档案管理系统，也仍旧需要纸质的档案存根，这样栓关起下的档案信息管理，更加能够确保档案信息的安全可靠性。

（二）严格遵循《电子文件归档与管理规范》的要求，以加强档案信息存储的安全性和稳定性信息的存储载体得不稳定性会给档案数字化的完整有效性带来了一定的影响。因此，我们在选择存储载体时应当充分的考虑各种存储载体的性能、寿命和信息保护能力等因素。根据国家质监局颁布的《电子文件归档与管理规范》，档案存储管理的载体采用优先顺序为：只读光盘——一次写光盘——磁带——可擦写光盘——硬磁盘等。如果是需要作为长期归档保存的信息文件不能够使用软磁盘作为存储载体。因此，医院的档案部门应当严格遵循国家《电子文件归档与管理规范》的要求，选择品质优佳的存储载体，以确保存储信息的安全性和可靠性，并要对保存这些档案资料的环境、温度、湿度等进行专业的调选，同时还要科学、定期的对存储信息进行维护、转存和检测等，以加强档案信息存储的安全性、稳定性和可靠性。

（三）逐步有序的加快纸质档案的数字化建设工程，不断开发数字化档案功能、提高数字化档案质量将医院多年来所积累下的纸质档案变为数字化档案是医院数字化档案建设中的一个重要的环节，是一个极为浩繁的工程，不能急于求成，也不能不温不火。数字化档案建设的根本目的是方便和利用，而不是单纯的将纸质档案变为数字化档案，因此，我们应当，分清主次轻重，有重点、有选择的对医院的档案进行分层次、分阶段的数字化，吸取以往的经验，借鉴其他医院的优秀成果，不但开发、不断发展，不断提高自身数字化档案的质量。

（四）资金是建设的有力保证，数字化的档案建设需要领导的重视和合理的资金投入医院的数字化建设需要领导的重视，需要合理的资金投入来支撑。有了领导的重视，医院的数字化档案建设就能够被列入医院年度考核，发展资金也就有了着落，有了发展的资金，合理的利用也十分重要。资金的使用应当极力杜绝闲置和浪费，首先，在购置信心存储载体时，要优先选择质量优佳的产品，避免以后的反复更换而造成的浪费；其次，在设备引进方面，对于那些使用较少，并无必要的设备应当暂时不予引进，可采取租借的方式来避免设备闲置造成资金和空间的浪费。建设需要资金，资金的使用要求合理，只有这样，才能不断推进数字化档案的建设。

（五）建设一支高素质的专业数字化档案管理队伍，对于医院的数字化档案管理十分重要档案管理人员的业务素质对于数字化的档案建设存在的巨大的影响，因此建设一支高素质的专业数字化档案管理队伍，对于医院的数字化档案管理十分重要。医院可以从企业内部中挑选一些职员进行专业的数字化档案管理技能培养，训练他们熟练操作计算机的各种技能和档案管理系统的操作，这样，就能够培养出对医院本身具有了解，同时具备高素质的数字化管理技能的复合型人才，建立起一支高素质的专业数字化档案管理队伍，为医院的数字化档案建设提供有力的保障。

作者：陈艳单位：临沂市中医医院

第三篇

1高校档案数字化建设的重要性

1.1增加档案服务的质量与水平在过去纸质文件管理年代中，对档案进行管理的方法主要使用物理管理方法，其重要工作的内容属于比较简单且机械的劳动形成，并且对档案管理过程中红，大部分处于“重藏轻用”状态中，在一定程度上可对档案的开发与利用造成限制的影响。但是伴随踏进数字化时代，使用计算机以及档案管理方面的各种软件对档案开展有效的管理，可以确保其全部过程可以准确和迅速，不仅减少人力物力的投入，同时还增加了工作效率，并且推动档案工作从主要采取手工操作转变为过去目前的自动化操作，增强档案工作具备的现代化性质。从高校方向来说，对档案信息进行数字化建设后，学校每个部门均能够在校园网和局域网的帮助下，实时且正确地获取信息，能够根据每个部门的需要对材料进行组织，及时传输至相关机构，进一步充分发挥重要的作用，能够大程度上增加高校档案在服务方面的质量与水平。

1.2增强档案利用率近年来，我国的高校不断进行扩招，由此形成高校档案馆出现馆藏量越来越大的现象，而其中学生的学籍档案变化最大，其数量非常多以及时间久远。对此，目前我国的高校必须使用合适的方法，科学地处理好继承和发展创新两者之间的关系，不断增加档案的利用率，进一步推动高校改革发展速度。可是我国当前大部分高校档案馆对档案进行保管和利用的水平比较低，在一定程度上对高校档案事业发展产生了不利的影响，由此建立数字化档案是高校进行改革重中之重的内容。

2高校档案数字化建设的措施

2.1提高高校进行数字化档案建设的资本投入我国当前的大部分高校并没有充分认识到对档案开展数字化建设的重要意义，由此造成学校对其资金投入不足，从而致使高校档案馆对外资源的开放和共享范围极其小。而对档案进行数字化建设中需要使用到的资金，大部分主要用在软件与硬件设备两个方面中。但是科学技术一直处于变化发展的状态中，由此形成软件开发也不断发生不变化，电子产品的更新时间越来越短，根据这些现象，高校在档案进行数字化建设上资金的投入也必须合理变化，需要按照实际开展上下调整，符合时展的潮流。

2.2保障数字化档案信息的安全性科学地建立一个档案信息安全防护的体系，可以对数字化档案信息的安全提供保障。另外，学校还需要给网络管理人员开展相关的课程培训，防止违法操作和另外人员登录情况的出现，另外对系统开展合理的检查与维护，有效地将安全隐患处理掉。面对当前全球数字化的现象，对数字化档案进行管理也必须具备数字化的特点，持续学习现代化管理观念与措施，坚持增加业务的学习和创新两方面的能力。经过上述的方法，可形成高校对档案进行数字化建设得到创新，一直处于突破的状态中。

2.3建设一支具有专业化高水平的管理队伍高校每个级别的管理者均需要全面认识到高校对档案信息进行数字化建设的重要性及其作用，然后将对档案信息开展数字化建设作为高校改革内容当中不可缺少的内容，另外高校的考评体系内容中也需要增加对高效档案工作进行考评的内容，与此同时还需要构建并完善一套合理的管理制度。另一方面，按照学校实际的情况，恰当地对人员开展配备工作，必须分配管理合适的人员对高校数字化档案建设进行相关的管理。其次，学校领导必须对人员的工作开展科学的分配，需要达到工作人员不仅可以专人专岗，同时还能够分工合作以及随时都可以开展合适的工作调度的效果。而传统档案的工作人员，对其开展合适培训，推动可以尽可能快速符合新发展形成的要求，充分学会有关的技能。

2.4档案开展数字化建设的规划合理高校需要按照学校具体的资源分配情况，其建设必须要具有计划性与合理性。在档案信息处理过程中，必须有选择性地对其开展逐步的数字化建设。另外，合理使用兼职档案员数量大以及范围广的有利条点，对其开展有效的业务学习与培训活动，同时在前端控制以及全程管理的帮助下，合理地把每个部门当中价值较高的档案信息开展适合的数字化建设。而实际工作过程中，每个档案工作人员都必须具备积极性与前瞻性，以确保档案信息完整和安全作为基础的前提下，给档案数字化信息体系当中的整体完整性和健全性提供一定的保障，避免信息丢失现象的出现。综上所述，对高校档案开展数字化建设的意义重大，相关部门必须高度重视，使用合适且有效的方法对其进行相关的建设工作，从而服务于高校的建设发展，推动其发展的速度。

作者：马东薇单位：北华大学吉林省吉林市