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公立医院建设项目档案管理效果

2021/09/26 阅读:

公立医院建设项目档案是医院项目建设过程中形成的,经鉴定、系统整理并归档具有查考利用价值的项目文件,包括项目前期文件、勘察设计文件、施工文件、竣工图、监理文件、竣工验收文件等内容。跟踪审计是对建设项目实施过程的合法性、真实性、规范性进行审查、监督的一种审计模式,是对建设项目从立项到竣工验收的全过程审计。近几年来,全过程跟踪审计已经在建设项目管理中得到普遍应用,并取得了一定的效果。但是,在公立医院建设项目档案管理工作中还存在很多问题,导致公立医院建设项目档案归档不及时、收集不齐全、管理不到位,严重影响建设项目档案管理质量和有效利用。基于此,如何借助跟踪审计这一管理方法促进建设项目档案管理,已成为医院档案管理工作者探讨的新课题。

一、当前公立医院建设项目档案管理存在的问题

1.缺乏对建设项目档案工作的重视,档案意识淡薄(1)多数参建单位只关注工程建设,忽视建设项目档案的管理,有的甚至没有安排工作人员负责项目档案管理工作,致使项目文件不规范,也没有及时整理和归档,影响建设项目档案的真实性和完整性。(2)医院建设项目主管部门缺乏档案管理意识,认为只要抓好工程质量,保证项目建设顺利完成,通过竣工验收,档案可以过后慢慢整理,因而不重视项目建设过程中档案的收集、整理等工作。(3)医院档案管理部门缺少与各部门的沟通,对建设项目情况不了解,没有及时在项目建设过程中进行档案管理工作的指导和监督,没有提出档案管理要求,导致项目档案管理工作不能与项目建设管理实现同步,容易造成项目文件丢失、毁损,不能保证项目档案的齐全和完整。2.缺乏完善的建设项目档案管理制度大多数公立医院没有建立建设项目档案管理制度和业务规范,没有明晰各部门的管理职责和工作流程,也没有提出项目文件的收集、归档范围以及整理要求,在项目档案工作中无章可循,无据可依,不利于建设项目档案的科学化管理。3.建设项目档案归档滞后、收集不完整、管理不规范由于各部门缺乏对建设项目档案重要性的认识,再加上没有制度约束,没有奖惩条款制约,导致公立医院的建设项目档案收集困难,出现项目档案归档不及时、收集不完整、管理不规范等问题。有的建设项目已竣工验收多年,项目档案资料仍分散保管在各部门,没有移交到医院综合档案室统一管理,严重影响建设项目档案的安全保管和后续的有效利用。

二、基于跟踪审计的公立医院建设项目档案管理对策

1.加强档案工作的组织领导,提高全员档案管理意识针对各部门对建设项目档案工作不重视、档案意识淡薄的问题,要从根本上加以改进。(1)公立医院作为建设单位,要认识到建设项目档案的重要性,把档案管理工作列入项目规划和管理中。在与参建单位签订的合同中要有专门的档案管理条款,明确项目文件的管理责任,对项目文件的形成、收集、整理提出要求,将项目文件是否按要求整理、归档作为项目验收的前提条件。(2)加强档案工作的组织领导,配备专职或兼职项目档案管理人员,建立各参建单位档案人员网络体系,明确各方的职责。(3)加大对建设项目档案工作重要性的宣传力度,提高项目工作人员的档案管理意识,从源头做好项目档案管理工作。2.加强制度建设,完善建设项目档案管理制度和业务规范完善的管理制度是做好建设项目档案工作的关键。跟踪审计工作方案中强调内部管理机制的建立和完善,要求制订各项严格的规章制度、系统的人力资源管理体系和严格的操作规程。因此,公立医院应结合跟踪审计及国家对建设项目档案管理的法律法规,制定建设项目档案管理制度及奖惩条例,明确组织领导及各部门的管理职责,提出档案管理流程、文件规范格式及归档要求,为对建设项目档案工作进行有效监督提供依据,确保医院建设项目档案工作规范化。3.加强过程控制,提高建设项目档案质量跟踪审计的目的是规范项目建设过程中的管理行为。医院应结合跟踪审计对整个建设项目的全过程监督,将关口前移,对建设项目档案形成、归集过程进行质量把控。从传统的竣工验收后收集项目档案转变为与建设前提出文件形成的质量要求及收集范围、建设中进行监督指导相结合。医院档案部门要在项目建设过程中加强现场管理,对项目资料的收集、整理进行检查指导,及时发现、纠正项目文件形成过程中出现的问题,提高项目文件形成的质量。4.创新管理模式,促进建设项目档案提质增效近几年,国内建设项目管理模式逐渐多样化,比如工程总承包(EPC)建设模式、第三方代建模式等。与传统模式相比,在EPC建设模式和第三方代建模式下,对项目资料的收集、整理、归档管理更需要精细化、标准化、规范化。档案管理部门要不断探索,创新跟踪审计下建设项目档案管理的新思路,建立与之相适应的管理模式。医院应与总承包单位、代建单位做好建设项目档案技术交底,指导项目档案管理相关人员熟悉掌握项目文件编制及项目档案管理要求,从源头保证建设项目原始资料的真实可靠,确保项目档案质量符合规范要求,促进建设项目档案提质增效。

三、基于跟踪审计的公立医院建设项目档案管理效果

为有效控制工程造价、保证工程质量、提高资金的使用效益,从2016年开始,笔者所在医院对大型的建设项目开展跟踪审计。研究表明,开展建设项目跟踪审计,使建设项目档案管理效果提高显著。1.有效缓解建设项目档案收集难问题建设项目档案收集难是大多数公立医院都存在的问题。从项目立项、施工到竣工过程中形成大量的项目文件,却因为项目工程周期长、涉及部门多而难以收集完整。我院通过开展跟踪审计,完善工作制度,规范管理流程,医院档案人员提前介入对项目档案工作进行监督、指导,做到基建项目档案的收集、整理工作与施工进度同步,从而使档案收集难问题得到有效缓解。2.项目档案管理质量显著提高由于大多数参建单位及医院管理层对建设项目档案不够重视,在项目建设过程中对档案疏于管理,导致竣工验收后收集的项目档案出现不完整、不规范现象。我院通过开展跟踪审计,将审计监督、咨询贯穿建设项目的全过程,对工程项目各环节进行实时跟踪,及时发现项目管理中存在的问题,督促各部门加以整改,进一步促进了项目档案的规范化管理,项目档案管理质量有了显著提高。3.信息化技术的运用,提升了建设项目档案管理效率随着信息化技术的不断发展,建设项目中非纸质载体的项目文件不断增加,传统的依靠人工收集、整理和检索的管理模式已经无法满足建设项目档案管理的需求。我院运用信息化手段,凭借数字化技术,推动建设项目档案管理工作达到一个较高的水准,提升了建设项目档案管理效率。

四、结语

综上所述,跟踪审计不仅能更好地控制和节约建设项目成本、堵塞漏洞、防范风险,对促进项目档案的收集、整理、归档等管理也有明显的效果。一是强化前端控制,通过把管理和控制的重心前移,及时发现和纠正建设项目档案管理出现的问题,解决了传统的竣工后统一收集档案存在的一些弊端,提升了建设项目档案管理控制的有效性。二是通过对项目建设各环节实施全过程监督,促使项目档案管理规范化,确保建设项目文件的形成符合档案管理要求,提高项目文件质量。三是通过对建设项目档案的检查指导,促使各部门增强档案意识和责任意识,主动作为,实现建设项目档案精细化、科学化管理。由此可见,在跟踪审计环境下,通过建章立制、加强监督指导,项目档案管理的完整性、系统性、规范性等方面都得到显著提升。

参考文献

1.柴隆.全程跟踪审计在医院基建管理中的应用.会计师,2011(5).

2.王亮亮,徐春梅,陈剑锋.浅论医院建设项目档案管理.医疗卫生管理,2016(1).

3.王艳.医院基建档案科学化管理对策研究.城建档案,2020(7).

作者:余洁 余廉 李艳萍 黄毅 单位:广西壮族自治区江滨医院

公立医院建设项目档案管理效果

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