您现在的位置: 新晨范文网 >> 企业管理 >> 档案管理论文 >> 正文

科技创新促进档案管理工作高质量发展

2021/08/05 阅读:

摘要】科技创新是促进档案管理工作高质量发展的重要维度之一,有重要助推作用。论文从当前档案管理工作面临的痛点问题,以及科技创新促进档案管理工作高质量发展的生成路径等几方面展开解析,还原其应有的学术机理和逻辑架构,为科技创新助力档案管理工作高质量发展提供新的理论和实践支撑。

关键词】科技创新;档案管理工作;生成路径

1引言

档案管理工作的基本内容是对各部室文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行监督和指导;集中统一管理各种门类和载体的档案资料;做好档案利用服务工作,编制档案检索工具,积极提供利用;开发档案信息资源,编研参考资料,为领导决策、机关建设服务;做好档案统计工作,按规定报送上级部门和自治区档案局;办理领导交办的其他有关档案业务的工作。

2当前档案管理工作存在的痛点问题

2.1归档工作不健全

当前档案管理工作还存在一些不科学、不合理的状况,制约了档案工作的高质量发展。突出的问题是归档率比较低。一些重要的档案信息,数据资源没有注意记录保存,甚至没有归档。反映出归档工作不健全。

2.2档案利用率不高

当前档案的利用率过低,和现实需求存在差距。产生此种倾向的诱因,主要是在档案公安工作中各环节缺乏有效衔接,无法从本质上实现统筹安排。从科技创新的角度来说,对档案管理工作提出了更新更高的要求,提高对软硬件设施的契合度和适应性,才能保证档案信息化的有序推进。当前,这方面工作仍然存在缺陷。科技创新工作进展缓慢,对此相适应的档案管理模式和服务体系还没有有效构建。

2.3档案呈现分散管理模式

很多单位都认为分散管理模式更为快捷和便利,甚至很多人员想把科技档案成果占为己有,很多档案文件分散在各个部门甚至各个人员手中。从属性上看,这样的分散管理模式会导致档案的关键信息被篡改或被遮蔽,导致档案内容的可信度降低,威胁档案管理工作的健康发展。

2.4没有相应的法律支撑

当前档案管理法制建设比较薄弱,还不适应现实生活和工作的需求。档案管理工作还缺失相应的法律支撑和制度保障。

2.5单位领导重视不足

纵观当前的档案管理工作,部分单位的领导重视不足,没有认识到档案管理工作的战略牵引作用,档案管理效能被严重制约。由于单位领导重视不足,资源投入和组织保障都相应滞后,无法使档案管理工作的效能得到充分发挥。

2.6管理模式和时代要求脱节

梳理当前档案管理工作的现实,我们会发现很多地区和单位的档案管理工作还处于比较原始的状态。很多档案还处于完全保密状态,很难发挥更好的助力作用。管理模式相对原始和滞后,无法满足时代的需要,无法及时跟上时代的步伐,很难发挥应有的功用。

3科技创新促进档案管理工作高质量发展建设的生成路径

3.1加大科技创新的融入力度

在当今这个科技发展日新月异的时代,科技力量日益融入档案管理工作。科技创新日益要求与档案管理进行有效整合。内凝外联,实现整体推进。在档案管理工作中,应该加大融入科技创新的力度。从另一个角度讲,归档比较复杂,借阅查询也需要花费大量时间,这都需要引入科技创新。加大科技对档案管理工作的改造力度,实现数字化查阅,进一步推动档案管理工作的规范化和标准化。

3.2实现档案资源的共享

在互联网时代做好档案管理工作越来越重要,它不仅要求传统的进行相应的技术重复,而是需要构建互联网档案查询平台,实现虚拟网络和档案管理的有效融合,创造出新的发展业态和管理范式。我们要将科技创新的积极成果引入其中,档案管理工作已不再是各个单位的自主项目,而是要转变为全社会的重要服务内容,要求资源共享。科技创新可以为档案管理工作提供全方位的科技支撑和技术平台。为实现档案的共享提供了有利条件,能满足新时代对档案管理工作的新要求。

3.3加强档案管理的网络化应用建设

实现档案资源的共享,就要促进档案管理的科技创新改造,加大档案的网络化应用建设力度。随着新时代的到来,必须要提高其内在的信息化水平,推进信息化档案建设,有助于更好地实现资源共享和查询以及利用工作。为推进网络化建设应用力度,我们可以做到以下几点:①通过信息查询软件来保证档案信息的快捷查询。信息查询软件的构建是档案数字化网络化的一个重要路径。只有科学地使用信息查询软件来助力使用者的快速便捷查询,才能挖掘出档案的潜在价值,更好地实现管理效能和使用效能。②完成对档案的信息化处理。通过对档案的信息化编制处理,助力档案管理工作的内涵式发展。注意在进行信息化处理时,要以网页的方式生成,保证档案信息成果的可靠性和可视化。③要不断拓展信息化的升级路径。当前要着重对档案管理进行数字化改造和网络化升级。数字化升级是需要多维构建的。例如,网络技术平台的搭建,档案管理数据库的搭建和档案信息检索系统的营造等。不断拓展信息化的升级路径,可以更好地赋能档案管理的高质量发展,从而为档案管理提供技术支撑。

3.4提升档案管理人员的信息化管理水平

提升档案管理人员的信息化管理水平,首先要注意提升档案管理人员的服务质量和服务效能。这对档案管理人员的专业素养和工作效能提出了更高的要求。在我国网络信息技术不断推进的今天,随着档案管理工作网络化的大规模普及,结合当前的档案管理工作实际需要,要求档案管理人员熟悉相关的管理规定,具备更丰富的专业知识,练就更扎实的专业技能。因此,要强化对相关人员的业务培训,创新培训形式,丰富创新内涵,发展创培路径,可以利用网络研修、外出交流学习等,增强人员服务和管理意识,保证服务质量的提升与管理效能的释放。此外,还要注意提高档案管理人员的专业水平。档案管理的数字化升级需要档案管理人员具备更高的专业能力和水平,要加强对档案管理人员的培训,提高其专业业务技能和综合工作素养,制定和完善相应的考核制度。定期或不定期地进行考核,保证在档案管理岗位上每一位工作人员都具备较高的专业素养。在保证档案管理质量的基础上,促进档案管理工作的顺利开展。同时,企业要将选拔制度和技术培训结合起来,在人员招聘上首先要选择技术能力过关、能够适应档案管理岗位需求的工作人员,还要具备细致谨慎负责的工作态度,在遵守单位相关制度规范的基础上,明确自身工作职责。档案管理人员要明确分工,将责任落实到人落实到岗,对于在岗人员要定期对其进行档案管理知识考核,培养其正确的管理技能。

3.5保证科技创新档案管理的进程化

现代的工作要求和经济环境传统。纸质档案管理工作已经不能满足发展的需求。要通过建立科技电子化档案来保证档案管理工作效率的提升。档案管理人员应该建立完善的档案管理服务平台和管理体系,通过标准化、规范化的管理,形成一个高品质的档案管理资源网络系统,最终实现档案管理的智能化、现代化、网络化、标准化发展。此外,还要积极建立档案管理数据库和多媒体数据管理体系。通过数据库的打造和数据管理体系的锤炼,助力档案管理的可视化检索和高标化使用。最后再进行档案管理、收集,归档时还要严格落实相关制度,确保档案的安全管理效果,提升档案管理的现代化水平。

3.6使用科技创新促进档案管理的体制机制完善

科技创新日益要求档案管理的体制机制升级完善,这是在科技创新境遇下搞好档案管理工作的题中应有之义。当前要着重完善档案管理的检索机制、保管机制和电子端口对接机制,要设立电子统计台账,建立信息化的档案管理细则。通过档案管理信息查询系统,以大数据处理和云计算为相应的技术支持,搜集整理档案的使用热点、使用痛点和档案管理的工作盲区,从而更好地完善档案管理的长效工作机制。

3.7搭建档案管理云计算信息处理平台

云计算技术对新时代档案管理工作起到重要的支撑作用。当前档案管理工作要突出数字化技术的优点。根据当前档案管理工作的内外环境和工作需求,我们应该积极搭建档案管理云计算信息处理平台。根据用户的操作指令,使用网络技术搜索引擎等搜集大量的信息和资料,用虚拟的语言形式将档案资料推送给用户,而实现档案资料的共享。建立云平台可以及时更新信息,实现资料的快速共享和传播,提高检索档案和档案管理的便利性。

3.8强化档案管理的网络安全建设

档案管理的网络化、信息化、数字化建设的一个重要特征就是资源共享、网络共享和信息共享。网络安全建设是不容忽视的,要想实现档案管理的网络安全建设,就必须强化网络下的软硬件建设。要加强网络监管力度,打造能够抵抗高风险的网络系统,实现信息内容资料数据等的安全防护,继而规避各种风险漏洞,推进数字化档案的有效使用。

3.9推动档案管理手段创新

新时代的档案管理工作需要推动档案管理手段的创新和发展。结合实际工作需要,助力各项工作的规范化、标准化,推动档案管理手段创新和升级能够使各种现代化设备和工具更便捷地应用于档案管理工作。例如,在内部网站建设上增设档案管理网页,实现档案资料的共建共享,可以使使用者高效检索档案信息。同时借助信息技术来归档和处理电子文件,提供在线咨询和交流服务,实现档案价值的深入挖掘和集中呈现,依托于丰富化、多样化的服务手段,提升档案管理水平的同时,可以充分发挥档案管理的应有效能。

3.10优化创新档案管理人才培养模式

结合当前实际,除了引进先进技术和设备外,还要注重档案管理人员素养的培育,在扎实专业技能的基础上,具备较强的创新意识和创新能力。为达成此目标,应定期组织技术人员培训,注重先进的档案管理技术手段,提升档案管理的现代化技术水平。管理人员要树立团队意识和协作精神,相互借鉴学习共享工作经验,充分发挥现代化信息技术优势,推动档案管理工作的扎实开展。同时要注意政策和资金的倾斜力度,强化档案部门职能,确保有的放矢地展开工作。

4对于科技创新促进档案管理工作高质量发展建设的新思考

4.1档案管理人员要及时更新理念

在当前的技术信息社会,工作人员必须及时丰富和更新自身的工作理念。唯有如此,才能适应变动的工作需要。树立“现代化”观念,理念是行动的先导,理念也是一面旗帜。理念是方向,理念是形象。只有树立正确的理念才能激发工作动力,激发自身的工作责任感、价值认同感和岗位认同感。

4.2档案管理人员应加强学习

当前是知识经济时代,也是学习时代。我们只有加强学习,具备实践性的创新思维能力,适应变动的工作现实,提升自我综合素养,才是适应科技创新型社会的需要,才能更好地做好档案管理工作。

4.3档案管理人员的工作思路要创新

科技创新促进档案管理工作高质量发展还必须要注重档案管理人员的工作思路创新。工作思路创新不仅是一种思维能力,也是一种实践能力和情境能力。新时代要求我们不能再满足于过去原始的工作思路和思维模式,要转变思维方式,要意识到自己的岗位是一个价值转换的岗位,自己是链条中的关键一环。我们不仅要提供信息的查询,还要提供一种价值的重构。除此以外,我们自身的功能定位也应该发生切实转变,做好智囊团和后备军的作用。决策者提供重要的参考依据,帮助有关人员便捷有效地查询档案,推动各方面工作的有序推进。注意工作思路创新的档案管理人员就能知道本岗位未来适应科技创新型社会必须具备的素养和能力,也就是档案管理人员需要在科技创新工作理念的指导下,不断学习档案管理工作模式创新相关的新知识和新技能。例如,档案管理的电子化、信息化的理论知识,还有数据档案系统搭建或平台构筑技术。同时,科技发展的日新月异,也要求档案管理人员保持相应的学习进度,不能固步自封甚至是原地踏步。档案管理岗位应该成为一个学习型岗位、服务型岗位。只有在学习中,档案管理人员才能始终立于不败之地。

4.4档案管理人员要注重工作手段创新

档案管理人员还要注重工作手段的创新。换言之,就是档案管理人员必须使传统的纸质档案管理转化为信息化、系统化、数据化,无论是何种类型或者形式的档案都要进行数字化升级和转型,只有进行这种升级转型,才能具备可控化、标准化管理的可能。只有具备了可控化、标准化管理的可能,我们才能为创新工作手段深化工作内涵提供物质前提和基础条件。当前档案管理的诸多工作细节都已经与科技创新进行了深度整合。我们在档案管理工作当中也可以引入搜索引擎式思维,最大限度地保证档案资源的电子化和信息化。不断升级档案管理信息系统,保证档案进行实时的采集、存储、汇总、筛选、分析、使用。

4.5档案管理人员要树立团队意识和协作精神

当前的档案管理工作更需要各职能部门档案管理人员统筹协调,通力配合,形成工作合力,更需要档案管理人员树立团队意识和协作精神。档案共享的信息流其实也是人才流、资源流的整合和再造。在这个当前信息化技术支撑下的工作环境中,要想发挥信息档案资源最大的共享效能,就应该搭建一种跨平台、跨区域的交流机制和协同机制,达成全要素保障。科技创新工作赋予了档案管理工作以新的效能和新的含义,但管理人员要不辱使命,不负重托,就应该更加快速地提升自我综合工作素养,熟悉掌握各种现代化应用手段,特别是要掌握档案管理的电子化、信息化的理论知识,还有数据档案系统搭建或平台构筑技术,转变工作意识、工作态度和工作作风,提升职业认同感和价值向心力。依托技术手段的同时切实转变自身的岗位角色,打造服务品牌和标杆,提升服务质量。总之,科技创新促进档案管理工作高质量发展有诸多的发力点,需要我们以后细细品味、揣摩加以利用。

【参考文献】

【1】白秀琴.新时期高校档案管理创新体系建设研究[J].中小企业管理与科技,2014(1):58-59.

【2】李乃英.浅析档案的现代化管理[J].教学与管理,2001(2):13-14.

【3】赵晏.探讨信息时代下档案管理工作的创新[J].科技创新导报,2012(35):195-196.

作者:姜海龙 单位:四平市教育科学研究所

科技创新促进档案管理工作高质量发展

2021/08/05 阅读:

推荐度:

免费复制文章