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机关事业单位档案管理工作规范化标准化

2021/08/02 阅读:

摘要:近年来,办公OA自动进程的加快,以及新时期机关事业单位档案管理现代化发展,推动了档案管理规范化、标准化进程。本文分析了“规范化”“标准化”概念内容及其内部关系,提出机关事业单位档案管理工作的内在逻辑、原因、原则及要求,并提出机关事业单位档案管理工作规范化、标准化的具体对策措施,对推进新时期机关事业单位档案管理工作具有积极的现实指导意义。

关键词:档案管理;规范化;标准化;事业单位

概述

近年来,办公OA自动进程的加快,以及新时期机关事业单位档案管理现代化发展,推动了档案管理规范化、标准化进程。《档案数字化外包安全管理规范》《档案资料目录报送方案》《机关档案工作业务建设规范》等规范性文件陆续颁布,《党政机关电子公文归档规范》(GB/T39362-2020)、《文书档案案卷格式》(GB/T9705-2008)等国家标准、行业标准相继出台,档案工作规范化、标准化体系轮廓初现,也催生了档案工作规范化、标准化理论研究和实践探索。

1“规范化”“标准化”概念及其关系分析

根据《标准化法条文解释》,“标准”被界定为:对重复性事物和概念所做的统一规定。标准是以科学、技术,以及各个领域的实践经验作为基础,并经多方协商、一致,由主管部门或机构批准,以专门的方式对外公布,使其成为各方共同遵守的准则和依据。例如《档案法》《档案法实施办法》《机关档案管理规定》等的陆续颁布和实施,都使档案管理迈入更加规范的范畴之中。[1]这其中,就涉及“标准化”,即,档案管理的执行标准、制定标准、研究标准,甚至包括后期的修改及补充标准等。档案规范化管理最终落到制度层面,强调在档案管理过程中体现档案管理者的价值,并最终通过业已出台的各项档案管理规范等规章制度,实现档案管理标准化[2]。

2新时期机关事业单位档案工作规范化、标准化内在逻辑及原因

机关事业单位档案管理工作的规范化和标准化,突出强调要实行档案的集中统一管理,由传统的重经验,朝着更加注重制度、规范和标准的科学管理转变,适应新时期信息化、数字化档案管理要求[3]。

2.1档案集中统一管理

根据《档案法》第四条之规定,我国的档案管理体制坚持的是“统一领导、分级管理”的原则,以确保档案“完整”“安全”。具体到实践中,主要表现在由国家设立统一的档案管理机关(档案局),实行分层(省、市、县级)档案局对其所属辖区内档案进行监督、检查及指导。而其他具体的机关、事业单位和企业、团体等形成的具有保存价值的档案资料,则需要按照相关规定、标准集中向档案室、档案馆移交。因此,新时期机关事业单位档案规范化、标准化管理是落实“统一领导、分级管理”的重要体现,从而有效规避部门、行业各自为政,影响档案管理效率[4]。立法部门、行政机关以及部门出台统一的规范、标准,以此来统领全国、各个行业档案工作,从而使我国档案管理工作更加规范、有序。

2.2档案由经验管理向科学管理迈进

随着经济社会的发展,以及社会各行各业的进步,只有实行科学管理,才能更好地揭示机关、事业单位档案活动的客观规律,从而提炼出同类档案业务的基本特征、规律,将日常档案管理工作程序、工作方法上升为档案管理工作标准,从而用“标准”“规范”的形式将其固化下来,实现机关事业单位管理由传统依靠经验管理为主的“人治”,向依靠规范标准管理为依据的“法治”,从杂乱、繁琐向统一规范、简单化管理迈进,极大地提升档案管理工作效率。

2.3档案数字化、信息化管理需要

随着计算机信息技术的发展应用,以及信息化、数字化时代的到来,计算机、大数据、云计算、档案管理专业软件等先进技术纷纷投入到机关事业单位档案管理领域。在信息化、网络化快速发展的时代背景下,只有通过标准、规范的制定和实施,才能有效约束数字化、信息化管理背景下的机关、企事业单位档案管理行为,防止出现“信息孤岛”,从而实现档案信息资源的广泛共享,发挥机关、企事业单位档案价值最大化。

3新时期机关事业单位档案工作规范化、标准化原则及要求

新时期,做好机关事业单位档案管理的规范化、标准化,既要坚守档案原貌这一底线,也要把握经济适用导向,将各项成熟的档案管理信息技术应用到档案管理中,为规范化、标准化提供技术支持和保障。

3.1维护档案原貌

机关、事业单位档案规范化、标准化不能脱离档案的基本特征,即,档案工作的完整性、原始性[6]。机关、事业单位档案工作的一切前提和基础都要围绕“真实”“原始”,要保证记载于档案中的只字片语不能有改动。例如,根据《电子公文归档管理暂行办法》中就要求在机关事业单位在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志,以保证电子公文“真实性”,完整保留电子档案的“背景信息”,使其体现档案的本真、原貌。

3.2经济适用导向

经过各级档案管理部门鉴定,纳入归档范畴的档案资料,需要对其进行永久或长期保存。随着机关事业单位职能的履行,长久保存的档案资料会越来越多,因此,在制定和落实档案规范、标准时,既要本着长期保存原则,也要结合档案领域实际,从经济、社会、科技等方面考量,制定并实施技术可行、经济适用的档案管理标准、规范。

3.3应用成熟技术

将先进技术应用到档案管理中。如,档案数据存储用LTO磁带应用、纸质档案数字复制件光学字符识别技术、电子档案存储用可录类蓝光光盘技术、缩微摄影技术、档案修裱技术、缩微胶片数字化技术,等等。避免因使用淘汰或不稳定的技术、载体,导致后期管理的不必要支出。

4新时期机关事业单位档案工作规范化、标准化对策措施

4.1基础前提:公文制发

具体来说,既要注重机关、事业单位公文文种的规范应用,格式的规范选择,以及标题、正文等行文规范。也要选用规范、标准的公文纸张,幅面规格要标准、统一、规范,符合公文制作的相关规定和要求。公文排版、装订格式要符合规范要求。公文主送、抄送单位要准确,字迹,甚至是笔墨选用要符合要求,草拟、缮印等公文要规范,高质量的公文制发是确保机关、事业单位档案管理规范化、标准化的前提和基础。

4.2关键环节:“以我为主”立卷原则

应从实效性、责任性和完整性等三个方面落实“以我为主”的立卷原则。首先是时效性要求。要以现阶段公文任务完成为基础,待公文任务完成后,方可对其立卷归档。其次是责任性要求。根据机关事业单位工作职责,明确机关事业单位的立卷归档重点,减少不必要的重复归档或信息冗余,为提升档案利用效率奠定基础。再次是完整性要求。在“以我为主”的原则基础上,维护机关事业单位档案“全宗”标准,将同类、具有内在联系的文件资料组卷在一起,确保立卷归档的完整性,规范化和标准化。

4.3有效途径:利用计算机管理

随着信息技术的发展,要将计算机管理应用到机关、事业单位档案管理中,为档案规范化标准化管理提供可靠技术支持和保障。具体来说,就是要利用计算机技术,建立规范化、标准化档案数据库,做好档案著录,用“关键词”替代“主题词”,简化档案管理质量和效率。具体就是从机关事业单位公文题名或文件名称主题中,归纳出揭示档案主题内容的词汇、关键词的标识,然后将其输入到计算机,实现批量管理。

4.4重要保障:严格执行标准化、规范化流程及要求

从机关事业单位档案规范化、标准化管理的理论与实践来看,要从档案收集、整理、鉴定、著录、保管、利用等各个环节做起,严格按照相应的流程及相应的规范化管理方法要求,使机关事业档案管理更加科学规范。以件为单位进行档案管理,结合单位实际,规范著录工作。严格按照《档案著录规则》的标准和要求,做好规范著录。

参考文献:

[1]王玉国.新常态下事业单位档案管理规范化标准化建设探析[J]大众标准化,2020(18):6—7.

[2]张园园.试论档案管理工作的规范化和标准化[J]改革与开放,2009(7):119.

[3]韩玲.如何推行档案工作规范化、标准化[J]黑河学刊,2006(2):88—89.

[4]马艳萍.浅谈档案工作规范化与标准化管理[J]锡林郭勒职业学院学报,2011(2):52—53.

[5]姚武.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J]中国管理信息化,2016(15):174—176.

[6]牟明凯.论档案管理工作规范化、标准化之建设[J]邯郸职业技术学院学报,2011(2):94—96.

作者:李姗姗 单位:山东省济宁市兖州区档案馆馆员

机关事业单位档案管理工作规范化标准化

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