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机要文书档案管理案例

1/07/23 阅读:

摘要:阐述机要文件的档案管理要求,创新管理机制与管理方法,确保机要文件档案的安全与功用。结合管理实践,探讨疾控中心机要文书的档案管理策略。

关键词:信息管理,疾控中心,机要文书,档案管理

0引言

疾控中心隶属社会医疗事业,是疾病预防控制、卫生检测检验、健康教育、预防医学科研、预防技术咨询与服务的中心,也是疾病控制机构的业务领导、技术考核和专业人员培训中心。如今,受工业化、城市化和全球化等多种因素影响,包括传染病、慢性病等多种疾病的防控形势越来越严峻,各类突发公共卫生事件呈现多发趋势,这都要求各级疾控中心立足自身职能职责,充分发挥积极成效,为积极维护人民身体健康做出更大贡献。机要文书作为疾控中心的重要档案,是实施疾病预防与控制的重要依据,理应给予重点关注与管理,从中挖掘出更多价值,切实维护人民群众的公共健康。

1机要文书档案管理的基本原则

机要文书属于极其重要的信息载体,根据疾控中心的工作职责和特点,疾控中心的机要文书档案一般主要包含工作秘密和国家秘密两类,所涉及的内容与信息至关重要,需要满足在一定范围内传播要求的同时,需要切实做好保密工作。因此,机要文书档案管理应区别于普通档案,增强其特殊性与规范性。在机要文书档案管理中应竭力遵循如下原则:(1)规范与保密统一,机要文书档案管理应基于制度之下,注重对各类管理要求的落实,遵循机要文书档案保密管理特点,既要符合安全和保密要求,也要发挥其实用性,做到管理的规范和保密。(2)职责与权益兼顾,机要文书档案管理中,应注重对管理职权的明确,确定管理的责任与义务,建立必要的安全追责机制,对管理纰漏严肃追责。(3)静态与动态结合,机要文书档案主要以纸质为主。但随着电子信息的进步,电子机要文书档案也越来越多,机要文档的电子化管理一变传统的档案保密形势和要求,需要在专用的机要计算机上处理[1]。因此,要特别加强对计算机的安全检查,强化机要文书档案的保密工作。

2机要文书档案管理中的问题

档案管理重视程度略显不足。通常而言,各级疾控中心都更侧重对各类疾病防控业务的关注,而在文书档案管理领域有所忽视,仅将其作为办公室管理中的一项职能,极易与普通档案管理混淆,使机要文书档案管理发展受限。另外,机要文书档案管理属于长期性、系统性和保密性工程,需要在人力、物力与财力上获得保障,在一定程度上增加了单位资金投入压力,导致机要文书档案管理需要配备的设施设备不足。加之档案管理工作人员专业性不强,使机要文书档案管理被边缘化,无法适应在工作内容与方法上的创新要求。档案管理制度建立不够完善。经过长期的发展,各级疾控中心都形成了一套行之有效的档案管理制度,但档案管理属于动态发展的过程,必须时刻加强档案管理内容与模式的革新,尤其是应突出机要文书档案的特殊性,才能够促进机要文书档案管理质量的升级。当前各疾控中心在档案管理的实际工作中,虽然大多数疾控中心都制定了档案管理相关制度,都不同程度存在着管理制度不够完善的问题。但针对机要文书档案管理的制度还不够细化,保密管理制度落实不够严格,未形成统一的标准与体系。档案管理信息化水平较滞后。近年来,随着网络信息时代的来临,档案管理信息化已经成为社会共识,信息技术在档案管理领域的融入,极大提升了档案管理的质量和效益,逐步构建了新形势下的档案管理新形态。然而,各级疾控中心在档案管理的创新发展中仍显滞后,尤其是机要文书档案管理趋于传统,缺乏与时俱进的管理手段。档案管理存在复杂泄密风险。网络信息时代背景下,虽然给档案管理工作带来极大便利,但受自身技术实力的影响,极易受到外部因素的影响,造成档案信息的泄漏。随着社会经济的发展,各疾控中心与上级单位及各相关业务单位的交流日趋频繁,为提升信息交换的便捷性,各种信息通讯平台得到广泛应用,实现着相互之间的信息互通。而为了追求信息交流的便捷性,少数单位及个人存在着利用其传递敏感信息,甚至涉及机要文书信息的现象,在信息技术快速变革的当下,极易产生机要信息的泄露,造成恶劣地影响,也增加了机要文书档案安全管理的难度。

3机要文书档案管理的优化策略

重视机要文书档案管理质量。新形势下,各级疾控中心面对全新的档案管理环境和要求,尤其是机要文书档案管理,必须具备前瞻性和科学性,切实从各个层面增强对机要文书档案管理的关注,提升疾控中心的综合化发展水平。(1)转变管理思维,从中心领导层发力,加强对机要文书的管理与监督,尤其是注重对管理质量、评价与监督的协同,适应新形势对机要文书档案管理的要求。(2)管理结构调整,改变传统单一的机要文书档案管理模式,而是应将管理要点渗透至各个部门和环节,要求中心各个业务部门加强沟通与协调,形成统一集成的机要文书档案管理体制,确保机要文书档案管理从接收、传阅、使用到归档,均能够处于闭环管理状态,切实发挥出机要文书档案管理合力。(3)增强管理质量,结合新形势下疾控中心机要文书档案管理特点,注重对管理资源的开发和利用,规范档案信息分类、组卷形式划分、编目系统调整等内容,力求实现管理方法的创新延伸。优化机要文书档案管理制度。在疾控中心的机要文书档案管理中,应适应当前日益复杂的管理特点,依赖对管理制度的完善提升其管理与应用的优势功能,为疾控中心整体档案管理质量提升奠定基础。(1)注重对管理体系的优化,疾控中心应根据自身管理特点,注重对全新管理制度的开发和完善,从规范化、科学化、系统化的角度,制定更加多元的管理体系。如建立规范化的工作流程、管理条例、人员培养、奖惩激励等完整体系,确保机要文书档案纳入保密筹划,提升机要文的档案保密和安全效能,帮助机要文书档案管理迈上正轨。再如,利用岗位职责模式实施考核,从保密思维、保密操作等纬度,借力“以人为本”的发展思维,促进机要文书档案管理持续发展。(2)注重对标准体系的优化,针对机要文书档案管理的要求,制定高度统一的机要文书档案管理管理标准,做到有法可依、保密先行。对机要文书档案管理过程采取专人操作的方式,规范机要文书档案的知晓范围,形成一套行之有效的保密管理制度,避免外部因素所带来的影响。加强现代信息技术优势开发。基于网络信息化时代背景,各级疾控中心机要文书档案管理应与时俱进,正视信息化档案管理的优势,在条件允许的基础上,注重信息化管理平台的建设,尤其是注重人力、物力与财力的多重保障,形成以电子信息库为主的档案管理信息化体系。通过信息技术潜力的开发和利用,使机要文书档案管理获得“质”和“效”的双重提升,在机要文书档案管理过程中,依赖专网专收的管理系统,形成机要文书档案专门的生成、传输、查阅和存储渠道,既控制了机要文书档案的收悉范围,又能够与信息技术时代相融合,通过便捷性与保密性的有机统一,缓解传统机要文书档案管理的压力。提升档案管理安全领域投入。疾控中心机要文书档案管理信息化,适应了时代的发展与技术的更迭,大幅优化了管理的效能与质量。然而,面对日益复杂的网络信息安全形势,如果仅局限于技术优化,而忽视对信息安全的防控,势必导致严重的信息安全问题。因此,一方面要加大投入力度,其中包括资金投入和技术投资,引进更为先进的管理技术,通过技防手段满足信息安全风险防范需要,建立专门的机要文书档案管理办公室,设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房。另一方面要重视硬件更新,加强基础安全设备,在档案信息系统中采用身份认证、访问控制、数字签名等信息安全技术,避免档案信息资源被非法访问使用或恶意篡改,保障档案信息资源安全。

4结语

疾控中心作为公共卫生服务机构,机要文书档案管理工作显得尤为关键。因此,需要不断促进档案管理工作创新,弥补以往工作中的缺陷与不足。针对机要文书档案管理工作,应审时度势、与时俱进,突显机要文书档案管理的政策性、业务性特征,深化和改进机要文书档案管理质量,提高档案管理利用水平,档案管理规范化、科学化。

参考文献

[1]吴娜.新形势下机要文书档案保密工作研究[J].兰台内外,(15):-6.

作者:钟群 张畅 单位:湖南省疾病预防控制中心

机要文书档案管理案例

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