机要文书档案管理案例范文

摘要：阐述机要文件的档案管理要求，创新管理机制与管理方法，确保机要文件档案的安全与功用。结合管理实践，探讨疾控中心机要文书的档案管理策略。

关键词：信息管理，疾控中心，机要文书，档案管理

0引言

疾控中心隶属社会医疗事业，是疾病预防控制、卫生检测检验、健康教育、预防医学科研、预防技术咨询与服务的中心，也是疾病控制机构的业务领导、技术考核和专业人员培训中心。如今，受工业化、城市化和全球化等多种因素影响，包括传染病、慢性病等多种疾病的防控形势越来越严峻，各类突发公共卫生事件呈现多发趋势，这都要求各级疾控中心立足自身职能职责，充分发挥积极成效，为积极维护人民身体健康做出更大贡献。机要文书作为疾控中心的重要档案，是实施疾病预防与控制的重要依据，理应给予重点关注与管理，从中挖掘出更多价值，切实维护人民群众的公共健康。

1机要文书档案管理的基本原则

机要文书属于极其重要的信息载体，根据疾控中心的工作职责和特点，疾控中心的机要文书档案一般主要包含工作秘密和国家秘密两类，所涉及的内容与信息至关重要，需要满足在一定范围内传播要求的同时，需要切实做好保密工作。因此，机要文书档案管理应区别于普通档案，增强其特殊性与规范性。在机要文书档案管理中应竭力遵循如下原则：（1）规范与保密统一，机要文书档案管理应基于制度之下，注重对各类管理要求的落实，遵循机要文书档案保密管理特点，既要符合安全和保密要求，也要发挥其实用性，做到管理的规范和保密。（2）职责与权益兼顾，机要文书档案管理中，应注重对管理职权的明确，确定管理的责任与义务，建立必要的安全追责机制，对管理纰漏严肃追责。（3）静态与动态结合，机要文书档案主要以纸质为主。但随着电子信息的进步，电子机要文书档案也越来越多，机要文档的电子化管理一变传统的档案保密形势和要求，需要在专用的机要计算机上处理[1]。因此，要特别加强对计算机的安全检查，强化机要文书档案的保密工作。

2机要文书档案管理中的问题

档案管理重视程度略显不足。通常而言，各级疾控中心都更侧重对各类疾病防控业务的关注，而在文书档案管理领域有所忽视，仅将其作为办公室管理中的一项职能，极易与普通档案管理混淆，使机要文书档案管理发展受限。另外，机要文书档案管理属于长期性、系统性和保密性工程，需要在人力、物力与财力上获得保障，在一定程度上增加了单位资金投入压力，导致机要文书档案管理需要配备的设施设备不足。加之档案管理工作人员专业性不强，使机要文书档案管理被边缘化，无法适应在工作内容与方法上的创新要求。档案管理制度建立不够完善。经过长期的发展，各级疾控中心都形成了一套行之有效的档案管理制度，但档案管理属于动态发展的过程，必须时刻加强档案管理内容与模式的革新，尤其是应突出机要文书档案的特殊性，才能够促进机要文书档案管理质量的升级。当前各疾控中心在档案管理的实际工作中，虽然大多数疾控中心都制定了档案管理相关制度，都不同程度存在着管理制度不够完善的问题。但针对机要文书档案管理的制度还不够细化，保密管理制度落实不够严格，未形成统一的标准与体系。档案管理信息化水平较滞后。近年来，随着网络信息时代的来临，档案管理信息化已经成为社会共识，信息技术在档案管理领域的融入，极大提升了档案管理的质量和效益，逐步构建了新形势下的档案管理新形态。然而，各级疾控中心在档案管理的创新发展中仍显滞后，尤其是机要文书档案管理趋于传统，缺乏与时俱进的管理手段。档案管理存在复杂泄密风险。网络信息时代背景下，虽然给档案管理工作带来极大便利，但受自身技术实力的影响，极易受到外部因素的影响，造成档案信息的泄漏。随着社会经济的发展，各疾控中心与上级单位及各相关业务单位的交流日趋频繁，为提升信息交换的便捷性，各种信息通讯平台得到广泛应用，实现着相互之间的信息互通。而为了追求信息交流的便捷性，少数单位及个人存在着利用其传递敏感信息，甚至涉及机要文书信息的现象，在信息技术快速变革的当下，极易产生机要信息的泄露，造成恶劣地影响，也增加了机要文书档案安全管理的难度。

3机要文书档案管理的优化策略

重视机要文书档案管理质量。新形势下，各级疾控中心面对全新的档案管理环境和要求，尤其是机要文书档案管理，必须具备前瞻性和科学性，切实从各个层面增强对机要文书档案管理的关注，提升疾控中心的综合化发展水平。（1）转变管理思维，从中心领导层发力，加强对机要文书的管理与监督，尤其是注重对管理质量、评价与监督的协同，适应新形势对机要文书档案管理的要求。（2）管理结构调整，改变传统单一的机要文书档案管理模式，而是应将管理要点渗透至各个部门和环节，要求中心各个业务部门加强沟通与协调，形成统一集成的机要文书档案管理体制，确保机要文书档案管理从接收、传阅、使用到归档，均能够处于闭环管理状态，切实发挥出机要文书档案管理合力。（3）增强管理质量，结合新形势下疾控中心机要文书档案管理特点，注重对管理资源的开发和利用，规范档案信息分类、组卷形式划分、编目系统调整等内容，力求实现管理方法的创新延伸。优化机要文书档案管理制度。在疾控中心的机要文书档案管理中，应适应当前日益复杂的管理特点，依赖对管理制度的完善提升其管理与应用的优势功能，为疾控中心整体档案管理质量提升奠定基础。（1）注重对管理体系的优化，疾控中心应根据自身管理特点，注重对全新管理制度的开发和完善，从规范化、科学化、系统化的角度，制定更加多元的管理体系。如建立规范化的工作流程、管理条例、人员培养、奖惩激励等完整体系，确保机要文书档案纳入保密筹划，提升机要文的档案保密和安全效能，帮助机要文书档案管理迈上正轨。再如，利用岗位职责模式实施考核，从保密思维、保密操作等纬度，借力“以人为本”的发展思维，促进机要文书档案管理持续发展。（2）注重对标准体系的优化，针对机要文书档案管理的要求，制定高度统一的机要文书档案管理管理标准，做到有法可依、保密先行。对机要文书档案管理过程采取专人操作的方式，规范机要文书档案的知晓范围，形成一套行之有效的保密管理制度，避免外部因素所带来的影响。加强现代信息技术优势开发。基于网络信息化时代背景，各级疾控中心机要文书档案管理应与时俱进，正视信息化档案管理的优势，在条件允许的基础上，注重信息化管理平台的建设，尤其是注重人力、物力与财力的多重保障，形成以电子信息库为主的档案管理信息化体系。通过信息技术潜力的开发和利用，使机要文书档案管理获得“质”和“效”的双重提升，在机要文书档案管理过程中，依赖专网专收的管理系统，形成机要文书档案专门的生成、传输、查阅和存储渠道，既控制了机要文书档案的收悉范围，又能够与信息技术时代相融合，通过便捷性与保密性的有机统一，缓解传统机要文书档案管理的压力。提升档案管理安全领域投入。疾控中心机要文书档案管理信息化，适应了时代的发展与技术的更迭，大幅优化了管理的效能与质量。然而，面对日益复杂的网络信息安全形势，如果仅局限于技术优化，而忽视对信息安全的防控，势必导致严重的信息安全问题。因此，一方面要加大投入力度，其中包括资金投入和技术投资，引进更为先进的管理技术，通过技防手段满足信息安全风险防范需要，建立专门的机要文书档案管理办公室，设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房。另一方面要重视硬件更新，加强基础安全设备，在档案信息系统中采用身份认证、访问控制、数字签名等信息安全技术，避免档案信息资源被非法访问使用或恶意篡改，保障档案信息资源安全。

4结语

疾控中心作为公共卫生服务机构，机要文书档案管理工作显得尤为关键。因此，需要不断促进档案管理工作创新，弥补以往工作中的缺陷与不足。针对机要文书档案管理工作，应审时度势、与时俱进，突显机要文书档案管理的政策性、业务性特征，深化和改进机要文书档案管理质量，提高档案管理利用水平，档案管理规范化、科学化。

参考文献

[1]吴娜.新形势下机要文书档案保密工作研究[J].兰台内外,2019(15):68-69.

作者:钟群 张畅 单位:湖南省疾病预防控制中心