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浅析科技档案管理工作存在问题及对策

2019/12/15 阅读:

关键词:科技档案;问题;对策

1科技档案简述

1.1科技档案的定义

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设(以下简称科研、生产、基建)等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。

1.2科技档案管理工作的重要意义

科技档案管理工作是科技管理工作的重要内容之一,它也是科技活动的重要环节。科技档案不但可以揭示科研项目在实施过程中每个环节的实际状况,还可以记载和反映项目研究的具体过程和每个细节。规范的科技档案对于决策者来说,是不可或缺的决策资料,决策者可根据档案记载的科研工作进展等信息,进行决策、总结工作和制定计划[1],以此确立研究方向与发展方向,最终确立未来总体发展规划和目标。

1.3科技档案管理工作的基本原则及要求

科技档案管理工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分。各单位都应当把科技档案工作纳入生产管理工作、技术管理工作、科研管理工作之中加强领导。各单位应当按照集中统一管理科技档案的基本原则,建立、健全科技档案工作,达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。科技工作中与其相应的档案工作应该执行“四同步”:下达计划任务与提出科研文件材料要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料的累积情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定相关科技档案材料同步;申报、登记和评审、奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具档案归档情况证明材料同步。

2科技档案管理工作中存在的问题

2.1资料收集不齐全、不完整

由于档案管理人员到科研工作第一线宣传指导工作不力,科技档案管理相关制度、规范缺失,再加之科研项目组资料收集责任不明确,造成科技文件资料收集不齐全、不完整。笔者在实际工作中发现,推广、应用(横向)项目相较于重点科技攻关项目,其文件材料的缺失率更高。

2.2资料整理不规范、不达标

科技档案相关执行标准、各项规章制度宣传普及工作缺失或做得不到位。部分科研项目组对相关档案制度不了解,又未能在项目研发初期结合本项目组实际情况指定专人负责档案的收集积累工作,以至于造成责任不明确、不到位。因为没有制度约束、参考,长期处于随心所欲,任性收集整理的状态,又因为没有相关规范标准可依只能根据自己的想法随性收集,随意整理,造成整理不规范、不达标,严重影响了科技档案的质量。

2.3资料管理分散,归档责任不明确,移交不及时

根据当前科技档案管理现状来看,科研项目资料管理分散,多头管理,资料归档责任不明晰,导致移交档案室的档案出现不齐全、不完整的问题比较普遍。如科研计划项目书等科技资料由项目组多人负责,资料散落在多人手中;设备的合同协议、检测验收报告等资料由采购部门和项目管理部门负责管理,管理分散,资料零碎,遗失现象多有发生。

2.4档案利用率不高

目前多数科技管理部门对科技档案以保管为主,科技档案工作历来重保管,轻利用。首先,作为科技档案的主要利用者———科技工作者对科技档案利用的主管意识不强,很少到档案馆去查询、利用科技档案信息[2]。其次,因为科技档案收集和编纂工作开展不够。截至目前,科技档案管理相关部门依旧存在不能及时收集档案文件的问题,导致在需要时不能满足工作所需,而保存的部分内容因含金量低,保密性差,有价值的信息没能开发出来,无法实现科技信息资源的共享,起到相应的作用,利用率不高[3]。

3改善措施

在科技档案的收集整理及移交归档工作中,要严格遵循科技档案的自然形成规律,并注意保持科技档案之间存在的有机联系,进而确保科技档案完整、准确。在科技档案管理工作开展中,有关领导和档案管理人员应该提高档案工作重要性的认知程度,只有这样才能确保各项工作更加高效开展。

3.1提高科技档案的系统性和完整性

档案收集是基础工作,是搞好档案管理的首要环节。只有将相关资料及时收集齐全、完整,后面的整理归档工作才能顺利进行。1)单位领导要重视科技档案工作,要把科技档案管理工作纳入科技管理工作中,实现与单位的同步发展。2)要加强科技档案管理人员和科研人员的档案意识,知晓科技档案的重要性和科技档案管理相关制度和规范,在工作中严格照此执行,做到科学、规范、系统、完整地收集积累科技文件材料。3)科技档案管理人员要与科研项目组人员相互沟通配合,根据实际情况,按照档案管理的科学规律拟定合理的管理流程和归档材料清单,确保项目组能够在日常工作中做好科技文件材料的积累工作。各项目组的负责人负责科技文件材料的形成和积累工作。从项目下达计划任务之日起,就要向有关人员布置收集积累材料的任务,同时指定专人负责,责任人要在平常工作中,积极主动向项目承办人收集办理完毕的科技文件材料,对其及时进行收集整理,确保应归档的科技文件材料真实、齐全、系统、完整。

3.2认真做好资料整理

将收集来的资料按照归档要求进行整理,不要破坏资料之间原来固有的联系,应根据专业合理划分,方便查阅者利用。科技文件材料在整理过程中,要注意检查其载体和书写材料是否符合耐久性要求;其内容是否准确反映科研、生产等活动的真实情况;科技文件材料是否规范、系统、齐全、完整,如卷内文件的排序是否按照项目准备、研究实验、总结鉴定验收、成果申报、奖励和推广应用等时间阶段顺序依次排列,若不是,就应该及时整改。

3.3积极参与,及时移交归档

3.3.1归档的基本要求归档的文件材料必须完整、准确地反映科研、生产等活动的真实内容和历史过程;归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。科技文件材料,都应当做到书写字迹工整、材质优良、图样规范清晰,有利于档案长久保存。

3.3.2移交验收在归档前,应该由分管领导和科技档案管理人员审查验收。凡归档不符合要求的,不得进行项目结算、鉴定、验收。凡未经档案归档验收的项目,不能申报评奖,不能新开项目。通过这些硬性措施,可提高归档的时效性和主动性。

3.3.3归档范围凡是记述和反映本单位科研、生产、基建等活动,具有查考价值的各种图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等不同形式、载体的科技文件材料,均系科技档案,都应当按照科技档案归档要求立卷归档。

3.3.4归档时间研发周期较短的科研项目,应该在其任务完成后由项目组资料责任人按照科技档案管理相关规定整理、立卷,再经科技档案管理部门审核后,一次性归档;研发周期较长的,科技档案管理人员可与项目组协商,按照项目进度情况,按阶段归档,并且在项目完成或者在取得阶段性成果后30日内,再向科技档案管理部门办理移交。科技档案管理人员对所接收的档案,经过检查一旦发现有不符合归档要求的,必须及时进行必要的加工整理,以保证档案质量符合归档的规范要求。科技档案管理人员应增强工作的主动性,深入科研活动第一线,了解掌握本单位的科研活动特点,督促并指导各项目组相关人员严格按照科技档案有关要求,及时将科研活动中形成的相关科技文件材料进行收集、整理、归档。协助项目组拟定科技文件材料的归档范围,指导档案分类、排序、组卷、装订等细节问题。密切关注验收、鉴定等相关资料收集的工作环节,加强对档案形成过程的把控,把握好归档流程的各环节,以保障归档资料齐全、完整。

3.4加强开发,提升科技档案利用价值

科技档案具有很强的技术性,它包含了大量的科技知识和信息,是各单位的无形资产。开发利用是各单位科技档案管理工作的最终目的,只有通过开发利用才能实现科技档案的价值。管理科技档案的最终目的是服务于科技工作、科技生产和科技管理者。为此,要让科技档案得到充分利用,一是,应当提高科技档案系统中全引目录的准确性、易查性,让科技档案利用者在需要查找档案时,可以通过关键词查找,可简便快捷地搜索到所查的档案目录,再找到需要的实体档案,以此体现档案的利用价值。二是,应当根据科研、生产等需要,深层次地开发利用科技档案信息资源,做好文献编研工作,如编写科技档案目录汇编、科技档案文摘、科技成果汇编等为领导决策、各部门日常工作提供决策依据和参考资料。三是,应当运用先进技术手段提高科技档案利用服务质量和效率,通过建立健全科技档案系统平台,使用计算机全面辅助科技档案管理等现代化手段,为档案利用者提供良好的使用条件,使科技档案查询利用达到方便、快捷、准确。

4结语

在科技档案工作中,积累、管理、利用这三者的关系是紧密联系且相互关联的。积累是基础,管理是手段,利用是最终目的。只有把科技档案管理前期工作做得到位,基础夯扎实,积累才能丰富厚重,管理才能得心应手,利用率才能提高。

参考文献:

[1]申玉粉.高校图书馆档案管理工作的现状及对策[J].林业科技情报,2009(4):112-113.

[2]吴晶.论信息网络化时代提高科技档案利用率的有效措施[J].情报探索,2010(8):55-56.

[3]韦艳玲.“互联网+”环境下科技档案管理工作探究[J].城建档案,2018(6):67-68.

作者:李群 单位:四川省计算机研究院

浅析科技档案管理工作存在问题及对策

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