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机构编制档案管理策略探析

2019/12/15 阅读:

摘要:机构编制档案主要是指在编制范围内对机构工作人员工作情况加以记录的参考性文件,档案处理将工作和资料记录之后便于工作人员信息的查看,属于比较重要的信息资料,新环境下,为了便于相关部门能够依法工作,需要加强新时期下机构编制的档案管理的研究和完善。

关键词:新环境;机构编制;档案管理;策略

档案记录是对真实事件及信息的具体反映,对机构编制管理工作而言,其主要是在机构和企业的人员配置及数量管理等方面所开展的管理工作,其中机构编制的档案管理是要对机构内的工作记录和信息管理。

一、机构编制档案管理问题

(一)档案的现代化与信息化需求不相适应在社会信息化程度加强的情况下,大数据时代下,各行各业也就加强技术变革的实现,档案工作也需要能够和时代发展融合在一起,利用自动识别技术对借阅档案进行管理,利用档案管理系统与办公自动化系统对接加强电子文件的全程管理,备份所属机构的电子数据信息,从而构建电子文件管理中心,数字档案室、及智慧档案室的建是档案信息化建设的方向。原有的手工操作和封闭管理模式等已经无法有效满足各个方面对档案信息的需要,对档案工作应有的作用的发挥也会造成不利影响,使得档案的原始价值不断降低[1]。

(二)人员素质与新时期档案管理要求不相适应档案工作人员在配备的时候,人员素质在一定程度上也会档案管理工作开展存在着限制作用,通常仅仅有一两个人就需要对整个单位的档案工作处理,且多数人员还属于兼职人员或者返聘退休的人员,这些人员本身对档案业务知识内容缺少系统化的学习,没有比较固定的档案知识理论结构,也不具备丰富的工作经验,尤其是当前档案管理应用知识内容的匮乏也在成可以更好满足新时期档案管理需求的人才明显不足。档案管理工作并不再是整理案卷的手工简单工作,这一工作在具体开展的时候需要更加注重档案干部队伍的人才培养,推动档案工作人员的综合素质提升。

二、新时期机构编制的档案管理策略

(一)提高档案管理人员的自身业务能力和素质在对档案管理工作人员培训的情况下有效提升管理人员自身的业务水平。一是积极鼓励机构编制档案管理人员不断学习新的知识内容,定期组织相关工作人员积极参与到各种档案业务培训工作中或到先进地区学习借鉴相关经验。二是邀请档案管理专业人员对本机构档案管理人员实施业务指导,通过组织管理人员学习使得档案管理人员的视野得以拓宽,了解档案工作的最新情况及动态,熟练掌握档案学科新理论和新技术,有效改进档案工作。最后对工作人员的考核办法和奖惩制度等内容有效完善,促使档案人员能够有效适应新的发展形势,从而提出新思路,对新问题有效解决,突破传统管理模式的限制,在机构编制档案管理方面也得到新的发展[2]。

(二)促进管理方式由传统向现代化转变首先档案管理在具体实施的时候,需要能够做到程序化管理,在简洁实用和比较容易操作等原则的支持下,有效研究机构编制档案管理程序。在对这一程序应用的基础上不仅需要对档案目录需要有效输入和输出及检索实施,也需要对档案进行有效统计和汇总处理,从而打破传统管理的局限。其次库房管理也需要逐渐智能化,根据库房管理智能化的要求,机构编制相关部门实施档案管理的时候,需要对档案室配置智能控制系统,实现对档案室的智能化管理,提升档案材料存放的质量。最后,随着网络技术的普遍应用,档案传阅也要逐渐实现网络化发展,机构编制档案管理工作开展的时候也需要将归档的文件材料扫描入电脑,在网上办公系统的基础上确保档案材料的质量,节省工作人员的传阅时间,提高机构工作人员的工作效率。

(三)及时做好档案解密工作在档案管理工作开展的时候,需要注重保密原则,在这一基础上强调开放性原则,根据新环境变化情况有效得出相关机构编制档案解密的建议。对一些实际工作中需要保密且保密时间比较短的档案资料在管理的时候要及时解密,积极提供利用。对一些不分主次和不分轻重的档案资料在管理的时候需要将这些资料视为重要机密加以管理和保密处理。作为档案保管人员也要积极主动创造条件,挖掘对实际工作具有较大利用价值的档案资料为经济社会发展提供更好的服务[3]。

三、结语

在机构编制档案管理的时候,在受到环境影响的情况下,需要关注和重视增强档案管理人员的素质,推动档案管理人员能够满足档案管理工作的要求,提升档案资料的标准,推动档案管理的现代化和信息化程度加深,使得机构编制档案管理工作效率有效提高,且不断推动档案管理工作能够较大幅度提高到新的发展水平,推动机构编制档案自身的作用可以更好的发挥出来。

参考文献:

[1]王宸.实施实名制管理,实现机构编制档案的信息化管理[J].现代经济信息,2019(07):59.

[2]曾晓燕.机构编制档案管理工作初探[J].办公室业务,2018(14):89+111.

[3]许健函.机构编制实名制与档案管理[J].兰台内外,2017(05):74.

作者:贾廷玉 单位:讷河市机构编制数据中心

机构编制档案管理策略探析

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