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浅谈企业人事档案管理现代化

2019/09/01 阅读:

【摘要】本文首先深入分析了当前我国企业认识档案管理面临的主要困境,其后提出了一系列推动我国企业人事档案管理现代化和信息化建设的策略和措施。

【关键词】网络环境;企业;人事档案;管理;现代化

一、当前我国企业人事档案管理面临的主要困境

(一)企业人事档案管理观念过于落后受传统企业生产经营管理模式的影响,当前我国大多数企业在进行认识档案管理的过程中存在部分问题,无法有效发挥出人事档案管理的作用和功能,也无法有效推动企业的稳健发展,增加经济效益。从一定意义上来讲,企业所创设的人事档案管理部门仅仅服务于人力资源管理工作,很多企业的决策人员和管理人员并没有意识到人事档案管理的重要现实意义。另外,当前仍有诸多档案管理从业人员认为档案管理就是将员工的信息进行存储即可,并没有对其进行开发利用,管理理念和观念过于落后,仍停留在计划经济时代,导致企业无法对档案管理工作进行创新改革。

(二)缺乏对互联网的正确认知要充分推动企业人事档案管理信息化建设的进程,首先企业应当加强对互联网的认知,正确使用互联网技术和网络技术对人事档案进行开发研究,改变传统的滞后的互联网理念,在注重档案安全性的同时加强对信息资源的开发。但当前很多企业并没有针对人事档案管理的特征,贯彻落实档案管理的基本规范制度,直接阻碍了信息资源的创设和档案管理作用的最大程度实现,甚至在一定程度上影响着企业现代化发展的进程。

(三)人事部门缺乏档案使用意识,决策缺乏客观性和科学性根据实际情况我们可以看出,由于大多数领导层没有意识到人事档案管理的重要性导致决策者在进行经营管理决策时没有对人事档案信息资源进行有效的运用,也缺乏相应的市场信息获取意识,尤为明显的是很多企业的决策并没有将人事档案纳入到考虑范围内。例如,在进行人事工作调整时,大多数领导层和人力资源管理部门过于注重员工的整体表现,人事工作过于形式化和表面化。

(四)缺乏高素质综合型人才众所周知,人事档案管理对企业可持续发展起着至关重要的作用。尤其是随着现代化社会的发展,企业对于档案管理人才的要求和标准也随之提高,相关从业管理人员不仅仅要要具备专业档案管理能力,还应当能够熟练掌握计算机技能,能够将多种知识进行交叉整合。但根据实际研究我们得知,当前很多企业在人力资源管理上缺乏高效的人才队伍,也没有定期对档管理人员进行专业业务能力和计算机技能的培训,导致高素质综合型档案管理人才极度匮乏。

二、推动我国企业人事档案管理现代化和信息化建设的策略和措施

(一)建立健全的人事档案管理制度规范从一定意义上来讲,企业的人事档案管理制度应当是推动并实现人事档案高效管理的主要途径和措施,企业应当根据自身发展的实际需要,学习并采用当前社会中先进的人事档案管理技术,转变科学合理的管理观念,制定出符合企业可持续发展实际需要的档案管理制度,确保一切工作及活动的实施有理有据,有规可循。具体而言,在进行制度的规范建设过程中,企业应当充分立足于我国相关职能部门出台的一系列档案管理法律法规,例如《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《企业档案工作规范》等等,首先创设出相应的科学规范的管理环境,渗透正确的管理理念,其后根据企业的需求,内部职能组织结构的划分等等,将理论工作与实践工作进行有效的结合,不断提高档案管理工作效率和质量,推动企业的全面科学发展。同时,企业应当与时俱进,及时更新制度文件,确保企业档案工作有序进行。

(二)优化人事档案管理流程,提高工作效率企业在进行人事档案的收集、整理、归档、存储的过程中,应当根据相关部门规定的档案材料收集规范及整理工作细则,贯彻落实工作流程和工作规范。但是,随着社会科技的不断发展和进步,当前我国企业在短时间内得到了快速发展,同时人事档案管理工作本身具有一定的持久性和动态性,导致传统的档案管理模式无法满足企业及社会发展需要,同时耗费了大量的人力物力资源,导致档案管理工作事倍功半。基于此,企业应当对整个档案管理流程进行明确,高效使用现代信息技术和计算机网络技术,优化人事档案信息的收集整理、归纳存储等流程,有效推动企业人事档案信息化建设进程,从而实现企业的现代化发展。

(三)制定明确的企业人事档案工作目标从一定意义上来讲,企业在进行人事档案工作的过程中可以将具体流程划分为以下三个阶段:第一,最低目标阶段。这个阶段主要是指以提高档案工作效率为主,为档案信息的使用者提供一定的便利;第二,基本目标阶段。在这个阶段中,企业应当注重对人事档案信息资源的整合分析,加大对资源的利用效率,从而为其正确决策提供科学合理的数据支持;第三,最高目标阶段。在这个阶段中,企业应当注重对人事档案信息资源的高效筛选,根据企业的发展需要,在众多的资源中提取出精华,并且根据当前社会发展的主要趋势快速准确的为企业决策提供精准数据,从而在一定程度上推动企业的长久发展壮大。基于此,在实际工作过程中,企业应当充分立足于自身发展需要及市场主流趋势,进一步明确人事档案管理工作的实际目标,制定出科学合理的发展规划,与时俱进,根据目标任务逐渐实现人事档案的信息化管理,同时推动企业的现代化发展。

(四)积极引入人事档案管理信息系统众所周知,人事管理部门应当是企业组织结构中的重要部分。因此,对在进行人力资源研发和管理应当充分实现信息化和现代化,积极引入信息系统。从一定意义上来讲,企业的人事档案管理部门应当属于人事管理工作范围内,也应当积极进行人事档案管理信息系统的运用,对企业中的人力资源及人事档案进行有效的整合分析,实现二者的无缝衔接,通过这样的方式为企业开展人力资源工作奠定可靠的基础。

三、结语

综上所述,企业应当建立健全的人事档案管理制度规范,优化人事档案管理流程,提高工作效率,制定明确的企业人事档案工作目标,积极引入人事档案管理信息系统。

参考文献:

[1]赵屹.档案信息网络化建设[M].北京:北京图书馆出版社,2003.

[2]齐桂秋,张颖.高校人事档案信息化管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案,2008,(1).

[3]沈潇.浅析档案管理信息化管理探索[J].管理探索,2007,(4).

作者:苏燕 单位:大港油田第二采油厂

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