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浅析事业单位档案管理存在问题

2019/09/01 阅读:

摘要:我国的事业单位作为社会服务组织,随着社会的整体进步,事业单位的档案管理也面临着挑战。当前事业单位的档案管理存在着许多有待改善的地方,要真正实现档案管理的更新和改变,主要还是从直接接触档案工作的工作人员、辅助管理的仪器、事业单位内部着手,使档案管理的相关工作取得新的进展。

关键词:事业单位;档案管理;问题

前言:

档案对于事业单位的发展具有十分重要的参考作用,合理管理档案,推敲新的管理方式,完成从传统到新时代的档案管理转型是必要的考量。有许多因素都能影响档案管理方面,这方面仍旧存在许多不足之处,从业人员应该积极研究档案管理的现状,为下一步的工作奠基。

1事业单位档案管理现状浅析

1.1管理人员专业性不足。

现在在我国的大部分事业单位,档案管理部门的在职人员并不是经过相关专业培训或是了解过相关的档案整理、保管、编制、归档借档等流程的人,也不能熟练掌握电子系统的使用,无法分辨档案的销毁与否,不了解相关条例,无法准确执行相关的规范程序,整体综合素质差。在人群配置上也基本没有青年人。管理人员缺少主观能动性,不会主动去学习补充相关知识以提高自己的职业水准,更不会对新型管理方法进行研究与尝试。另一方面管理职位人员流动性强,难以有稳定的人员配置,这就导致一些实践无法长期进行下去,就等于浪费人力物力。还存在这种现象,某些管理人员道德素质偏低,对工作不尽责,对本人的工作能力没有高的要求,没有重大的视察活动就敷衍了事,得过且过。工作过程中敷衍了事。

1.2管理方式不适应信息时代。

由于档案众多,整理起来十分麻烦和费时,所以就需要设备辅助管理人员进行管理,现在有一部分事业单位的管理人员思想老旧,不懂变通,依然采用十分原始的纸质记录方式。纸质的记录手段耗时耗力,管理起来不方便,容易出错、损坏、还需要一定的储存空间。时代会催生技术革命,信息化时代的来临就是最好的例子。不迎合时代要求的管理方式迟早要被时代所淘汰,不完成管理设备比如输入设备,管理平台等的转型,迟早会落伍。一些事业单位使用了管理设备辅助管理,但是过于看轻档案管理工作,认为管理工作不过是简单的整理工作,不愿意投入过多的精力。自然也就不会更新设备和其他的一些辅助工具。这样整个管理部门就会陷入老旧设备以及传统方式的档案管理中,完全跟不上时代的要求,只能故步自封,不断落后。

1.3档案管理制度有弊端。

行业应该制定行业的通则以规范整个行业的工作,方便管理。事业单位的档案管理工作也是这样。过去制定的许多相关的管理规范没有得到重视,等于虚设。相关部门在档案管理方式上也不够严谨,档案随意放置,不按格式装订,不按规定时间段进行立卷归档。如何正确处理档案方面,严重缺乏一套完整的工作流程,未能形成合理完备的流程就会造成难以查找,错误频出等等问题。例如,有些单位为了节省流程,没有按照法律程序就直接销毁原本应该分类、归档的部分文件资料。这可以说是档案管理工作上的重大损失。管理制度也是需要不断更新换代的,部分事业单位不认为档案管理值得投入人力物力,完全依照经验指导接下来的工作,不分析现存管理制度的利弊,不结合实际情况,不谋求更合理的管理制度。在这样的陈旧的,完全不符合时代发展的管理制度下无法发挥档案对单位的决策的支持功能。

2对档案管理工作的几点建议

2.1增强管理人员专业性。

档案管理是一项依靠人力的工作,不能完全依靠设备仪器。这就要求管理人员是专业的,尽责的并且具有正确的价值观,积极进取。就管理人员本身来说,应该态度积极地面对工作,时刻鞭策自己,主动吸收新的管理知识,提高自己。保证自己能够时刻秉承着认真、负责、严谨的态度。在单位领导方面,应该考虑更专业的人员来担任管理工作的岗位,需要管理人员了解工作性质,熟悉工作流程,可以定期组织管理人员进行思想上的提升培训,提高他们的管理意识,让工作人员拥有尽职尽责的自我要求。可以定期邀请专业人员来对管理人员进行培训或者指导。加强工作人员的专业和年龄配置,注意培训管理人员的各方面的能力,包括对新型设备的造作能力,对网络使用的熟练程度,对数据库建立维护的掌握情况。单位内部也要配合管理人员的工作,保证管理工作的顺利进行。

2.2不拘泥于传统的管理方式。

在各种诸如云计算、数字化等等信息时代产物的冲击下,管理方式都需要迫切得改变来适应数字化时代的来临,打破人工管理的僵局。要将加强档案的开发与利用,将现存的准确的,具有参考价值的档案进行进一步的整理与汇总,关注档案的储存和汇集,也要开发新型适用的检索系统。充分享受网络,云时代带来的便利来提高档案利用便捷程度,质量和水平。相应的支持人力物力的款项也应该到位,可以由事业单位主动申请来辅助管理工作的展开。实现档案的完全数字化,实行线上线下均可查阅的管理模式。对于管理部门本身的管理方式,应该紧跟时代潮流,不断推陈出新,完成从陈旧的传统方式到新的信息化时代方式的转变。事业单位要重视档案的管理方式的改变,要协同管理部门一起展开管理。

2.3科学合理更新管理制度。

档案管理制度是档案管理的核心,制度才能规范工作人员的行为,保证整个的管理流程的科学性。之前的规章制度并没有被作为准则应用,现在看来,当时制定的规章制度已经不适用于当今的时代发展了。需要制定新的规章制度来规范工作人员的行为,新制度要结合本单位的工作特征和实际情况制定。对于制定的规范、条例等,要贯彻落实,严格执行。在执行过程中,不能流于表面,最好有相应的奖罚制度,监管制度。在执行时既要保证公平公正,也要合情合理。对于规范还有几条要注意的地方:规范立卷归档制度、档案借阅制度、档案利用和保密制度以及档案鉴定销毁制度。比如以归档范围、时间、要求、手续等进行规范,确保单位内部的归档统一,及时整理保证其完整性。也不能忽视了管理制度的数字化。在进行管理时,如果工作量过大,信息复杂,可以采取分流的形式,每个科室负责自己的档案整理,在依据相关规定汇总进行整理。

结语

档案管理的工作复杂要求高,也是由于档案是具有重要价值的资料,所以档案的管理工作就需要相关工作人员认真负责,积极改进。可以从人员的工作素养,管理制度和如何与信息化社会接轨等方面考虑,多研究,多推敲,多实践,早日解决问题,使管理工作更高效,更科学,更合理。

参考文献

[1]周颖.事业单位档案管理存在的问题及对策研究[J].现代营销(信息版),2019(04):131.

[2]郑太敏.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技经济导刊,2019,27(11):232.

作者:颜雪明 单位:绥化市结核病防治所

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