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成教学生档案管理现状与优化策略

2019/08/29 阅读:

摘要:在决胜全面小康建设的进程中,无论是个人还是单位,档案变得越来越重要。成教学生档案管理工作依然面临着很多的问题,深刻分析背后的成因,既有成教学生也有档案管理人员的原因,而关键在于档案管理信息化平台建设与管理。在信息化背景下,成教学生档案管理工作亟待升级完善,高校搭建信息平台对成教学生档案进行网络化、数字化管理,将有利于推动成教学生档案管理变革优化。

关键词:信息化;成人教育;成教学生档案;档案管理

近年来,党和国家十分重视档案事业的发展。习近平曾经指出:“经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案。”档案的数字化、网络化建设至今仍是全球档案领域探讨的一个重要主题。美国在这方面无疑走在世界的前列。美国从20世纪80年代开始研究档案的数字化,到90年代提出了“信息高速公路”计划。此后,在全世界掀起了大规模档案数字化国家信息基础建设。在美国的带领下,加拿大、澳大利亚、新加坡、英国和丹麦等国家都陆陆续续走上了档案数字化的道路,并且高度重视国家档案的数字化建设。相较于国外,我国档案数字化信息化起步较晚,但随着信息技术和网络技术的飞速发展,我国成教档案信息化工作也取得了一定的进步。自2005年至今,学者们对于成教学生的档案管理工作以及档案信息化数字化管理的探究逐步增多。大家的探讨主要集中在档案管理信息化概念与内涵研究,所面临的问题分析及对策研究。众多研究者对于什么是高校档案信息化进行了探讨。大家一致认为,所谓高校档案信息化,是在高校档案管理过程中,运用信息化等现代科学技术方式,规范档案信息资源的收集、管理及开发利用,以促进高校档案管理工作的规范化和合理化,提高档案管理的效率和服务水平。[1]此外,多位学者提出,档案管理中存在认识不足、管理不规范、档案利用率不高等问题,并针对这些问题提出相应的措施,信息化档案管理就是一种解决方案。[2]现阶段国内成教档案数字化信息化的实践过程中存在的主要问题有:一是档案信息管理标准不规范,数字化不显著,数字化程度不高甚至缺乏数字化信息化管理的理念;二是管理模式相对于数字化信息化略显滞后,极大地限制了数字化系统整体优势的展现和发挥。因此,从管理制度与管理模式来看,具体怎么改革和优化成教档案信息化管理并提出一套切合实际的优化方案是值得深入探讨的。

一、信息化背景下加强成教学生档案管理的意义

(一)有利于落实教育改革和发展的基本要求成教档案管理的优化改革将有利于落实国家教育改革和发展的基本要求。《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010—2020年)》明确提出,要“基本建成覆盖城乡各级各类学校的教育信息化体系,促进教育内容、教学手段和方法现代化”。我国在2001年开始实施高等教育学历证书电子注册制度,每个人的学历基本信息与学历证书都可以在互联网上进行查阅和验证。这标志着我们国家高等教育学籍档案管理工作进入到了信息化管理阶段[3]。十几年的发展,随着高等教育学籍学历电子注册制度的逐步完善与深入,学生档案管理也逐渐成为一项重要工作。学籍档案的重要性不言而喻,学历显示仅仅是一个结果,而学籍档案可以更加多方面地反映人才培养质量和过程,也能反映出高校教学管理水平的高低。普通全日制学生的档案管理信息化工作进行得比较顺利,普通全日制学生对档案也显示出较高的关注度。从国家方面来看,改革成教学生档案管理模式,突出成教学生档案管理信息化建设,推进成教学生档案管理制度的优化,将会全面提高成教学生档案信息化管理的质量和效果,进而提高成教学生档案信息的利用率。

(二)有利于促进成教事业科学发展成教学生档案的优化改革将有利于促进成教事业的科学发展。教育制度改革不断推进,国民素质不断提高的要求直接促进了企事业单位对人才的学历要求,使得高校成人教育事业蓬勃发展。但是成人教育完全不同于全日制高等教育,它具有教育对象的广泛性、教育领域的开放性、教育内容的丰富性、教育过程的终身性等特征。这类群体的档案管理与其他群体档案管理的明显区别是收集难度大、管理难度大。目前我国部分高校成教学生档案信息化管理已经初见成效,但在管理模式的创新与管理制度的优化等方面还存在较大的提升空间。从法律条例来看,我国还没有形成统一的、权威的成教学生档案管理方面的法律、条例或规章制度。大部分的高校也没有制定出一套行之有效的区别于普通高等教育的成教学生档案信息化管理的规章制度以及保证其实施的相关办法和措施。管理模式上,大多数高校还停留在被动式管理阶段,管理方法单一、陈旧、老套,信息化程度较低。鉴于国内高校成教学生档案管理制度不完善、管理模式欠佳、信息化水平不高等现状,加强信息化背景下成教学生档案管理的变革与优化研究,不仅成为提高高校成人教育档案管理工作质量和效率的内在要求,更是成人教育事业科学健康持续发展的迫切需要。

(三)有利于提升成教学生档案管理水平成教学生档案的管理工作,不管是对于企事业单位,还是对于学生本人都是非常重要的,这和学籍档案本身的重要性有关。在信息化时代,对成教学生档案进行信息化管理是必要的,也是解决当前学籍档案管理问题最佳方案。由于档案管理工作没有体系化、规范化和信息化,以至于成教学生对档案不够重视,出现档案遗失、出错、遗漏资料、补办困难等等问题。因此,研究信息化背景下的成教学生档案管理优化与变革,将有利于从根本上解决成教档案管理所遇到的问题,有利于从档案的制度化、信息化管理入手提高成教学生对档案的关注度和对档案重要性的认识。提升成教学生档案意识,加强成教学生档案管理工作,既是成人教育的出发点,也是全面提升成教学生综合素质的落脚点。

二、信息化背景下成教学生档案管理现状分析

(一)成教学生档案意识薄弱全日制学生学籍档案的管理相对来说较为规范,一般没有丢弃或者遗失的情况。在学生入学或者毕业的时候,一定会随着学生的主动或者被迫选择进行流动,从而发挥学籍档案在工作或进修阶段的价值和作用,最后完成自己的使命,融入到人事档案中,在这个过程中全日制学生的档案意识得到强化。但是成人教育对象不同于全日制教育对象,这类受教育群体有一定的社会阅历,思想成熟,有生活负担,纪律性不强,工作与学习经常发生矛盾冲突,自主学习能力差,受教育程度参差不齐,这是他们不同于其他受教育群体的特点[4]。在近几年的工作观察中,我们发现湘潭大学成人教育的学生比较看重学历证书和毕业证书,但是对于档案几乎没有概念,主要表现为:一是毕业以后档案没有妥善保管而遗失或者遗忘;二是不认真填写归档材料,使档案材料质量不高,甚至出现档案内容错误;三是一些学生毕业若干年以后,等到工作单位强制要求学籍档案时才发现自己的学籍档案不知去向。笔者与其他院校进行沟通,发现也存在类似问题。

(二)成教学生档案管理人员素质问题成教学生档案管理人员的素质和能力会直接影响档案管理的各项工作。成教学生档案管理本身是一项细致、琐碎而复杂的工作,需要工作人员有良好的思想政治素质、高尚的职业道德与干练的办事能力,同时要做到爱岗敬业,具有强烈的责任感和使命感。目前,成教学生档案管理工作存在一些问题:一是录取时的注册信息审核把关不严,以致在学籍学历管理平台输入了错误信息,并且不能及时的发现和更正;二是学籍档案信息补充与修正不及时,成教学生就读过程的学业情况、实习情况、论文写作等不能及时载入学籍档案,导致档案失去价值;三是管理方式滞后,大部分学校仍旧采取传统的人工管理方式,效率低下,失误较多,导致了数据无法共享和及时更新;第四是档案管理工作者结构比例不合理,缺乏新型人才,导致档案管理工作无法改革创新[5]。

(三)缺乏完善的档案管理平台虽然从2001年开始,在教育部的推动下已经全面实施高等教育学历证书电子注册制度,但并没有搭建国家层面的成教学生档案管理信息化平台。一部分高校采用单机版进行计算机辅助管理,但存在数据不完善和没有及时更新学生学籍档案的现象,数字化程度低,无法和其他学校形成数据共享。各高校自身搭建信息平台需要高昂的开发资金和维护成本,当前高校也没有投入人财物开发成教学生档案管理信息化系统和相关处理技术,致使成教学生档案信息化管理水平没有跟上时代步伐,普遍的做法仍然是使用传统的人工纸质档案管理模式。

三、信息化背景下成教学生档案管理优化策略

(一)双管齐下,增强学生档案意识增强成教学生档案意识可以从两方面着手。一是报到注册时要求提交完备的档案信息,进行档案信息数字化采集工作。用实际行动让成教学生感受到学籍档案的重要性,同时进行档案的科普教育,可以采用签署档案承诺书的形式将学籍档案的重要性以及重要价值告知学生。二是毕业时让档案随学生一同前往工作单位或者生源地,同时学校保留学生的网上电子档案。这样,一方面通过硬性规定,要求学生提交档案信息,在接受成人教育之前就完善其信息化档案;另一方面对学生进行档案意识引导,使学生提高档案意识,从而减少弃档现象和后继档案补办困难的现象[6]。

(二)在职培训,提高档案管理人员素质人才是发展事业的基础。通过在职培训和引进专业人才的方式提升管理人员素质,使其适应信息化背景下的档案管理工作。由于具备高学历的档案管理人才较少,所以提升档案管理在职人员的业务技能就显得很重要。在职培训可以有效提高档案管理人员的业务技能,增强其工作能力,提高工作效率。为了做好信息化数字化档案的收集整理与实时更新工作,需要优化档案管理人员的结构与层次。档案管理工作需要档案学和计算机专业人才,也需要善于倾听和观察的普通工作人员,因此档案管理人员要有专业的职业技能认证和相应的技术职称[7]。同时,档案管理人员还要不断进修和学习新知识,以适应信息化时代档案管理工作的新要求。不同的岗位需要不同的技能,在人才引进和在职培养中,要将岗位要求与个人的特点充分结合起来,打造一支高素质、能干实事的档案管理人员队伍,为档案管理信息平台的搭建和管理提供维护和支持人才,促进信息化背景下成教学生档案管理水平的提高。

(三)与时俱进,构建档案管理信息平台云计算、互联网和大数据的迅速发展,为新时期档案管理信息化提供了手段和基础,展现出大好的发展前景。新时期,运用先进的信息科学技术实现成教学生档案管理工作的网络化、信息化管理是时代发展的潮流和必然趋势。当前没有国家统一的成教学生档案网络化、数字化处理平台,但是根据其他国家的经验,数字化、网络化档案管理是发展趋势和必然结果,所以终究我们会走上档案管理信息化高速道路[8]。就当前来看,各个高校可以尝试搭建成教学生网络信息化处理平台,将本校成教学生档案进行数字化管理,积累经验,吸取教训,做出成功的示范。我们在日常工作中发现成教学生弃档现象严重,一方面导致成教学生进入体制内工作或者大型企业工作的不便,增加了成本;另一方面补办学籍档案也给教育机构带来额外的工作负担和压力。强化信息化管理带给三方以便利,减少成教学生的补办档案成本,提升学校档案管理和服务水平,同时也有利于企事业单位动态了解员工档案。成教学生档案信息化管理平台的搭建和使用,可以将学生的学籍更新信息实时录入系统,从而更好地发挥档案自身的价值与作用。

参考文献:

[1]刘丹丹.高校人事档案信息化管理中的大数据技术运用[J].山西档案,2018(06):44-46.

[2]张超.高校成教生档案管理中的问题分析及对策探究[J].科技信息,2014(09):130,58.

[3]国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)[EB/OL]

[4]訾燕.对普通高校成人教育档案管理队伍建设的思考[J].淮海工学院学报(人文社会科学版),2016,14(05):133-136.

[5]杨秀武.新形势下做好成人教育学生档案管理工作的思考[J].邯郸职业技术学院学报,2015,28(01):94-96.

[6]冯有辉.新形势下成人高等教育学籍档案管理创新之探究[J].黑龙江档案,2016(05):65.

[7]刘琴,徐拥军.论档案人才队伍建设的若干误区[J].湘潭师范学院学报(社会科学版),2007(05):224-225.

[8]张超.高校成教生档案管理中的问题分析及对策探究[J].科技信息,2014(09):130,58.

作者:刘琴 丰田 单位:湘潭大学

成教学生档案管理现状与优化策略

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