浅谈信息化时代档案管理工作创新范文

［摘要］随着信息化时代的到来，我国许多机构和企业纷纷开始在内部工作环节中采取信息化技术，以此提升工作效率。档案管理工作在此时代中首当其冲，信息化档案管理可以更好地帮助相关机构加快档案工作效率，并提供高质量保障。但由于互联网中过于繁杂的影响因素，信息化档案管理中依旧存在一些问题。本文针对信息化时代给档案管理带来的优势进行分析，提出信息化管理中依旧存在的问题，并提出几点建议。

［关键词］信息化;档案管理;创新研究

随着我国信息技术和网络技术的不断发展，人们在生活、工作、娱乐方面都与信息具有一定关联，信息化技术可应用于企业领域、教育领域、科学领域等。具体表现于计算机方面和档案信息化的应用，信息化时代已经成为社会的发展趋势。企业和机构中的档案管理水平可以直接反映出企业和机构内部管理水平。在此阶段，我国多数企业和机构都在档案管理工作中加快信息化发展脚步，在建设信息化档案管理工作中进一步提升工作质量。

一、信息化时代档案管理工作的具体内容

(一)自动化档案管理在社会信息应用普及的时代里，档案管理工作把降低管理人员工作强度放在首要位置。在以往的档案管理模式中，一般都是由纸质档案来进行归类、存储，但随着社会不断进步，管理需求难度增大，以往的管理模式已经不能满足现代管理需求，档案管理巨大的工作量也让工作人员深感压力。随着信息化时代的到来，传统档案管理模式逐渐被取代，信息化计算机技术逐渐被档案管理工作人员所接受，令这项工作逐渐走向信息化道路。目前我国多数企业及高校之中的档案管理工作都较为依赖计算机技术，互联网技术能够令档案加快传播速度，计算机技术能够令档案得以保存，在多重技术的应用下，信息化档案管理工作得以自动化发展。在日后的档案管理工作中，人们可以应用信息化技术完成信息数字化处理，从而为档案管理工作人员减少压力和物资消耗，从而提升工作效率。

(二)数字化档案存储在我国当前档案管理工作中，依靠信息化技术令档案存储脱离以往的纸张，工作人员在完成录入档案信息的工作后，将录入的信息内容以数字化形式存储于计算机和云储存之中。档案管理工作在信息化时代计算机的应用下完成档案存储，不仅可以解决纸张材料过度消耗的问题，更在极大程度上保存生态环境。由于纸质档案极其容易损坏或丢失，档案信息数字化的出现避免了这种缺陷，不仅能够很好的保证档案完整性，还可以让档案使用更为便捷。

(三)信息化档案传递目前许多高校、企业，都在借助网络计算机技术来完成自身信息化建设，信息化档案管理可令需要的人员能够及时、准确的在海量信息中查找出自己所需的数据，其优秀的传播速度和工作高效性也令使用人群对其接受能力较高。在档案信息录入计算机系统后进行存储，还能够利用互联网技术与他人进行远程数据传递，信息化档案管理在极大程度上给予工作人员方便。

二、信息化时代档案管理工作存在的缺陷

(一)档案泄露风险目前我国多数企业机构档案管理工作中都存在着一定缺陷，在信息数据传递过程中有很大泄露风险。尽管很多企业机构都运用信息技术来提升档案管理工作的信息泄露防卫能力，但由于互联网具有极强的繁杂性，从而很难在网络环境中保障档案管理工作的安全性。因此，多数企业和相关机构纷纷将信息化建设重点范围集中在档案数字化管理建设及网络共享平台当中。在建设过程中，数字化档案管理和存储方式带给企业和机构过多的信息泄露风险，企业和机构内的重要数据丢失事件频发，档案管理工作并没有设置有效的档案访问权限，在访问时过于简单，拦截功能没有完善，从而影响信息化档案管理工作的有效开展。与此同时，管理工作人员对潜在的档案泄露风险并不具备应对能力，也没有一定的危机意识。因此，企业和机构应在未来档案管理建设中，加强风险防控管理，

(二)人员素质不足目前来看，我国许多企业和相关机构档案管理人员并没有对信息化管理的价值具有确切认识，认为信息化对推动档案管理发展并没有直接作用。因此，许多企业和机构档案管理工作出现边缘化现象，不仅影响工作质量，更对档案管理这项工作未来发展造成阻碍。与此同时，由于企业和机构并没有培养员工对自身工作价值产生一定认知，致使员工在管理工作时常会出现一些问题。此外，企业和机构内部缺乏对管理人员的培训机制，造成档案管理人员出现个人水平及能力不足问题，且在信息化普及的现代，员工个人并不能很好的操控先进设备来进行档案管理，从而降低了档案管理工作效率。在企业和机构的档案管理部门中，管理人员的个人能力和工作水平都直接影响着档案管理工作质量，目前为止，多数企业和机构的档案管理人员专业性较低，缺乏管理档案方面的工作经验，导致档案管理工作并不具备规范性。

(三)工作效率较低尽管目前许多企业和机构都在提倡应用信息化技术来进行工作，满足档案管理工作信息化建设。但还有许多企业和机构并没有对此产生重视，对信息化档案管理的实际价值并没有一定认知，不能够针对性的完善档案管理工作具体规划流程，进而造成信息化档案管理工作无法在企业和机构进一步开展。首先，部分企业和机构没有建立完善的电子档案管理队伍，致使企业和机构在建设信息化管理中得不到应有的效果。其次，多数企业和机构并没有建设完善的档案管理队伍和体系，从而导致企业现有的信息化管理技术并不符合企业目前发展所需。最后，由于企业和机构在建设档案信息化方面并不专业，档案管理工作严重缺乏硬件设施和技术支持，从而导致管理人员对其作用价值了解过于片面，档案信息化管理工作并不能有效开展。

(四)认知程度较低在企业和机构的档案管理工作中，部分管理者和领导对档案管理工作的重要性并没有产生一定认知，将档案管理任务发放给档案部门后就对此毫不关心。长此以往之下，档案管理工作人员也对此产生惰性，从而导致档案管理部门的工作人员出现范围性怠慢现象。与此同时，档案管理工作部门也对自己的工作价值没有一定自信和肯定，这也是导致档案管理工作中常常出现错误的关键所在。此外，档案管理工作人员的个人收益较低，没有收获实际利益的渠道，很难全身心地投入到档案管理工作之中。目前为止，这些问题和漏洞一直存在于企业和机构当中，也正是档案管理发展始终得不到有效进展的主要因素。

三、信息化时代档案管理工作创新研究

(一)转变档案管理观念信息化时代的档案管理工作需借助现代管理体系加以创新、完善，将信息化档案管理推向时展的新道路。因此，信息化档案管理工作应符合现代管理需求，转变自身管理理念，让档案管理在信息化时代的推动下不断前进。档案管理工作职能包含数据存储、信息记载等，因此，对企业和高校等机构内只有完善保存档案，才能够记录该机构发展情况，为该机构未来发展提供参考数据。

(二)优化档案管理模式随着信息化时代和网络技术的不断发展，在很大程度上加快社会前进的步伐，不仅如此，各个机构的档案管理模式也随之改变。在信息化档案管理模式中，最为重要的就是建设信息化档案资源。各机构应用信息化来完善档案管理工作，不仅加快了档案管理工作效率，还能够让其数据信息完整保存，准确性比较传统管理模式也显著提高，而且更适合现代社会发展。

(三)完善档案管理制度在目前各机构档案管理部门中，档案管理制度约束力不仅能够带给企业一定的原则性，还能够让员工在积极状态中完成工作任务，从而体现出档案管理工作中的自律性和规范性。与此同时，还需加强各机构档案管理部门的工作制度，进一步改进和完善，以保证信息管理部门的工作效率能够有所提升。随着现阶段档案数量越来越多，管理工作人员的压力也随之增长，各个机构需加强完善档案管理制度，是应对档案过多、管理环节中所存在的问题的有效解决方式。

(四)提升管理人员素质顺利开展各机构信息化档案管理工作与优秀的高素质管理人才密不可分。因此，各机构需加强提升档案管理部门所有工作人员的个人专业水平及知识内涵，提高管理人员对档案信息化的认知和能够带给企业未来发展的重要性，培育员工对管理档案的保密意识。与此同时，各机构还应重视提升管理人员自身专业知识及技能操作能力，定期组织培训环节，以确保管理人员的专业水平能够随着社会需求不断提升，一直具备高素质综合人才的能力。

(五)增添档案资金投入无论是高校、企业或是其他相关机构，想要建设开展信息化档案管理模式，首先需要增添对档案部门的资金投入，以保证档案部门能够在设施完善的物质基础下顺利开展信息化档案管理，档案部门物质基础离不开复印机、计算机等贵重设备。高校可从政府部门申请设备购买资金，用于建设信息化档案管理，还可以面向社会、企业、机构、筹集设备资金，在建设的同时还能够提升高校学生对信息化技术的全新认识。此外，国家还应注重贫困地区档案管理工作问题，将档案信息化建设在我国各大地区均匀发展。结语综上所述，档案信息化管理技术可以令企业和相关机构在管理内部信息数据时有着较高的质量保障，在未来企业和机构发展过程中，信息化档案管理工作还有待完善。建立优秀的档案管理平台可从员工综合素质方面入手，并优化档案管理模式，从真正意义上建设信息化档案管理工作。

参考文献:

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［2］高兴俊．谈如何更加深入的推进医疗卫生单位档案管理的信息化建设［J］．中国卫生产业，2018，15(11):155－156．

［3］．新形势下人才服务机构对高校毕业生人事档案的信息化管理初探［J］．办公室业务，2018(9):42－43．

作者：王珺 单位：周口师范学院人事处