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企业档案信息化建设的建议

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摘要:随着社会信息技术的快速普及,以及企业在各项活动中档案数量的快速积累,对档案信息资源开发利用、档案信息建设、开发档案信息资源提出了更高要求。对企业档案管理信息化建设的思路、原则、实施步骤等方面提出了相关建议。力求信息化建设与社会同步发展,确保企业档案信息化建设进度和质量,提高企业档案工作质量和工作效率。

关键词:档案;信息化建设;建议

0前言

随着社会信息化进程的加快,档案信息化建设已成为企业档案事业发展的必然趋势。加强档案信息化建设,是档案适应时代和社会发展,及加速档案管理现代化的客观要求,是提高档案服务信息水平的必经之路,是为企业生产经营提供有效服务的重要举措。本文就此提出一些建议以对档案管理进行探索。

1企业档案信息化建设思路

企业档案信息化建设必须紧紧围绕国家对档案工作的稳健发展方针和企业对资源、市场、国际化、创新的发展战略,坚持档案工作走向现代化,健全档案管理机制,推进档案资源体系、服务体系和安全体系建设实现信息化[1]。

2企业档案信息化建设的原则

企业档案信息化建设应坚持“统筹规划,有序推进,创新驱动,注重实效”的基本原则,按照统筹部署、深化应用的发展要求,有序推进,逐步构建集中管理、优质高效的档案信息网络和数据支撑环境。在档案基础业务的基础上,不断创新档案管理模式[2],充分利用档案信息化手段,推动档案管理机制、管理模式和档案管理手段的变革,提高企业档案工作者工作效率,以企业档案信息化建设促进企业档案工作的创新发展。

3企业档案信息化实施步骤

3.1加快档案信息化进程完善

档案信息化基础设施建设。在新建档案馆或扩建档案馆时,将档案信息化基础设施建设纳入基本建设总体规划,将网络布线、软硬件平台和智能化库房控制及安防设施建设纳入信息化整体解决方案中[3];加强信息化网络建设和软、硬件建设,部署基于服务器的网络版档案管理软件,建成具备为数字档案管理提供“收集、管理、存储、利用”的软、硬件系统[4]。统一部署档案管理平台。企业应统推企业集团级档案管理系统,实现档案的统一管理,企业各分支机构根据各自实际需要,可补充建设相对应的业务平台,满足个体需求。开辟新的档案利用渠道,加强新的服务手段建设。纸质文件应向电子文件转化[5]。企业通过建设网站,制作网页,不断推广和普及在网上开展政务活动、宣传教育、电子商务、远程教育、招聘、阅读浏览和搜索资料等。使用户足不出户,就能在互联网各个终端机上进行远距离网上查检索和利用,真正实现资源共享。

3.2有效推进档案资源体系

建设加快推进历史档案数字化工作。历史档案数字化以现实需要为前提,分阶段、分步骤推进实施,重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率高的档案数字化和转换工作。加强业务系统中电子文件的监管工作。制定电子文件归档和电子档案管理制度,实行统一的接口技术标准,实现档案管理系统与OA系统、财务管理系统等业务系统中业务信息数据对接,确保电子文件的准确性[6]。加强档案数据资源建设。建立完善的档案数据资源体系。馆藏结构进一步优化,涵盖各类别档案。加快馆藏档案文件级目录数据库建设,推动档案资源整合,实现档案资源数字化,建立完善的档案利用体系,实现档案数据资源在线利用和共享[7]。加强多媒体档案资源建设。加大声像档案、荣誉档案、实物档案的数字化管理,实现多媒体档案的信息化管理。各单位将历史多媒体档案,或将采集的图像、新闻、音频/视频等信息,逐步建立成照片数据库、音频/视频等多媒体数据库,以满足利用者对档案的不同需求[8]。

3.3推进档案信息资源共享服务平台建设

建立档案目录数据库。按照“简化整理、深化著录”的原则,将著录作为档案整理的重要任务,在档案管理系统平台上,完善档案目录数据库建设。整合档案资源。建立集中统一管理的档案资源管理架构,推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化。对档案资源信息进行分类,形成各类专题数据库,提供多样化、个性化、常态化的档案资源服务。推动档案数据资源共享。利用网络平台,建立档案信息资源共享和服务平台,在确保档案信息安全的前提下,加大档案开放力度,为档案利用提供服务,提高档案查全率和查准率[9]。

3.4强化档案信息安全管理

不论从档案的凭证性还是情报性来说,加强档案的信息安全管理是新时代提出的新要求和课题。首先,在档案形成和采集过程中需考虑信息安全。应保证收集主要数据的完整性,同时也应避免数据的冗余问题。在收集信息时注意对涉密信息的特殊管理,尤其在数字化的过程中,应采取物理隔绝,保证信息“涉密不上网,上网不涉密”。另外,可以利用现有的加密条件对涉密文件进行加密保管和传输,最大限度地保证信息安全[10-11]。其次,在档案存贮过程中也应考虑信息安全。应建立独立的档案保密室,档案室要尽可能满足防盗、防火、防潮、防虫害的要求。档案保密室需设置专门的档案人员管理,配备必要的安保力量,保证非相关人员不得随意出入档案室。此外,对于涉密文件还要使用保险箱(柜)单独存放。最后,在档案借阅时仍需保证信息安全。制定严格的档案借阅拷贝制度,形成或完善档案查阅审批流程,保证所有档案信息在有限范围内共享。拥有审批权限的领导对于档案信息知悉范围应进行严格把关,对非必要知悉者严格杜绝其掌握并利用核心档案信息,以确保重要档案绝对安全。并应建立档案安全应急防范机制,尤其应做好档案数字化外包和其他业务外包等过程中的安全保密工作,杜绝档案失泄事件发生。

4结论

加强企业档案信息化建设是新形势下企业档案管理工作发展的大方向和必经之路。企业档案管理工作量大、繁琐复杂,而传统的人工管理模式已难以满足新时代下企业工作需求,信息化时代的到来对企业档案管理工作来说既是挑战,也是机遇。所以,企业档案部门应顺应时代发展形势,把握发展机遇,明确档案信息化建设目标,力求档案信息化建设与社会同步发展,进一步加强档案管理各项内容信息化建设,确保企业档案信息化建设进度和质量,为提高企业档案工作质量和工作效率提供保障。

作者:高华1;严峰2;阮虹3 单位:1.中国石油工程建设有限公司北京设计分公司,2.中国石油工程建设有限公司,3.中国石油工程建设有限公司西南分公司

企业档案信息化建设的建议责任编辑:张雨    阅读:人次