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大数据下企业档案信息化建设探讨

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【摘要】在过去的几十年中,国家的经济发展取得了巨大的进步,企业的权利范围也在逐渐变大,毫无疑问的是,权利范围的变化会促进各个企业的发展,但同时,也已经引发了一系列的大数据时代企业档案信息化建设方面的难题。在各个企业中,相关部门对档案按照一定标准进行严格的分类,确保其档案的准确性,是所有部门中极为重要的角色。对此,国家政府部门要对企业在大数据时代档案信息化建设进行严格的管理和督促,及时发现问题,解决问题。除此之外,要想使问题真正得到解决,则应该制订大数据时代企业档案信息化建设工作的强化策略,运用该策略来治理企业档案信息化建设工作发展中的问题。

【关键词】大数据时代;企业;档案;信息化;建设 

伴随着社会的日益进步,各个企业也正在不停地发展,据统计资料显示,截至目前,企业已经成为支撑中国国民经济的主要产业类型,占有着重要的经济地位。在我国,每个企业拥有着较为特别的生产及经营体制,以其独特的运作方式来促进社会经济的进步,进而实现社会的和谐发展。在各个领域中,企业发展迅速是不可否认的事实,但是在其发展过程中,仍然存在着部分有待解决的问题。众所周知,一个企业要想持续发展,就需要一些好的策略来管理档案信息,然而,由于大数据时代企业中相关档案信息化管理部门工作做得十分不到位,多数企业常常因档案信息不健全而受到困扰。在实际运营中,很多企业面临着档案信息不全面、档案信息不真实、档案信息体制不完善等多重难题。因此,用合适的方法解决这些难题就显得尤为重要。长期以来,笔者一直对各种类型的企业进行了持续的关注,发现在大数据时代,大量的企业在档案信息建设方面,存在一定的问题,并给出了一些解决该问题的策略。

一、大数据时代企业档案信息化建设的现状

(一)企业档案信息化建设管理体制不够严格。在各个企业发展过程中,档案信息化管理部门是必然存在的,可是,其管理体系和内部控制却十分欠缺。不少企业聘用了不专业的员工,由于他们专业素养不够,直接导致了本职任务做不到位的情况发生。这种情况直接造成了企业档案信息化建设上出现诸多的漏洞。因此,拥有一个严格的大数据时代企业档案信息化建设管理体制成为企业今后发展的核心目标。

(二)档案管理人员的专业水平较差。在众多的企业中,研发人员是企业创新能力的根本所在,也决定着企业是否具备强大的竞争力。所以,企业对他们进行了高度的重视,不惜花费大量资金来支持他们的研发工作,往往却忽略了管理企业档案信息化建设的人员。在招聘过程中,聘用了一些专业水平低、综合素质差的管理人员,这就造成了今后企业的信息化建设管理方面的一些困扰,使企业呈现出管理观思维不在前沿、管理体系极度落后的局面。

二、加强大数据时代企业档案信息化建设工作的策略

各个企业进步的快慢受两方面因素的影响:一是外部因素,例如国家财政政策等法律法规的硬性规定。二是内部因素,即企业的内部控制管理等。对于大多数企业而言,外部因素是无法改变的,要改变只能从自我的建设完善程度方面入手,一边增强理管理意识,一边严抓企业内部控制管理体系。

(一)增强经营者的管理意识。1.要具备竞争意识。竞争,对于企业来说,时刻存在,也将会一直存在,这是一个无法改变的状态。竞争有利也有弊,利处主要体现在它可以使各个企业不断完善自己的产品和服务,最终取得持续性的进步和快速的发展;弊端则是可以使一个企业瞬间垮掉,没有了生存的可能。因此,一个企业要想持续性地存活下去,就要时刻具备竞争意识,不断优化企业内部的管理机制,不断进步。2.要具备效益意识。盈利,是企业的最终目标,也是企业良好发展状态的体现。因此,企业应该具备强烈的效益意识,只有这样,才能避免面临倒闭的危险。例如,投资时要讲究一定的策论,既不要盲目,也不要跟从。在进行企业档案信息化建设管理时,要全面考虑各个阶段的信息来源,理性地使用可靠的信息。    

(二)严抓企业档案信息化建设管理体制。对于企业而言,企业档案信息化建设的管理体制是企业发展的大体框架,优化管理机制可以有效地帮助企业合理地计划未来的蓝图,同时,也能够确保内部信息的安全性,增强防范外来资源信息管理风险的能力,所以,严抓企业档案信息化建设管理体制势在必行。

(三)提高大数据时代企业档案管理人员的专业水平和综合素质。提高企业档案信息化建设管理人员的专业水平和综合素质要从如下两方面做起:1.不断加强人力资源管理。一个企业,不仅要发展,更重要的是要能够长期稳健地发展。在各个企业内部,其管理模式对于企业的发展方向有着重要的意义,尤其是人力资源部的管理者,他们决定了企业未来会招聘什么样的员工,因此,人力资源部的管理者要具备识别人才以及充分调动人力资源的能力,把提高员工的综合素质作为工作的首要任务,不断强化管理观念,争取最大限度地发挥员工的潜在能力。因此,不断加强人力资源管理至关重要。2.完善企业员工培训体制。在招聘员工后,各个企业要对其定期地进行统一的培训,但是,就当前调查报告显示,许多企业由于资金的短缺以及没有完善的培训体制制度等各种原因,导致他们没能提供给员工有价值的培训。所以,在企业的内部,存在着诸多综合素质低下的工作人员。因为员工没能接受到相关培训,所以在工作过程中,总会出现这样那样的问题,久而久之,就造成了大数据时代企业档案信息化建设管理体系落后的结果。因此,完善企业员工职业培训体制迫在眉睫。

(四)加强对企业档案信息化建设工作的时刻监督。所谓的对企业档案信息化建设工作的监督,即定期检查企业运行过程中各项相关信息是否符合国家有关条例的规定。实行该种监督制度,能帮助各个企业及时发现档案信息风险,并运用适宜的手段将其短时间内控制好、解决掉。由此可知,这有益于企业对非法信息风险的有效防范。与此同时,加强对企业信息化建设工作的时刻监督也有益于优化企业内部控制工作的体系,从而能有效地促进企业档案信息化建设管理方面的战略实施,从而提高整个企业的工作效率,最终达到促进企业良好发展的目的。

三、结束语

伴随着国民经济的步步高升,大数据时代各个行业的企业也趁势而上,我们必须承认它是国民经济的脊梁,但同样不能否认它在运行过程中出现的问题。让人欣慰的是,这些问题都可以通过一定的方法加以解决。例如,通过增强经营者的竞争意识来提高企业的竞争力、使企业效益最大化;通过严抓企业内部的档案信息化管理体制来调整中小企业的内部结构,从而建立健全更具标准化的管理模式;通过提高企业档案信息管理人员的专业水平和综合素质来为企业筛选出更合格的员工;通过加强对企业档案信息化建设控制工作的时刻监督来及时发现问题等等。与此同时,所有企业也要优化大数据时代企业档案信息化建设管理的方法,做好管理过程中的每一个细节,从基础做起。

【参考文献】

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[5]许勤.企业档案信息化管理工作的现状及发展[J].中外企业家,2013(6):189.

作者:段莉莉 单位:中广核管理咨询(深圳)有限公司

大数据下企业档案信息化建设探讨责任编辑:张雨    阅读:人次