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加强医院人事档案信息化管理分析

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【摘要】经济高速发展使得医疗事业取得巨大的进步,而医院的人事档案管理对其开展各项工作均有显著影响,信息化管理更能强化医院人事管理,加快医院人事改革进程,促进医院取得更大的发展与进步。本文对加强医院人事档案信息化管理的重要性与策略进行探究,以期为医院的管理与发展提供助力。

【关键词】医院;档案管理;人事档案;信息化

为积极响应国家发展信息化管理工作的号召,医院应利用信息技术科学有效地管理人事档案,加快医院信息化管理步伐。人事档案详细记录着医院人员的个人经历和社会实践,反映出医院人员的工作表现、业务能力与业绩,是医院非常重要的人事信息资源。这就要求医院提高对人事档案管理的重视度,有效实施信息化管理,以顺应时代发展需要。

一、加强医院人事档案信息化管理的重要性

在医院传统的人事档案管理工作中,纸质档案占据主要地位,但医院人员众多,检索纸质档案的效率较低,反复查阅还会严重损坏纸质档案,增加人事档案管理难度。而积极引入信息技术,加强人事档案信息化管理,就能显著提高检索人事档案的效率,从而提高档案管理效率。与此同时,加强人事档案信息化管理对医院优化资源配置也有至关重要的作用。在医院传统纸质档案管理中,纸质资料对医院内部人员的对比不利,无法通过有效的对比合理安排人员,无法科学配置医院的人力资源。如果使用信息化管理手段,就能有效筛选医院人事管理资料,促进工作人员的有效对比,多角度调整人员,优化配置医院人力资源,显著提高医院管理效率。

二、加强医院人事档案信息化管理的策略建议

(一)建立标准化与规范化的信息系统软件。医院应积极建立标准化与规范化的人事信息系统应用软件,为加强人事档案信息化管理奠定基础。医院可同时开展建立各种资料数据库、录入数据、开发应用软件、建设高速网络系统等环节,而采集信息资源是基础和重点,采集和报送人事档案信息的工作应当做到制度化、规范化。医院务必要将人事档案管理视为一项经常性工作来抓,而完整、规范、准确的信息资源是系统的生命,需进一步增加投入,持续改进、完善并提高系统整体功能,提升整体应用水平,让整个系统不断趋于完善,加强对成熟经验的普及与推广,真正满足医院人事管理需求。

(二)有效防范人事档案信息资源安全风险。安全是医院加强人事档案信息化管理的关键所在,为有效防范人事档案信息资源安全风险,医院应做好几方面工作:一是建立健全人事档案信息安全管理制度,尽可能多开发信息,体现档案管理工作的服务性,共享档案信息资源,其核心就在于完善建立安全管理制度,并针对数字化人事档案形成严格的、一整套的安全措施,全面预防信息失真。与此同时,由于医院人事档案具备保密性、机要性,医院在确保网络安全的基础上还要确保档案信息前处理工作、外聘人员安全等问题得到领导的重视,逐渐增加人事档案信息化管理基础设施建设投入,确保其持续发展。二是医院档案管理人员要加强人事档案信息化管理安全操作风险。档案人员要定期备份已经归档的人事档案电子文件,定期检测数据库以及存放服务器等的防攻击、防毒、杀毒等能力。针对电子档案检测与拷贝,务必要建立跟踪记录,预防因人为操作失误而威胁人事档案信息资源的安全性,切实加强人事档案信息化管理。三是强化硬件防护,有效提高系统安全性能。电子档案载体很容易被环境所影响,所以务必要加强监测和维护,每年应定期检测一次,通过抽样方式进行,样品的数量不少于所有人事档案信息资源的10%;每隔4年应拷贝一次,且多重备份,避免数据丢失,且继续保留原载体的时间不能少于4年,全面提高医院档案管理信息系统的安全性。

(三)注重开发并利用好人事档案信息资源。注重开发医院人事档案资源,充分利用信息资源服务于医院的管理和发展,这是加强医院人事档案信息化管理的最终目的。一是建立健全档案信息库,及时使医院的在职、退休、离职三类人事档案依据姓氏、编号等分类录入系统,按照人事、组织、劳资等部门在人员的培养、使用、选拔等工作中形成的个人经历、学历情况、社会关系、业务能力、思想品德、奖励处罚等原始记录形成准确而完整的电子档案,为医院在职员工评职称、职位晋升、改变薪资、办手续等日常使用提供及时、准确、快捷的人事档案信息查询,同时方便相关人事资料进档。二是建立医院干部人事档案信息资源数据库,在计算机系统中及时更新并录入干部信息,以此为基础建立实用数据库,利用医院局域网将人事档案和医德医风考核档案、卫生技术考核档案等关联起来,及时更新,动态管理干部信息,方便医院培养、提拔优秀干部。三是医院不仅要重视维护数据、保证系统安全,还要将检索信息、统计报表等操作程序设置得更简便、更容易操作,专门安排档案人员及时更新、核准数据库,促使人事档案信息能最大化服务于医院事业。

三、结语

人事档案管理是推动医院实现可持续发展的基础保障之一,有序开展人事档案管理工作不但能保证资料的全面性,还能使人事管理更有序、更高效。尤其是在网络信息时代,科技全面进步,加强医院人事档案信息化管理是顺应社会经济发展的必然趋势,医院务必要充分认识其重要性,并探索更多行之有效的策略推动人事档案信息化管理的实现与发展,促进医院不断提升人事档案管理水平,最大限度发挥档案信息的价值。

【参考文献】

[1]范莹.大数据时代医院人事档案管理信息化实现方法探究[J].兰台内外,2015(05):33.

[2]陈妍桦.新时期医院人事档案信息化管理改革与创新策略[J].中国管理信息化,2016(21):192.

作者:顾建杰 单位:昭通市中医医院

加强医院人事档案信息化管理分析责任编辑:张雨    阅读:人次