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探讨疾控中心档案信息化管理存在不足

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【摘要】本文主要从疾病中心档案信息化管理的重要性,疾病中心档案信息化管理存在的不足以及疾病中心档案管理信息化管理的优化措施三个方面进行阐述,希望对于疾病中心具有重要的借鉴性意义。

【关键词】疾病中心;档案信息化;管理;不足与优化措施

从以前的纸质档案管理到现在档案管理的信息化,管理的方法与技术发生了很大的变化,虽然管理的方法越来越先进,但现在的信息化管理还是存在着一些漏洞,怎样利用信息化更加方便快捷地管理档案成为现在疾病中心面临的主要问题。

一、疾病中心档案信息化管理存在的不足

(一)人为的隐患与威胁。疾病中心管理信息化管理存在的不足之一是人为的隐患与威胁,疾病中心的保密意识不够,没有意识到档案信息管理的重要性,意识不足导致工作态度不正确,在对档案进行信息化管理的过程中工作人员不知道哪些需要保密,不会对档案进行分类。

(二)工作中的疏忽。疾病中心在工作中存在疏忽,由于工作人员对工作的疏忽,有可能导致档案中心的计算机遭受黑客入侵,黑客利用软件可以对信息进行窃取,盗走病人的疾病档案。而且,在工作人员进行管理的过程中,计算机也有可能侵入病毒,所有的数据会被全部删除,重新恢复数据是非常难的,也会耗费很多人力与物力。

(三)敌对势力的窃密。对于疾病控制中心来说,他们存储的病人档案,有很多其它的企业或者部门想要得到,其中不乏一些敌对势力,他们可能利用窃取的手段也有可能收买中心内部的一些管理人员,近年来,档案信息丢失的例子比比皆是,在数据化的时代,涉密档案的过程是复杂的,但是也会存在一些漏洞,敌对势力就是设法利用漏洞采取行动进行窃取。

(四)信息系统受非法访问者攻击。对于计算机管理档案而言,有利也有弊,而现在面临的主要问题之一就是信息系统受到非法访问者的攻击,这些人也称为黑客,黑客的技术非常高超,想要入侵没有加密或者没有特殊防御系统的电脑内部轻而易举,这种受黑客攻击的趋势在逐年增加,通过入侵,盗取病人信息的例子比比皆是。

(五)信息系统中的“后门”。目前,疾病控制中心所用的电脑设备大多数是国外电脑,国内的电脑设备很少,有一些非法分子,会在你购买电脑之前,在电脑上面安装监控或者是盗取系统,当疾病控制中心将病人信息输入之后,通过之前安装的非法系统,就可以复制其信息,信息系统中的“后门”现象是疾控中心档案信息化管理面临的最可怕的威胁,建议其多用国内电脑设备,并且在购买之前请专门人士对电脑进行检查。

二、疾病中心档案管理信息化管理优化措施

档案信息化的管理对于疾病中心具有重要的意义,通过对档案的管理可以了解病人的基本情况,并且在信息化的今天,企业之间的竞争多方面也在于信息化的管理方面,哪个企业掌握的信息多,哪个企业竞争力强。疾病中心对于档案信息化的管理,利于统计各种疾病的发病率,通过这些档案做出的数据,也可以预防疾病。

(一)完善管理法规。疾病中心内部要想做好安全的档案信息化管理,要完善疾病中心的管理法规,而其中最重要的一条就是增强工作人员的责任意识,提高保护意识。例如:疾病中心可以定期安排专业培训,而培训的主要内容应是档案对于病人的重要性以及档案被窃取的危害两个方面入手。另外,疾病中心也应该完善信息化的管理法规,组建专门的管理小组,这些小组定期对计算机进行检查,每天有专门的人士进行管理,并且要写工作记录,一旦档案管理存在问题,找到相应的负责人,实现真正意义上的问责制。

(二)提高认识掌握法规。档案管理者应该清醒认识到档案管理的重要性,要时时刻刻保持警惕,近几年随着盗取档案信息案件的增多,让我们清晰认识到,档案管理盗窃者就在我们的身边,他们正虎视眈眈的看着,并不是危言耸听,只要他们存在一天,我们就要谨慎一天,保护档案不受非法分子的侵害是档案管理者的责任,档案管理者要对病人负责任,要对国家负责任,提高档案管理者的认识并且掌握法规是疾病中心的主要任务,防患于未然。档案管理人员的保密工作一定要做好,真正做到该保密的一定要保密,不需要保密的也不要随意予以公开。疾病中心也要让档案管理人员学习《中华人民共和国保守秘密法》以及《实施办法》。

(三)建立预警机制。预警机制对档案管理工作的进行是至关重要的,一些非法人员在对信息进行窃取时悄无声息,所以,疾病控制中心应该在电脑上面安装预警机制,在非法人员窃取信息时预警机制会发出警报,工作人员根据警报及时做出防护措施,与此同时,疾病控制中心也应该雇佣高端的计算机技术人才,在电脑出现攻击者并且发出警报时,可以做出防御措施。不断加强技术监控手段,定期对电脑进行检查,保证其正常运行,不受非法分子的侵害,确保信息系统的安全。

(四)加强信息系统建设。疾病控制中心应加强信息系统建设,并且对档案信息进行分类,在遭受到侵害时,考虑其档案是否具有保护的资格,不能因为工作人员考虑不周而造成不必要的损失,对电脑设置密码,即使是工作人员而非本科室的人要查看档案时也应该有上级领导的批准,并且要强调的是,档案信息只能用于查看,不能用于其他非法或者不正当的用途。

(五)加强对泄密信息介质的管理。档案管理人员应该对档案进行管理,并且定期对档案进行分类,再分类时应该有管理人员在场进行监督,对于不需要保密的文件放入柜子内进行保管,而对于纸质害怕字迹受损的档案扫描后进行保存,而对于没有用的档案,经过领导批准可以粉碎或者销毁或者消磁,保证不同秘密程度的档案都得到正确的处理方案,保护病人的权利不受威胁。

三、结语

综上所述,随着电子信息化的普遍应用,为人民以及企业带来了无限的好处,但是如果不能做好信息的保护工作,也会时时刻刻存在危险,将使用者的信息暴露在大庭广众之下,所以,在享受电子信息带来方便的同时,应该提高防备意识。

【参考文献】

[1]赵程.刍议疾控中心档案信息化管理存在的不足及优化措施[J].办公室业务,2017(03):94.

作者:李念鹏 单位:郓城县疾病预防控制中心

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