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探析档案信息化建设的优化措施

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在经济迅速发展的基础上,信息化覆盖范围逐渐扩大,档案管理也面临着信息化革新要求,积极在档案管理中融入信息化技术,从而不断提高档案管理的基本效率,促进档案管理的顺利发展,是档案管理行业面临的一大机遇。档案管理是存储信息、整理信息、查询信息的重要方式,因此需要积极对档案管理进行信息化建设改革,革新档案管理措施。

1.档案信息化建设与档案管理的特征

1.1价值性。价值性是档案信息化建设中的又一特征体现。档案信息化建设中,帮助档案管理拓展了管理信息资源,并且完善了管理结构中存在的不足,建立更大的档案管理数据库,真正实现了档案管理资源的共享,这样就极大程度上激发了档案管理在社会发展中的作用,体现了档案管理的价值。整合档案管理过程中,档案本身就具有非常高的借鉴、参考、存储等价值,信息化建设基础上,进一步提高了档案管理的文化价值、社会价值。

1.2时效性。在进行档案信息化建设期间,需要掌握档案管理信息化建设与档案管理的基本特征,这样才能达到档案管理水平不断提升的目的。时效性是档案管理的主要特征之一,档案管理中包含很多档案信息,档案信息的采集、管理、归类、存储等属于一种长期模式,管理期限便是最显著的体现。档案管理是将档案信息系统的进行管理,随时提供给需要的部门或者群体,所以档案管理的信息更新需要做到与时俱进,不断升级档案信息管理的时效性特征,为档案管理发展抓住准确的发展机会。

1.3改革性。档案管理中,积极开展信息化建设,是顺应改革推动的行为体现,档案管理具有明显的改革性特征体现,尤其是管理中的每个环节,都会在一定时期内出现一系列的调整归类,这样才能进一步推动档案管理的革新。信息化档案管理建设,对于改革性特点进行了突出显示,其改善了传统档案管理中存在的缺陷,从档案管理的每个步骤进行优化调整,信息的收集、整理、归类、存储等都得到创新。

2.档案信息化建设的具体内容

2.1管理水平。档案管理水平的提升是档案信息化建设内容的重中之重。档案管理水平的提升是信息化建设的重要体现,在科学技术发展迅速的今天,各种高新技术逐渐出现在档案管理中,电子化档案管理模式的实施,是适应经济社会飞速进步的必经之路,同时也对档案管理提出更高的要求。除此之外,档案管理水平提升,还包含档案管理内容的不断拓展创新,档案管理内容不断丰富。提高档案管理工作的管理水平,对社会发展、经济进步等贡献档案管理的价值。

2.2硬件设施。档案管理信息化建设,首要应从硬件设备等方面进行改革。硬件设施是开展档案管理工作的基本保障,若硬件设施不到位,将会严重影响档案管理的质量。所谓档案管理的硬件设施,主要包含计算机、存储空间、局域网、数据库等,正是这些硬件设施组成档案管理的支撑平台。

2.3服务意识。档案管理人员的服务意识也是档案信息化建设的重要内容。档案管理是推动社会进步、文化发展的重要资源动力,档案管理人员需要具备一定的服务意识,才能够真正做到服务于社会、大众。档案信息化建设中,需要改变传统档案单一、狭隘的管理模式,在深度、广度上要均衡拓展以满足档案管理发展的需求,加强档案管理人员的专业学习,提升理论水平与专业技,从整体上来提高档案管理人员的综合素质,以此来激发档案管理工作的活力。

3.档案信息化建设的优化措施

3.1提高档案管理技术支持与资金保证。信息化建设下,对档案管理技术提出更严格的要求,积极完善档案管理中的技术支持,为其提供更充足的档案管理信息化建设资源,确保档案管理建设系统的稳定发展。同时增强档案管理信息技术基础,强化档案管理中访问权限的设置,提高档案管理信息的安全。完善档案信息化管理中基础设施的建设,建立档案信息化专项预算并对建设资金进行科学管理。

3.2提升档案管理人员的整体素质。档案管理工作中之所以出现很多难题,主要问题是档案管理工作人员的素质不高,甚至出现了一岗多职的情况,人员的缺少是需要长期来改变的,但是在这种情况下,首先需要提升档案管理工作人员的整体素质,这种素质是建立在专业化的培训和学习的基础之上的,并且在加强业务素质的同时,也要教导员工在其职终其事的素质,服从企事业单位的安排,切实做好档案管理工作,确保档案信息的准确性和时效性。

3.3加强档案管理的数字化资源共享建设。遵循“存量数字化,增量电子化”的发展策略,信息化档案管理建设期间,数字化资源共享平台的建立,将社会发展需要的参考信息以及数据等,发布在档案管理数据库平台中,便于社会群体或者部门直接查阅。科学合理的数据信息管理编制计划,强化档案管理的监督力度,为档案管理的顺利进行提供了保障。增加档案管理数字化,拓展档案管理数据整理范围,保证档案管理数据资源的多样化。

3.4加强对档案管理的认识。加强企事业单位管理层及其工作人员对档案管理的认识,在正确认识和理解档案管理相关内容和意义的同时,严格按照档案管理的相关规定和制度进行档案管理工作,并定期对档案管理工作进行监察。而要提升企事业单位管理层及其工作人员对档案管理的认识,需要加强对他们进行档案管理相关知识和技术的培训,这种培训必须是由上而下的,并且是定期的持续化的培训,确保档案管理规范化、标准化,适应现代化经济发展的需求。

作者:王宪 单位:161000齐齐哈尔市富裕县机关事务管理中心

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