综合性医院档案管理的改进措施范文

[摘要]

随着医药卫生体制改革的深入发展，国家对医院管理提出了更高要求。档案管理是医院管理工作的重要组成部分，针对综合性医院档案管理中存在的管理水平低、体系不够完善、管理方式单一等问题，提出了一系列有针对性的措施。

[关键词]

医院；档案管理；问题；对策

档案管理是一项长期性工作，必须常抓不懈。医院作为基本事业单位，为人民提供医疗服务，其重要性不言而喻。医院档案管理是医院管理的重要一环，必须引起高度重视。然而当前综合性医院在档案管理方面存在诸多问题，严重影响着医院的长远发展和改革。改进医院档案管理工作势在必行。

一、医院档案管理的内涵和作用

（一）内涵所谓的档案管理是指档案管理部门或者单位科室对档案实体或者档案信息进行整理、保存，归类，并提供相应服务。医院档案管理是指医院档案室对医院文书档案、基建档案、人事档案进行收集、整理、保管。医院档案资料是医院的无形资产，是医院临床、实践的真实记录，是医院历史发展的见证。这项工作需要专人负责，并严格遵照医院相关档案制度进行管理。

（二）作用医院各项档案资料是医院管理和新医改的重要依据，必须加强医院档案管理。医院档案既包括医院的各项计划、财务审计资料、各种工程合同，还包括员工的个人信息、人事档案材料、会议记录等。这些档案资料具有极高的参考价值，不仅能提高医院的管理水平，还能推进医院文化体制建设。医院每月、每年都要进行收支计算和统计，统计的数据和资料能够有效反映医院经营状况。这些文献资料需要好好保存，作为以后工作考察、经验总结、技术研究的重要依据。推进医院文化体制建设是新医改的重要举措，文化是医院发展的内驱力，医院存放的院史、医院发展历程、职工队伍发展等资料都可以用来编写材料，对医院工作人员进行各种教育活动，提升工作人员的思想认知，丰富医院文化建设。

二、医院档案管理存在的问题

（一）制度不够健全，管理水平低当前，我国档案管理工作主要依据《档案法》、《企业档案管理规定》等，法律法规是医院制定各项规章制度的基础。在制定医院管理制度时要从实际出发，充分考虑制度的实用性和科学性。部分医院为了方便，照搬其它地区医院档案管理制度，未能充分考虑医院实际情况，制度的针对性不强。医院档案管理标准和要求不够明确，缺乏统一收档制度，制度不够健全。制度的不切实际，导致执行过程存在偏差。员工在执行档案管理制度时，无章可循。医院档案管理水平低下，不能发挥制度的保障作用。

（二）体系不够完善，缺乏安全性档案管理体系建设是医院长远发展的需要，医院往往只重视日常管理工作，忽视档案管理体系的建设，未形成统一的档案管理体系。各医院档案管理水平不一，虽然有专门科室负责档案管理工作，但很多档案资料分散于各个功能科室中，医护科室病人病历档案、基建部门档案、科研档案、人事档案等都由各个科室负责，难以进行统一有效管理。很多科室不注意保存档案资料，很多重要资料在使用过程中损坏甚至丢失。这种分散的档案管理体系不利于医院信息资料的整合，档案资料的安全性受到很大威胁。

（三）管理方式单一，信息化滞后医院档案资料类型多样，既包括人事档案、基建档案，也包括药品管理档案、科研档案、科研管理档案。档案管理流程主要是整理、鉴定、保管，这些流程操作性强，工作量大。医院管理方主要是手工操作的方式进行，相关工作人员少，需要整理的资料多。这就造成档案管理效率低下。随着计算机等信息技术的发展，办公自动化已成为提升工作效率的重要手段，档案管理也呈现数字化趋势。所谓的档案信息化，就是在档案管理中运用现代信息技术，对档案资源进行输入、存储、保存，实现档案管理的现代化。医院档案管理却不能紧跟时代步伐，依然采用传统档案管理方式，信息化发展水平滞后。

（四）专业人员较少，意识素质差档案管理是一项专业性较强的工作，对工作人员的专业技能和专业素质要求极高，需要专业人员进行管理。然而当前我国档案管理专业技术人员较少，不能满足社会发展的需求。医院档案室管理人员大多是非专业人员，这些人没有受过正规培训和教育，档案管理知识匮乏，导致业务不熟练，资料收集整理不规范、不细致，档案整理保管工作滞后。此外，部分档案管理工作人员对档案管理认识不够，认为档案管理是一项无关紧要的事。保密意识、创新意识差，档案管理的综合协调能力较差。档案管理人员素质参差不齐，难以形成有效管理。

三、强化综合性医院档案管理对策

（一）建立健全制度，完善管理的依据健全的制度是实现医院良好运行的保障，档案管理也需要建立完善的制度。各医院要根据实际情况，制定符合医院自身情况的档案管理制度，不能照搬其它医院的模式，确保制度的时效性和针对性。如《医院档案立卷归档制度》《档案统计制度》《档案保管制度》等。制定的档案管理制度一定准确、细致、真实，不能含糊其辞，要具体量化。要明确医院档案管理标准，工作人员必须按照标准管理档案，不能随意借阅。档案资料借阅时必须有严格的流程，明确了制度，工作人员在执行的时候更有针对性，能够做到有章可循，切实发挥档案管理制度作用。这样不仅能调动医院档案管理人员的工作积极性，还能完善医院管理体制建设。加强综合性医院的档案管理，对深化医院体制改革，建设高标准的现代化医院有极其重要的作用。

（二）完善管理体系，提高存储安全性随着医疗卫生事业的发展，国家对综合性医院管理提出了更高的要求，医院管理向着规范化、制度化方向发展。在这样的大背景下，各医院要更加重视档案管理工作，努力推进档案管理体系建设。医院要明确目标责任制，本着“谁管理，谁负责”的原则，把档案管理工作落到实处。可以通过设立独立的医院档案管理部门，将散落于各个科室的档案资料统一收集整理，及时存档，增强档案资料的独立管理。医院要明确规定，医院的档案材料只能由档案管理部门进行整理，减少因档案管理造成的矛盾。档案存储需要专人负责，尤其是纸质档案，极容易损坏，必须采取有效措施对纸质档案材料进行保护，确保档案的完整性。电子信息资料的安全性也不容忽视，电子信息极易受计算机病毒的入侵，在存储的过程中要格外小心，计算机要及时安装防火墙和杀毒软件，加强网络防护，确保电子信息资料的安全。要将档案管理与医院办公自动化结合起来，对相关档案资料进行跟踪处理，简化档案管理流程，提升档案管理工作效率，实现档案存储管理的安全性和可靠性。

（三）丰富管理方式，加快信息化建设必须要对档案进行管理，否则建立档案就失去了意义。传统档案管理方式已经不适应现代社会发展的需要，必须要更新档案管理方式，创新管理手段。档案管理应保持动态性，根据医院发展，及时更新调整，补充新资料，确保档案资料的全面、准确，提高档案质量和使用效率。医院信息化建设是新医改的重要内容之一，档案信息化是一种将档案由实体转换为档案信息的过程。信息化管理中档案信息的准确性是关键，各科室要对资料进行核对校准，确保录入信息的准确性。这为档案资料的分类整理提供了保障。接着要对不同类型的档案资料进行划分、归类。档案分类能够确保档案保管发挥应有作用，不能省略。只有充分利用信息化网络技术，建立医院数字化档案馆，对档案文献资料进行网络化管理，才能逐步实现医院档案管理的现代化和信息化。

（四）更新思想观念，提升人员的素质医院相关领导和工作人员要更新思想观念，提高认识。作为医院的主要负责人，医院相关领导要充分认识到档案管理工作的重要性和紧迫性，增加对档案管理的资金投入，并按照新医改的规定，将档案管理工作纳入医院日常管理工作中，切实加强对档案资料的保存、整理。其次，医院工作人员的思想认识也极其关键，具体档案资料的整理、收集、保存都是由工作人员操作的，必须加强宣传教育，定期对档案工作人员进行档案管理相关专业知识培训，确保工作人员在提高认识的同时，提升自身专业知识和技能。档案整理工作较为繁琐、枯燥，工作人员必须有足够的耐心和细心才能做好。要规范医院档案管理员队伍，尽量聘用专业人员进行管理，同时，对档案管理员进行定期培训。医院要努力培养一支责任心强、专业素质过硬、工作效率高效的档案管理人员队伍，提高医院档案管理水平。

四、结语

档案管理是医院管理的基础，是实现医院可持续发展的有力保障。在以后的档案工作中，要建立健全制度，完善管理的依据；完善管理体系，提高存储安全性；丰富管理方式，加快信息化建设；更新思想观念，提升人员的素质。只有这样，才能确保医院管理走上健康发展轨道。

[参考文献]

[1]丁钦.新医改背景下档案管理的不足及改进对策[J].东方企业文化,2014.

[2]郑玲玲,潘慧.新医改下如何提高档案管理的有效性[J].办公室业务,2014.

[3]彭雅君.探讨新医改下医院档案管理的改进措施[J].人才资源开发,2015.

作者：劳文泯 单位：灵山县人民医院