档案管理的科学化水平分析范文

摘要：

文章首先分析了档案管理现代化过程中常见的问题，总结为管理标准化程序低、工作人员技能水平不达标以及管理方式落后等内容。其次重点探讨提升科学化管理的有效建议，以及工作期间应当注意的技术要点，帮助提升档案管理任务完成质量。

关键词：

档案；管理；科学化；路径

信息技术应用在档案管理中，大幅度提升了档案管理任务完成质量。传统管理方式是对纸质档案进行保存，在使用过程中很容易损坏或者丢失，随着科技不断发展进步，这种管理理念也显示出极强的落后性，大部分档案管理单位也正在向电子档案转变，帮助提升使用安全性。提升档案管理水平还需要在工作理念上做出创新，下面文章将重点探讨提升档案管理科学化水平的具体途径，帮助基层档案工作人员高效完成工作任务。

一、档案管理现代化过程中存在的一些问题

1、档案管理的标准化程度非常低目前的档案管理工作开展形式，仍然处于传统的落后阶段，科学化只是作为理念出现，并没有真正的落实到实际工作中。管理方式也缺乏规范性，各基层单位所执行的标准得不到统一，这一现状并不利于档案安全管理，增大了风险隐患。领导干部对档案管理工作重视程度不足，基层工作人员自我约束能力差，受多重因素影响，档案管理工作开展形式得不到更新，仍沿用落后的管理方法。档案得不到标注化管理，严重威胁着信息资料的安全性。档案是随着工作开展而产生的，数量会逐渐增多，如果不进行标注化管理，纸质档案在存放期间管理任务加剧，很容易出现潮湿、虫蛀等风险问题，这些原始资料一旦损坏很难再修复，会对未来的工作服务质量造成影响。标准化管理并不是工作理念，而是需要落实到实处的信息技术，借助计算机设备来实现高效管理。

2、档案管理人员的素质比较低下档案管理工作人员多数是从其他岗位中调动的，年纪较大在这一岗位中任务比较简单，也正是受这种工作人员特征限制，档案管理形式很难有所进步。管理人员长期在固定的工作模式下，并不能适应新的科学技术，对计算机办公设备操作水平达不到标准，因此科学化管理很难落实。档案管理岗位缺乏流动性，在员工中不能形成竞争意识，造成大部分员工只是完成规定的任务，并不注重在岗位中创新研究。新管理理念在落实期间，基层员工学习的热情也达不到标准，久而久之产生了严重的安全隐患。人员问题与管理理念落实同等重要，是科学化技术落实需要解决的。

3、档案管理方式落后，缺乏创新性纸质档案在存放期间容易受外界因素影响，存放房间安全性不达标很容易会造成资料损坏。需要使用档案时查找也存在困难，会浪费大量的工作时间，档案频繁的翻动纸张页面会破损，影响内容阅读查看。由于科学化管理并没有全部落实，此类问题仍然存在。

4、档案管理投入无法满足现代化管理需要档案管理工作开展期间，由于缺乏现代化理念落实，造成信息资料使用效率下降。计算机设备虽然在日常办公中得到普及，但应用于档案管理中仍然有大部分功能没有被开发，仅仅是用来录入档案所在位置，便于查找搜索。电子档案管理模式并没有得到落实。单位对档案工作体系建设的资金投入量低于需求标准，因此档案基础设施建设目标也难以实现，工作任务开展期间，基层人员只能利用现有条件向群众提供服务，工作模式很难改变。

二、提高档案管理科学化水平的必要性和重要性

档案资料包含了大量的信息，以企业档案为例，档案管理包含了企业内部的人事信息及人才储备信息，还包括重要的会议及谈话记录，这些都对企业未来发展起着重要的作用，是企业从事各项管理工作的基础。如通过决策者制定决策时所采取的方案资料等，可以了解企业的经营状况，可明确企业未来发展方向；再如企业人事档案，是企业用人、留人、提升人的依据；企业的财务信息可以为企业下一年度的发展作财务预算提供依据。思想决定行动，要提高档案管理科学化水平，必须从档案管理负责人开始，从思想上提高对档案管理工作重要性的认识，通过不断的学习，提高档案管理科学化对档案工作的重要性的认识。建立档案管理服务意识，档案管理工作不仅是资料整理与归档的地方，更是一项服务性的工作，要切实作好档案管理服务的主动性与预见性，加强档案管理人员对当前社会发展、经济形式的认识，全面了解用户需求，才能更有针对性地为用户提供服务；落实档案管理工作的安全意识，确保档案信息公共化但不受侵害，不断提高档案管理信息的安全性与完整性；建立档案管理责任制，要求各档案管理部门明确自己的分工与任务，结合自身特点，完善岗位工作职责，以部室主任为领导，各部门采取专人专管的形式，责任到人，确保档案管理工作切实落实到位。

三、提高档案管理科学化水平的路径探讨

1、重视档案管理的规范化和标准化建设基层单位在开展工作期间，要重视档案管理的重要性，总结传统管理方式中存在的问题，通过完善管理制度来提升工作质量。科学化水平需要在技术与理念上做出创新，应用落实信息化技术，将纸质档案制作成电子档案，更方便管理，也可以根据使用需求在网络环境中共享，提供档案使用效率，同时也能够节省大量的工作时间。标准化体系的建立，要在基层岗位中落实，建立完善的管理制度，加强监督管理确保档案管理工作开展形式得到规范。

2、提高档案管理人员的素质与能力基层工作人员技术水平如果得不到保障，科学化管理体系很难应用。可以通过教育培训的方式来提升工作人员技能水平。培养计算机设备操作技能，针对档案管理系统运行期间常见的风险隐患问题，要引导员工不断的探讨学习，这样才能够规避风险隐患。同时还要在岗位中形成竞争意识，这样工作人员才能够自觉的学习科学管理技术，提升个人工作能力。计算机技术应用过程中，要培养工作人员的安全操作知识避免对系统安全运行造成影响。随着档案产生，要及时的录入到计算机设备中，这样才能够避免信息资料丢失的问题发生。即使应用了信息化管理技术，也需要对电子档案进行备份处理，以免设备发生系统故障造成档案丢失。

3、加强基础建设，提高管理水平增大技术设施建设的资金投入量，如论是传统的管理形式还是科学化标准管理，都需要安全的基础设施作为保障。纸质档案存放室内保持清洁通风，消防设施要达到使用标准。电子档案基础建设主要是针对系统来进行的，工作期间可能会发生的病毒隐患能够得到治理。加强软件管理，通过电子阅览室、档案网站、信息共享平台等软件系统的建立，方便用户对信息的检索，同时实现资源共享，提高档案资料的利用率。合理运用各项档案管理载体，使用现代化技术手段，不断完善电子档案信息内容，采用现代档案网络化管理手段，使其更具科学化水平。加快档案管理标准化建设进程，改变传统档案管理模式，加快综合性档案室的构建，实现信息、资料统一管理，建立、健全档案日常管理工作制度，做到专人专责；加强档案的移交、审批工作的流程化管理及制度化管理，确认审批权限及移交明细，使所有文件都能够有据可查。做好档案的动态管理，特点是资料上发生变动的，应及时加以修正，定期组织管理人员对档案信息资料进行检阅、规范与完善，使档案资料与时俱进；加强对档案管理工作的全面性考核，不断发现并纠正管理中存在的问题，保障档案。

4、强化管理意识，加大对档案管理现代化的投入想要真正实现档案管理现代化，必须将大量的资金以及先进设备投入进来。各级领导也必须真正地意识到档案管理的地位和重要性，积极推动档案管理现代化地进行。加大对档案管理现代化资金、设备方面的投入，在进行档案室设置的时候，必须做好通风、采光、安全以及防潮方面的措施，根据实际的需要还可以将电脑、监视设备、空调等设备运用进来，这样不但能保证档案的安全，还能确保不出现资料丢失的情况。现代化的档案管理与传统的档案管理不同，对于设备和技术的依赖性较强，在这样的情况下，给档案管理部门及时配备相关的办公设备，加强现代技术在档案管理中的应用，能够有效提高档案管理的现代化水平。为此，各级政府应加大财政投入的力度，给档案管理部门提供更多的经费支持，帮助他们引进先进的技术和设备。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，在很大程度上有利于档案利用工作水平的提高，从而创造出一定的经济效益。

总之，在新的时期，做好档案管理现代化建设是档案管理发展的必然，我们在推动档案管理现代化建设的时候，必须真正地认识到其中存在的问题，从思想、人员素质、管理基础建设等方式，深入研究社会经济发展水平与用户的实际需求，采取切实有效的方式提高档案管理的科学化水平，提高档案管理的质量。

参考文献：

[1]李铁英,徐华妹.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].经营管理者,2015(02).

[2]邓丹.关于提高档案管理科学化水平的路径选择的探究[J].经营管理者,2014(09).

作者：李军 单位：黑龙江省职业介绍中心