高职院校人才培养评估档案管理范文

一、明确要求，确定评估档案的收集范围

人才培养工作评估材料是迎评工作的一项重要内容，质量的好坏可反映日常管理的水平。对照教育部颁发的评估指标体系和数据采集平台，积极做好评估过程中形成的有价值的各种门类和载体的文件材料的收集归档工作，对高职院校的长远建设和发展关系密切。就收集范围而言，具体应包括以下几大类:

1．撰写性材料。包括自评报告、社会评价报告、特色项目报告、院校长报告、自评依据等。

2．提供性材料。包括高职院校机构设置，教学计划(培养计划)，教学管理制度汇编，在校学生名单，教师名单，干部名单，校历及本学期课程表，教材目录，学生的毕业设计(或论文)名单，课程的试卷名单等。

3．支撑性材料。包括所有支撑自评报告、社会评价报告、特色报告、院校长报告、自评依据的原始文件材料、数据、统计报表、账目等。具体可参照教育部的评估指标体系所规定的内涵进行收集，大体应从以下八个方面来考虑:①领导作用:包括学校事业发展规划、办学目标与定位、对人才培养重视程度、校园稳定等有关内容的档案材料;②师资队伍:包括专任教师和兼职教师基本情况等有关内容的档案材料;③课程建设:包括课程内容、教学方法手段、主讲教师、教学资料等有关内容的档案材料;④实践教学:包括顶岗实习、实践教学课程体系设计、教学管理、实践教学条件、双证书获取等有关内容的档案材料;⑤特色专业建设:包括从建设目标、培养模式、课程体系与教学内容、实践教学、教学设计与教学方法、师资队伍、社会服务等方面体现出的特色的有关内容的档案材料;⑥教学管理:包括体现教学管理制度完备、规范，教学运行平稳有序;学生管理队伍结构合理，制度健全，校园文化良好;多元化质量监控制度建设完善、机制运行与效果良好等有关内容的档案材料;⑦社会评价:包括体现第一志愿上线率与报到率高，就业率高，学校社会技能培训、服务等开展良好，社会回报高等有关内容的档案材料;⑧迎评办确定的其他归档材料。

二、统一规范，系统整理评估材料

为了确保“迎评”材料的质量，对“迎评”档案的整理应提出具体要求。

1．评估材料的分类。人才培养工作评估档案的分类是指遵循人才培养工作评估文件材料自然形成的规律的成套性的特点，保持文件材料的有机联系，进行科学的分类。可根据高职院校评估指标体系一级、二级、三级的内容、特点和形成的规律，编制人才培养工作评估档案的一级、二级、三级类目。如:一级类目是领导作用、师资队伍、课程建设、实践教学、特色专业建设、教学管理、社会评价、综合(撰写性材料、提供性材料、文件等)、其它。二级类目指二级指标所规定的22项范围。三级类目指观察点(也可叫三级指标)。分类编号用档号的三级类目代号简表表示，其代号:1．1．1—1～n。

2．评估材料的制式标准。为了使装订材料美观、整齐，最好统一纸张，原始档案材料不要求纸的型号，但小于BS或纸质脆弱的材料可粘贴在A4复印纸上存放;新制材料统一用A4型纸，激光打印;表格可根据具体情况用A4纸，单面、纵向或横向、激光打印。页面设置要求:上边、下边、右侧均为2cm、左侧为2．5cm，段落行间距为固定值25磅;新建文字材料采用WORD文档格式，题目用三号黑体字，大标题用四号黑体字，正文用四号仿宋_GB2312。表格题目用小三号黑体字;标题栏用小四号黑体字，数据栏用五号黑体字。数据较多的部门要建立相应的数据库或EXCEL表格。个别表格按迎评办要求制作。这样，加上统一的封面，一册美观实用的材料就形成了。

3．规范评估归档材料的内容要求。排列系统、标号、编目、排架等，应与迎评办的标准相统一。具体要求:①教师个人材料根据学校《教师个人材料目录》进行整理，集中存放所在系院。②各单位提交的统计数据必须准确一致，所有的数据必须有支撑材料说明，支撑材料要齐全、准确，要经得起专家的检查。③各单位收集的每一项材料应尽可能包括下列内容:学校的有关文件;工作实施过程的原始材料;工作计划及总结;综述材料等。各单位存放的原始档案要规范、整洁、齐全，分类清楚，装订成册，排列有序，便于查找利用。④各单位向迎评办上传人才培养工作评估电子文档，若职能部门为第一责任单位，其上传的数据与院系相关，应由职能部门与院系核准。若院系为第一责任单位，其上传的数据与职能部门相关，应由院系与职能部门核准。各单位均应有备份留存。⑤校级“迎评”材料由“评估材料运行与档案组”统一整理，对各部门、各单位材料进行审查、汇总，建立校级材料体系，统一编印学校“自评依据”。自评材料力求文字资料和数据准确、真实、字迹工整，内容规范，专人分管。评估档案的案卷质量，是与档案人员整理文件的水平密不可分的。根据人才培养工作评估文件材料的形成规律，应对人才培养工作评估文件的内容、数量、载体形式进行系统整理、组卷。档案按观察点三级指标组卷，一个观察点一卷或若干卷，便于保管和利用。组卷时，对综合性文件材料依发文机关形成的时间顺序排列，密不可分的文件材料依序排列。密不可分的材料包括正件与副件、请示与批复、正本与定稿。同一材料项目，文件材料在前、图样在后。这样，排列的标准化、系统化就为收集、检索、利用评估档案创造了条件。⑥全校的评建材料统一材料目录、统一格式。系统内各方面的材料保持统一。有了同一的顺序，可以很容易发现文件资料是否齐全。各单位资料整理与汇总应自成体系。各种纸质评估资料，只需按照相应的评估指标归类装盒，形成高职院校教育工作的基础素材库，以备本单位选用和引用。

4．规范评估材料的案卷格式。要求结构完整、简短、准确。一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)。评估材料应设立专门的档案柜，档案盒等用具的大小、质地、颜色等，统一定制。盒子封脊写上二级目录，如:1．1学校事业发展规划，字体用三号黑体字;盒子正面写上三级目录，如:1．1．1当地区域社会经济发展规划，字体用四号黑体字。

5．规范上传评估材料的电子文档。湖南省教育厅推出了一个职教新干线，按照《湖南省高等职业院校人才培养工作评估实施细则》的要求，参评院校要在“湖南职教新干线机构用户平台建设评估专题网站”，评估专家到参评院校现场考察交流前，将对参评院校评估网站(网页)审查、分析院校有关评估资料，利用网络交流平台与院校领导、二级机构负责人和师生进行交流与访谈。因此，在建好网络平台的基础上，要及时规范上传自评报告、《数据采集平台》数据、区域或行业经济社会发展规划、学校事业发展规划、特色专业建设规划等有关评估资料电子版。

6．强化评估材料的移交验收。评估结束后，确定档案存放点，一般在档案室或评建办，迎评办派人办理档案移交，移交时，应填写移交清单一式3份，移交人和接受人经核对后签字并各执1份，l份交档案室作备存。评估档案一经归档，不能随意改动。

三、网络管理，实现评估档案资源共享

世界大学城是一座网络虚拟城市，越来越多的机构和居民在世界大学城“入住”，并建设自己的“家园”，共享着“资源”。高职院校可以在世界大学城建立自己的机构平台和档案网络管理系统，将评估材料中的文本、照片、录音、录像等进行数字化处理存储，成为单一的易于交换的通信媒体，以便于网络传播和利用。概括起来就是将评估材料中具有保存价值的电子文件直接进人本单位档案网络管理系统，实现本单位档案存储(归档)和档案检索(查档)网络化、自动化，从而使档案更准确、更快捷、更有效地为高职院校各部门管理工作提供信息服务。通过档案网络，将评估材料的归档文件按照要求直接转化为机检数据，将评估材料的大量电子文件保存起来，减少信息的二次输入，节省人力、物力、财力和时间。实现档案资料数字化和虚拟化、信息服务网络化、共享化、多样化、广泛化，利用者可通过系统登录在网上查询所需评估材料的目录、全文，使人才培养工作评估档案发挥其应有的作用，服务于高职院校的各项工作。

作者：程胜王杨华单位：保险职业学院