信息时期的电子文档管制探索范文

作者：厉辉丁艳霞孙祖国单位：山东外国语职业学院

电子档案的安全管理措施

从上面的论述我们知道，电子档案具有容易修改、容易删除、容易复制等特性，且电子档案的保存需要有计算机系统作为载体，这也体现了电子档案对其载体的依赖性。因此，要管理电子档案，首先要对电子档案安全性、完整性等进行管理。

1制定电子档案的管理制度

对于电子档案来说，其最基本的属性就是记录的原始性，因此保存电子档案最重要的就是要保证其原始性。要保证档案的原始性，应该要对档案进行备份，分别用于存封保管、异地保管和查阅使用，并做好防伪处理，防止档案丢失或被恶意篡改以致档案失真。所以，必须采取严谨的技术措施，保障档案的安全以保证档案的安全及其内容的可靠性。

2做好电子档案载体的管理

电子档案是用磁性物质等材料作为载体保存，这些载体往往容易被干扰而使其信息不能再现，如被消磁、因吸附尘埃而卷曲、变形等。与传统的纸质档案相比，电子档案的载体使用寿命要比纸质载体短得多，且电子档案的储存载体损坏一般需要设备检测才能发现。因此对于电子档案的存放要严格按照有关的标准，保证其不被磁场干扰，使用标准的存放柜，保证存放环境达到储存载体所需要的条件，保持柜台的清洁，并要做好防火、防光等工作。

信息时代对电子档案的使用管理

1科学地对电子档案进行归档

电子档案归档是否科学合理，对电子档案的使用效率及对电子档案的管理重要的影响。如果电子档案归档不合理，档案管理人员就无法对档案进行很好的管理，并且不能快速准确的为需要使用文档的人提供所需数据。因此电子档案在归档时一定要保证其真实完整，能确定文档的有效性，在其归档时应对其进行整理编目，并编制相关目录和编制表，使归档内容清楚明了。

2规范对电子档案的使用

管理电子档案的使用是否规范，直接影响到档案的安全及其使用寿命。电子档案的使用可能会涉及的人主要有：档案载体的管理员、档案数据的管理员、使用档案者及维护档案者。要使电子档案的使用规范，应该要划分清楚各类人员的责任，并对他们设定不同的操作权限，对没有操作权限者违规操作时，应拒绝其操作并予以警告。

结语

电子档案在信息时代下被广泛的使用，在于其具有更高的实用性，可以快速的实现信息的共享。为了更好的使用电子档案，首先应对各种不同的档案进行分类整理，以减少对档案查找的时间，提高使用效率。其次，应建立档案数据管理库，将各类档案数据通过计算机网络链接，使数据资源达到快速查找，便捷使用，达到数据通信的目的。最后要对档案数据管理库进行程序设计，如设立故障恢复系统、数据库安全保护系统等，使档案数据库使用更方便，更安全。因为电子档案一旦被破坏就会使数据丢失，因此在数据库出现故障时，需要有保证数据不会丢失的系统，并保证数据库不会被非法使用。

在信息时代下，电子档案的应用越来越广泛，对电子档案的管理要求越来越高，如何更好的对电子档案进行管理是一项复杂却不可回避的问题，因此，仍需对改进电子档案的管理进行更深入的研究，以实现对电子档案更好的管理和利用。