会计管理论文：会计档案监管的缺陷与运用方式范文

作者：章为国章东迎单位：人民银行连云港市中心支行江苏运联信息股份有限公司

重数据备份管理，轻系统软、硬件管理

根据会计电算化相关管理规定，系统操作员均会按日、月、年进行数据备份。金融机构为确保电算化系统运行安全，甚至还构建了以省或行政区划为管理单位的异地数据备份，历史和当前数据备份均得到应有重视。但不同版本操作系统、数据库软件、电算化系统应用软件及其升级补丁往往因缺乏有效管理而散落于各单位负责具体工作的软件工程师手中，很少按规定要求归档保存。而对计算机等实物档案更是缺乏档案管理意识，不同时期的计算机、服务器等硬件设备，如可以运行DOS、WINDOWS95、WINDOWS98等操作系统的计算机，一旦完成升级换代，大都作报废处理。对数码电子文件而言，失去了运行环境，读取就存在一定困难，更难以作为证据加以有效利用了。

重电子文件归档形式，轻归档电子文件鉴定确认

当前，对会计数码电子文件的归档通常是由产生数码电子文件的部门向档案保管部门提供会计核算系统年终数据库数据备份光盘，或是将计算机（服务器）上所有涉及核算系统的文件刻录到光盘上，双方签字后就算完成归档。只重归档的形式，而轻视归档电子文件的鉴定、收集、筛选、分类和确认，同时因各种会计电算化业务系统自动生成备份文件名，以满足数据恢复的需要，因此，电子文件归档也无法按《电子文件归档与管理规范》归档时所要求的标准规范代码进行标识和登记，所有这些，均可导致对一些毫无利用价值的数码电子文件进行归档保存，形成资源浪费。

重电子档案表面管理，轻电子档案综合利用

当前，会计数码电子档案普遍缺乏有效管理，或是管理水平低下，把诸如简单编制一些电子文件目录等工作称之为电子档案管理，加之电子档案管理规定本身缺乏相关实施细则，如《电子文件归档与管理规范》要求电子文件归档一式3套，一套封存保管、一套供查阅使用、一套异地保存，但对这些电子档案如何封存管理、如何查阅使用、怎样异地管理等并无配套管理办法。由于缺乏符合要求的保管设施，存有数码电子文件的光盘等存储介质随意存放，致使一些存储介质受损而无法利用。此外，因数码电子档案的综合利用具有很强的系统依赖性，通常只能通过联机方式检索、查询和利用与当前会计电算化系统同一版本的电子档案，而对系统升级前的历史数码电子档案，即使是按要求归档，但由于缺乏相应的运行环境而无法读取，造成归档保存的数码电子档案形同虚设，无法利用，从而失去保存这些数码电子档案的价值和意义。由于历史电子档案在利用上的种种不便，实践中很少被利用。

重行政公文电子档案管理建设，轻业务系统电子档案管理建设

政府部门、行政机关及大型企业集团因履职和保密需要，行政公文文书管理基本上已实现电子化和无纸化，行政公文文书电子档案管理不仅继承纸质档案管理好的做法，而且通过开发和推广应用电子档案管理系统，使电子文件在归档、存储和档案检索利用等方面更加显示出纸质档案管理无法比拟的优势，得到良性发展。相反，会计核算等业务系统电子档案管理因受系统复杂性、各系统间电子文件兼容性、系统依赖性等因素的制约，实现会计电算化以后，在电子档案管理方面却未有明显起色。以人民银行系统为例，其主要业务系统有会计、支付清算、征信、反洗钱、国库、货币金银、调查统计、账户管理、贷款卡、外汇、同城票据交换等，而这些系统因服务对象不同、处理信息内容不同，大都自成体系，操作系统、数据库等运行环境也大相径庭，加之受软硬件系统更新换代、应用软件升级等影响，客观上造成各业务系统电子档案在利用上的种种不便。但如从深层次和根源上找原因的话，归结于一点，就是轻业务系统电子档案管理系统建设，因缺乏有效电子档案管理系统支撑，大量历史形成的数码电子文件已经成为一种摆设，造成严重浪费。

会计数码电子档案综合管理利用的基本思路

档案之所以具有保存意义，正是因其具有非常重要的利用价值，抓好会计数码电子档案的综合利用，就抓住了数码电子档案管理之实。因此，应加强会计电算化实物档案管理，电算化系统升级后，计算机、服务器和数据库等软硬件实物均应与相应的数据备份一同归档，操作员代码和操作口令等一律明码刻写光盘并打印纸质文件一同保管，增加系统透明度和可操作性。与此同时，那些过了时效的电子档案，也应当妥善存档，使其发挥应有作用，避免新产生的电子档案重蹈覆辙，乃是当前会计数码电子档案管理的当务之急。

（一）构建具有非系统依赖的数码电子档案管理系统

要从根本上解决好电子档案的利用问题，使其真正发挥备以查考、作为证据或依据的作用，实现其应有价值，必须构建具有非系统依赖的、具有较强通用性的数码电子档案管理系统。该系统可自成体系，也可在当前电算化系统中增加电子档案管理模块，以彻底摆脱电子档案对特定系统的依赖。其基本思路是：不论电算化系统使用何种数据库，在输出电子文件时均应将其转换为标准数据格式或通用数据格式的电子文件，以供电子档案管理系统调用。以会计核算系统为例，因电子文件内容是数字、字母和汉字集合的数码文件，归档时即可选用通用性较强的TXT文本文件。其他数据类型电子文件归档时亦应尽可能使用《电子文件归档与管理规范》所要求的通用数据格式，以及符合国际开放标准的其他数据格式，如PDF（ISO32000国际标准）等。当需要查询利用历史电子档案时，即可读取标准数据格式电子文件，解决电子档案对特定系统的依赖问题。

（二）尽快研究建设非公文电子档案管理系统规划

针对目前公文电子档案管理系统应用水平高、非公文电子档案管理系统严重缺位的现象，行业主管部门应重视非公文电子档案管理系统研究建设，组织通用非公文电子档案管理系统的研究、开发和推广应用。该系统应充分考虑电子文件的系统环境依赖性，研究并选择通用性强、符合国际开放标准的数据格式作为存储标准，由国家档案主管部门或各行业主管部门以适当形式予以，以此统一电子档案管理数据格式和应用平台，推进通用非公文电子档案管理系统建设。该系统应具有一定通用性，不得进行有改变和影响原电子文件的信息加工，并可输出与纸质档案内容相同的加密电子文件和纸质拷贝件，以便使用者作为电子档案利用的依据。

（三）循序渐进稳步推进非系统依赖电子档案管理系统建设

数码电子档案利用的系统依赖性决定了非系统依赖电子档案管理系统建设不可一撮而就。首先，各行业主管部门应将该系统建设列入重要议事日程来统筹规划，加强基础研究，设定时间表，稳步推进。业务主管部门在对系统进行升级改造及新系统研发设计时，均应把电子文件归档、利用作为基本业务需求正式提出，以便在应用软件设计、开发时通盘考虑。对现行业务系统已具备输出标准数据格式功能的，如可输出TXT文本等标准数据格式的，还应采取加密措施，通过制度加以规范。即在完成系统默认数据备份后，再按通用数据格式增加备份，收集资料，以便将来电子档案管理系统利用。电子档案管理系统的构建还可通过定期读入归档电子文件的办法，逐步实现电子档案系统与在线应用系统的模拟镜像，其区别在于，只查询而不进行计算、统计等数据加工处理。通过移植历史数据信息，最终实现电子档案的实时查询和有效利用，充分体现电子档案的保存价值。

（四）重视信息安全管理，采用通用国际标准的加密方法

非系统依赖电子档案管理系统采用通用和符合国际开放标准数据格式，在方便数据读取利用的同时，也为篡改数据信息留下方便之门。因此，必须强化数据信息安全管理，以防电子文件在传输、复制、归档和利用等环节被篡改。以输出TXT文本文件为例，可选用国际通用的MD5（信息摘要算法）加密，该算法可对一段信息（如TXT文件内容）加密，产生一个32位由数字和字母组成的信息摘要作为验证码，写在TXT文本的末尾，如文件内容被篡改，系统验证时就会产生与之不同的验证码，由此进行识别。而加密后的TXT文件仍然像加密前一样，可读、可显示，有效防范文件被篡改，确保电子档案安全利用。

（五）充分发挥计算机信息管理优势，实现电子档案利用便捷化

电子档案管理的最大优势就在于可最大限度地发挥计算机在信息管理方面的优势，改变纸质档案的人工查阅模式，实现电子档案的联机实时查询和综合利用，提升查询效率。通过构建非系统依赖电子档案管理系统、做好数据移植等措施，经过一段时间的努力，完全可以实现电子档案信息的在线实时查询，实现电子档案查询、利用的便捷化。只有电子档案查询效率高了，利用更加便捷了，才能彻底动摇电算化条件下纸质会计档案仍占主导地位的尴尬局面，充分体现电子档案的保存意义和保存价值。

以无纸化和数据集中为契机，提高会计数码电子档案管理水平

计算机网络的普及应用催生了网络、电子签名、电子认证等技术的快速发展，目前，网上银行、电子商务、证券买卖、银行卡POS交易、网上纳税申报、实时缴税，以及许多网间互联业务系统等都已实现了无纸化。无纸化为社会公众提供了快捷、高效、便利的服务。且因使用操作密码、电子签名等身份认证手段完成交易，不再使用纸质凭证，数码电子档案的不可替代作用因此而更加突显。各行业主管部门应针对互联网等网间互联技术高速发展的态势，以无纸化系统广泛应用为契机，充分考虑以互联网、WEB服务器等为平台的数据集中趋势、认真研究网间互联系统输入输出通用标准数据格式，解决好电子文件的系统依赖问题。以人民银行系统为例，根据“数据集中、资源整合”的信息化建设发展战略，应认真研究人民银行支付、征信、反洗钱、国库、货币金银、调查统计等重要业务系统数据全国集中后，对数据利用和电子档案查询所带来的新变化和提出的新要求，做好集中数据的返还下发工作，以满足分支机构开展数据分析、利用、信息服务和电子档案查询等基本需求。2010年，人民银行首次实现国库数据立方体下发。但从实践看，目前国库数据立方体侧重报表和数据分析，尚不能满足日常国库会计档案查询之需。因此，需要认真研究业务系统数据全国集中后对电子档案当前和历史查询的业务需求。在此基础上还应充分考虑现行数据集中系统升级等技术环境因素，尽可能采用通用标准输入输出数据格式，如XML等，为构建具有非系统依赖的电子档案管理系统创造良好的外部环境，因为再好的系统也不能做到永不升级。

从技术上讲，构建非系统依赖的电子档案管理系统并非高不可攀，但它是一项系统工程，需要足够的重视和坚持不懈的努力。相信不久，在电算化条件下，会计档案管理仍以纸质会计档案为主、数码电子档案管理为辅的局面一定会被打破，必将迎来以数码电子档案管理为主、纸质档案管理为辅的会计档案管理新时代。