基建工程电子档案收集难点与对策范文

摘要：近年来信息技术发展迅速，电子档案成为趋势，它与基建档案管理相结合，强化档案资源的有效收集与归档，为新时期基建工程档案事业的发展创造了更加丰富与有利的条件，提升了档案管理的有效性与可靠性，从根本上为基建工程可持续发展提供了坚实的保障。

关键词：基建工程；电子档案；收集

基建工程电子档案主要形成于基建工程活动实践之中，借助计算机媒介进行存储，形成支持网络传送的数字代码序列，能够支撑计算机软硬件的使用。基于快速发展的计算机技术，基建工程设计施工技术水平不断提升，尤其是CAD等软件的应用，使得纸质档案管理很难满足实际需求。为此，要以基建工程发展为切入点，对基建工程电子档案收集工作进行全面探讨，正视管理中存在的问题，构建行之有效的对策，切实增强电子档案服务的规范性与有效性。

一、基建工程电子档案的特征

（一）基建工程电子档案囊括工程全过程，凸显系统性与阶段性基建工程电子档案是以基建工程为依托而构建的完整与系统的档案，内容涉及图像、文本、影像等多种形式，是档案系统中必不可少的组成部分。在基建工程项目中包含多个环节，如规划、设计、施工以及竣工等，各个时期都会产生大量电子文件，彼此关系紧密，不可分割，同时又凸显不同环节的差异性。阶段性的这一特征要求基建工程电子档案要以工程施工为目标，强化设计、施工等阶段资料的高效收集、整理与分类，提升管理效率，保证收集的高效性。

（二）基建工程电子档案内容专业性强，动态特征突出基建工程自身极具专业性，其设计与施工由多种专业的技术人才共同完成，涉及诸多技术内容，同时凸显多种学科的交叉性。例如，CAD技术虽然在基建工程设计与施工中都有应用，但不同专业对其应用性存在差异，这就需要在继续电子档案收集工作时明确工程专业的特征。另外，基建工程施工，影响因素众多，主客观都有，设计变更时有发生，设计文件图纸等很难维持不变，这种频繁与普遍的修改与调整就需要电子档案保证动态性，实现与纸质文件的一致性与统一性。

二、基建工程电子档案收集工作中的难点与问题

（一）基建工程电子档案管理水平参差不齐，重视程度有待提升基建行业多处于不同区域进行现场施工，地区特征明显，办公自动化程度差异很大。一些地区实现了网络办公，但还存在单机管理的形式。从电子档案管理角度探讨，网络是其存在与发展的前提，一旦办公自动化条件落后，电子档案收集与管理工作就很难顺利开展。另外，还有些地区虽然已经开通网络，但是办公自动化尚未与档案工作相融合，尤其缺乏较强的自动化意识与观念，电子档案的作用尚未有效发挥。此外，一些管理者对收集与管理工作不够程度，影响电子档案管理效率的提升，无法保证电子档案的全面性、可靠性与完整性。

（二）缺乏高效与统一的规范与制度当前，档案管理虽然具备相关标准与规范，但是在收集与管理制度方面存在较大差异，尤其是电子文件的收集，尚未构建统一性的规范，电子档案的作用尚未得到全面发挥。电子档案收集与管理工作缺乏行之有效的对策，归档整理意识不强，使得电子文件处于分散状态，文件损坏、失效现象时有发生，电子档案的优势也无法得到有效发挥。

（三）基建工程极具复杂性，电子档案收集管理凸显系统性一般情况下，基建工程涉及多个阶段。同时，不同环节间隔时间较长，有的甚至达到数年，而归档时间多在项目结束之后进行。因此，新旧交替现象较为普遍，很难保证计算机系统的稳定性与可靠性，系统故障极易发生，无法维持资料的完整性，很容易对施工造成损失。除此之外，在施工过程中，计算机系统、软硬件以及管理操作都存在风险，一些不可预见因素都会对档案完整性造成影响，无法保证电子档案的科学性与可靠性，影响纸质档案与电子档案的一致性。

（四）基建工程档案管理人员思想滞后，缺乏对电子档案的深度理解鉴于电子档案与纸质档案的差别，电子档案管理与纸质档案管理存在较大差异，如管理思想、管理手段以及管理形式等方面。但是，当前很多档案管理人员缺乏对电子档案的深刻认识，忽略电子档案的科学性，单一地认为其自身存在不安全性，载体缺乏稳定性，对电子档案尚未给予充分肯定。这种思想的存在促使其同时进行纸质档案与电子档案的存储，在很大程度上增加了工作强度，工作效率亦无法真正提升。

三、如何全面加强基建工程电子档案收集工作

（一）增加相应投入，做好人员培训与教育对于基建工程电子档案的收集工作，档案管理人员要积极转变思想与观念，正确认识电子档案的价值，合理加大相关投入，加快办公自动化的发展，加大电子档案发展空间，实现支持性资源的合理配置，尤其是做好各种载体的维护工作。另外，要重视开展档案管理人员的培训，促使其转变思维，以积极的热情投入电子档案收集工作之中，更好地掌握现代化工具，切实提升电子档案管理效率，加强全面管控能力。

（二）加快制度性建设，提升管理的规范性与标准化针对电子文档的收集与整理，国家及行业作出了详细的规定，在进行相关规定与制度的构建时，要以国家及行业标准为依托，充分考虑基建工程电子档案文件的阶段性与动态性特征，实现电子文档与纸质文档的同步性，目的是维护电子档案的一致性。立足电子档案管理实践，归档验收是关键性一环，是电子档案形成的入口，要严格遵循国家相关规定，对电子文件的齐全性进行检验，确保其满足管理标准，存储格式正确，能够有效提供查阅功能，从根本上保证电子档案与纸质档案的统一性。

（三）合理设置电子档案使用权限，加强电子档案的保管与使用档案管理部门要将基建工程电子档案管理工作落到实处。一般情况下，基建工程电子档案存储光盘不允许外借，可以进行复制与拷贝，但要登记，不得私自进行。另外，可以对使用权限进行设置，加强授权管理，构建严格的保密制度，有效维护电子档案的安全性与可靠性。

（四）将电子档案收集管理工作渗透在基建工程项目前端在电子档案管理过程中，要重视其形成阶段的管控。具体讲，电子文件多形成于立项与设计，因此要将电子档案管理工作渗透在立项初期，进行规定，肯定其价值，明确收集方式，以便维护整个过程的有序进行，做到细节控制与监督，保证文件的完整性。由此可见，电子档案的有效管理离不开前端的科学有效控制，这是维护档案完整性与系统性的前提，有利于资源的有效节约。立足新的发展时期，基建工程发展迅速，其档案管理工作不容忽视。因此，要结合信息技术飞速发展，积极构建电子档案管理模式，正确认识电子档案收集过程中存在的难点，构建有效应对策略，全面发挥电子档案的优势，维护档案的可靠性与完整性，从根本上为基建行业的可持续发展提供更加可靠的支撑。

参考文献：

[1]吴伟宁.如何加强新时期基建档案管理工作[J].城建档案,2016(5):24-27.

[2]程婉娜.如何加强现代基建档案的管理[J].兰台世界,2014(S4):52-53.

作者：邹婷 单位： 广东省路桥建设发展有限公司