高校基建工程声像档案的质量控制范文

高校基建工程声像档案是指高校在基建工程建设管理过程中直接形成的、具有保存价值的、辅以文字说明的照片、底片、录音带、录像带、光盘等载体形式的历史记录。它是高校基建工程的历史记录，形象、直观、真实地记录了高校基础建设的发展与变化，不仅可以作为高校发展的历史见证，同时还是反映校园建筑文化的珍贵信息资源。随着高校基础建设规模逐渐扩大，伴随着摄录设备在工程建设中的普及应用，高校基建工程声像档案的数量急剧增加。做好高校基建工程声像档案的质量控制，保证其集中统一归档和有效利用，对高校建设工程项目管理有着重要意义。

一、高校基建工程声像档案的重要性

(一)高校基建工程声像档案是高校基建档案的重要组成部分2001年7月，建设部《城市建设档案管理规定》（第90号令），指出城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。2014年7月，住房和城乡建设部、国家质量监督检验检疫总局联合国家标准《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014），该标准明确建设工程文件的归档范围包括声像、缩微、电子档案。高校基建工程声像档案是随着影像技术逐渐普及、渗透到基础建设活动中形成的，大量的声像档案资源真实、形象地反映了高校基建工程从动态建设到静态建筑的转变过程，是高校基建工程“纸质档案”、“电子档案”、“声像档案”三位一体的重要组成部分。

(二)高校基建工程声像档案为高校建设管理提供了依据和凭证高校基建工程声像档案完整、系统、生动地记录了高校建设工程项目施工全过程，其内容丰富、专业，包括项目动工前的建筑原貌，各施工阶段重要节点的跟踪拍摄，隐蔽工程影像记录，建设过程中新工艺、新技术、新材料的应用和工程技术研究等方面的拍摄记录。它能够准确、及时地捕捉高校基础工程建设发生的瞬间，为新校区规划、校园改造、建筑维修保养等建设管理服务提供有力的依据和凭证。

(三)高校基建工程声像档案是宣传高校建设成果的重要素材声像档案逼真的声音、动态的图像、生动的画面极富感染力和说服力，让观者闻其声、观其形，在一定程度上打破了时空限制，使人有身临其境之感。基于声像档案资源，利用视频、图像编辑技术，制作宣传片、画册等音像制品，向师生展示高校建设成果，视听结合的效果更让人耳目一新。

二、高校基建工程声像档案管理面临的问题

(一)高校基建工程声像档案遭遇“账外基建档案”的尴尬目前，高校普遍将基建工程档案的管理重点，放在了传统的纸质档案和信息技术广泛应用于基础建设中形成的大量电子文件两个方面，对建设工程声像档案进行全面收集与规范管理则不够重视，甚至认为工程质量的好坏与建设工程声像档案没有什么关系。这种认知上的缺位，导致高校基建工程声像档案遭遇“账外基建档案”的尴尬。

(二)高校基建工程声像档案管理制度建设不健全由于对基建工程声像档案的重视程度不够，部分高校在管理基建工程声像档案的过程中，并未对其制定系统的管理制度，如未制定基建工程声像档案管理实施细则、未制定相关人员的岗位责任制、未建立适宜的考核机制，从而造成某些高校基建工程声像档案管理工作没有章法。具体表现为高校档案部门与基建部门职责不清；高校与施工单位、监理单位就工程拍摄任务互相推诿；高校基建工程声像档案部分散存在校办、宣传、审计、后勤等部门，未实现集中统一管理；随着高校基建工程竣工验收后参建单位撤场、解散，一些重要的声像档案资料亦无法追踪；大量的数码照片没能及时鉴定归档，缺少事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等相关信息，使基建工程声像档案的利用价值大打折扣；更加令人担忧的是出于成本控制的考虑，部分高校还存在用于拍摄工程建设的录像磁带被反复使用的状况。

(三)基建工程拍摄无计划，内容不完整，拍摄技术性差基建工程声像档案包括工程项目立项阶段、项目设计阶段、项目施工阶段、竣工验收阶段、后期维护过程中形成的声像资料，具有完整性、系统性的特点。然而，有些高校并没有根据基建工程的建设进度制定与之相对应的阶段拍摄计划，更未明确拍摄重点，造成声像档案采集缺少管控、随意性大，导致基建工程重要节点如施工阶段隐蔽工程的声像资料缺失等情况出现。基建工程声像档案具有时间、空间上的不可逆性，一旦错过相关时间节点，则无法真实地反映建设工程的全过程，为采集工作留下无法弥补的损失。高校基建工程声像档案的采集中普遍存在拍摄技术性差的问题。基建工程照片存在画面主题不明确，图像虚化，全景不全，拍摄沟槽深度、宽度、管道深埋场景无参照物等问题；视频资料中常见的问题是拍摄镜头不固定，画面晃动，或定格在一个镜头上不动等，缺乏远、中、近景的变化和动、静结合。

(四)高校基建工程声像档案管理缺乏相关专业技术人才为实现基建工程声像档案的科学管理，高校需要既懂专业摄影又掌握图片、音视频编辑技术，既了解工程施工技术又熟悉工程档案管理知识的复合型技术人才。这类人才需求一般高校很难实现，从而在一定程度上制约了基建工程声像档案工作的开展。

三、高校基建工程声像档案质量控制的举措

(一)建章立制，明确职责《高等学校档案管理办法》明确规定高校档案部门的职责包括：拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实。为实现基建工程声像档案的规范化、标准化管理，高校档案部门要把建章立制作为关键工作来抓。高校档案部门要积极与施工单位、监理单位沟通，结合本校实际，会同基建部门制定出一系列切实可行的管理制度。制度应明确高校基建工程声像档案资料的归档范围；明确高校在工程开工前，要将声像档案的编制纳入工程竣工档案管理；明确将高校基建工程声像档案管理工作纳入到工程的各个阶段，与工程建设同步；明确高校基建工程声像档案的责任主体，高校、施工单位、监理单位的职责分工要清晰；明确将基建工程声像档案工作纳入高校档案部门、基建部门的岗位职责中；明确在基建工程档案业务指导过程中，加强对声像档案的指导；明确在工程档案验收的同时验收该工程声像档案等，以保障高校基建工程声像档案工作的有序开展。高校基建工程相关单位应明确各自在工程声像档案建设中的职责。高校是高校基建工程声像档案管理的总责任单位，负责基建工程原貌、工程前期活动、重大事项(事故)、验收活动以及竣工后工程全貌的声像档案拍摄；负责对施工单位、监理单位声像档案的监督管理，做好全程业务跟踪指导；负责声像档案的验收及向城建档案馆移交（按照各地城建档案管理办法要求执行）。施工单位负责拍摄施工过程中的重要工序；负责拍摄施工过程中的重大事项(事故)。监理单位负责拍摄施工质量监督管理过程。

(二)利用合同约束控制高校应加强对基建工程参建单位编制声像档案资料的管控，取得档案工作的主动权。高校与参建单位签订合同时，要将声像档案管理纳入合同管理中，订立专门条款明确声像档案编制要求和质量标准，规定双方在声像档案建设方面的责任和义务，对于执行不到位的单位，应予以追究责任。在合同中设立预留声像档案资料保证金的条款，直接与工程结算挂钩，规定支付保证金前必须经高校档案部门审核，确认工程声像档案验收合格后方可支付合同尾款。通过经济手段控制工程声像档案的质量，督促参建单位及时、高质量地完成声像档案材料的积累、整理和移交。

(三)高校内部多部门通力合作，形成合力高校档案部门专职档案员具备丰富的档案管理专业知识，但缺乏工民建方面的基础知识，也难以实时掌握基建工程建设进度，更不擅长摄影、摄像及后期处理技术，因而在对基建工程声像档案进行业务监督、指导过程中，难免会出现因相关专业知识短板导致的被动局面。高校基建部门兼职档案员基建工作经验丰富，但对基建工程声像档案的归档内容、标准要求等不甚了了，实际工作中往往见什么就拍什么，有什么就交什么，无法保障声像资料的完整性、系统性。高校现代教育技术中心一般都配备有专业的数码相机、摄像机、全套的摄录编设备，其技术人员熟悉图像、音频、视频采集及后期处理技术。高校与其考虑如何培养管理基建工程声像档案的复合型技术人才，倒不如充分利用现有资源各取所长，积极促成档案部门、基建部门、信息技术部门通力合作，发挥优势，形成合力，如科学制定基建工程声像档案拍摄计划、规范工程声像档案拍摄质量要求、开展拍摄技术方面的培训和指导等，确保基建工程声像档案的形成质量。

(四)加大业务监督指导力度，形成良性循环，实现闭环归零高校档案部门要加大基建工程声像档案管理的监督和指导力度，及时跟踪、监控、指导高校基建部门、施工单位、监理单位做好声像资料采集、整理和归档工作。通过业务监督指导，要改善的是源头——高校基建工程声像档案的前端控制；要改进的是流程——基建工程声像档案形成过程的监控；要跟踪的是效果——基建工程声像档案的质量。高校档案部门应及时发现存在的问题，主动与参建单位沟通，督促其采取相应措施进行整改完善，并总结经验。参建单位应对指导意见积极反馈响应，促成双方良性互动，直到达到质量要求。这就形成了闭环归零管理，从而使高校基建工程声像档案的质量得到保证。

作者：万丹 单位：广东省外语艺术职业学院