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加强古建筑文物档案管理及对策

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档案管理是对档案各方面信息进行收集、整理、归案并提供查询、利用服务工作的总称。文物档案相当于古文物的身份证和名片,文物档案管理工作就是建立文物资料的基础工作,它详实的记录文物起源、历史沿革,文物修复、文物特征等方面情况,并形成各种文档、图纸、报告、影像资料等。本文主要所阐述的文物档案指避暑山庄、布达拉宫等古建筑文物档案,这些档案资料的收集和整理对文物保护进行科学管理具有十分重要的意义。因此,我们必须重视和加强文物档案管理工作,完善文物档案的制度和流程,制定科学合理的文物档案管理工作制度。面对新时代档案工作的新要求,如何做好古建筑文物档案管理工作,笔者现就加强文物档案规范化管理及对策浅谈几点看法。

一、古建筑文物档案管理现状

(一)重视不够,工作脱节。受传统思维和管理模式的局限,当前不管是文物档案还是其他档案大多停留在“看门守摊”状态,档案利用效率并不高。各部门、各单位对档案管理的重视程度存在“用时重要,不用弃之”的状态,加之档案管理工作仅满足于日常文件的收集、整理和存档。相关工作人员认识不到文物档案工作的重要性,在记录、管理工作中会存在很多漏洞和不规范,不能按照档案法规整理归档保存;还有的基层管理部门、维修部门,不注重档案的传承性、保护性和完整性,随意性较强。

(二)制度缺乏,专业缺失。文物档案的管理制度和方法相对落后,档案管理工作没有形成完善合理的制度流程,导致记录和管理方式混乱,档案的管理仅仅是为了应付检查等情况普遍存在。另外,档案管理人员缺乏专业系统的档案管理培训,仅仅按照自己的方法或老旧的办法进行管理,还有很多工作人员身兼数职,人员不固定,没有太多的时间和精力进行档案细化管理工作,贪图快速将文档简单归类,而不做整理、编排和记录,导致档案室积累了大量无法查询、入库睡觉的资料。

(三)观念落后,硬件滞后。当前现有档案室的硬件设施不完善,一些单位还没有认识到档案管理的历史意义与现实意义,管理手段和管理方法与当前信息化发展严重脱节,加之存档环境较差,影响着档案管理人员的工作。同时,档案室由于受到资金等方面的限制,没有建立完善的硬件设备体系,不能跟上现代化管理的要求,也没有建立网络资源共享体系,制约着文物档案管理工作向标准化、数字化、高效化迈进的步伐。

二、古建筑文物档案保护的意义

(一)原始指导价值。古建筑文物档案是还原、查找历史本来面貌的依据。古建筑文物一旦遭到破坏毁去,其损失将无法挽回,因此,建立古建筑档案数据库,对古建筑的维修、保养与利用,具有可提供技术、信息指导的价值。

(二)决策参考价值。古建筑文物由于年代久远,加之人为破坏、自然侵蚀等多方面的原因,古建筑的完整保存,需要借助档案对其进行科学的保护、修缮、加固等;文化部门研究历史,需要借助档案了解古建筑的全貌与细节;规划建设部门在拆除时,需要借助档案衡量哪些古建筑在城市发展中应该保留,便于作出科学决策;设计施工单位改造古建筑,需要借助档案参照古建筑过去原貌细节,进行修复或改造。因此必须重视档案资料管理,以发挥其不可复制的作用。

(三)文化研究价值。建筑不仅仅是技术科学,而且是一种文化艺术。中国古代有着领先世界的建筑技术,特别是当时的绘画、雕刻、工艺等,是人类文明共同的财富。研究古建筑,建立完整的文物档案,不仅对档案管理工作具有借鉴意义,还为文化研究工作者提供了大量的理论依据及科技资料。当前全国各地对非物质文化遗产保护的意识日益增强,对建筑构件的更换,对建筑风格的复原,对建筑雕饰的修补不仅仅靠工匠的技艺和经验,档案的原始记录,无疑能更真实体现该物质的历史、文化、艺术、科学价值。

三、古建筑文物档案管理建议及对策

面对日益繁杂的文物档案资料,我们必须把握时代的脉博,与信息化接轨,运用信息化的管理方法、管理制度,实现管理现代化,保障文物档案的传承性与完整性。

(一)提高认识,重视档案管理工作。任何一项工作,首先要看的是一个单位领导对此项工作的重视程度,所以领导的重视程度决定着档案管理者的工作态度,也最大程度上决定着档案管理工作的向前发展。一是强化档案意识。要定期向领导汇报档案工作情况,多谈搞好档案工作对单位的益处,尤其是一些与本单位密切相关的,引导领导重视档案工作,逐步提高认识,树立档案意识,将档案管理硬件设施、专业人员配备及现代化管理建设、考评机制建立等方面落到实处。二是树立法制意识。基层文物部门要按照《档案法》《河北省档案工作条例》及文物系统相关法规条例,结合实际认真学习、贯彻和落实,制定相关具体规定和办法,严格检查、考核和评比,对违反档案法规的行为现象,提出改正意见,严重违法行为予以处罚。只有奖惩严明,依法办事,才能保证文物档案的齐全完整和规范有序。三是增强服务意识。档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。要增强档案管理人员的责任意识,坚持“守土尽责”的工作理念,热爱本职工作,努力提高服务水平,明确作为一名档案管理人员,要及时、准确、完整地提供文物相关信息,使档案真正发挥其作用,更好地为单位的发展服务。

(二)因势思变,实现档案管理现代化。随着现代社会的发展,传统的档案管理模式也不再适应新时代发展的需要,档案管理面临着许多亟待解决的问题,如:档案数量逐年增多,给保管和提供利用带来困难;传统的档案管理方法费时、费力,不方便快速检索查阅。因此,只有走档案管理现代化的道路,建立档案网络管理体系,才能有效地解决新形式下出现的新问题。一是加强专业化学习。文物档案管理是一门专业性很强的工作,它不仅要求管理人员既要有高度的工作责任感、认真细心的工作态度、乐于奉献的工作精神,还要有具备扎实的档案管理理论知识,尤其是运用现代化科技手段和先进管理方法管理档案的基本技能。因此,档案管理工作者只有进行系统的专业化学习,来优化知识结构,提高综合素质,才能做好新时期的档案管理工作。二是掌握现代化技能。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作者的必然方向。所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上,努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。三是培养一体化人才。重视档案管理人员培训再教育工作,要充分认识到对档案管理人员教育、培训在档案事业发展中的战略作用和实际意义,认识档案事业的发展,档案服务质量的提高,其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高,要培养一体化人才,各单位就要将档案管理工作者的继续教育列入重要的议事日程,加强日常对其进行信息技术、计算机、新软件等技术的培训。

3.长效运行,健全档案管理制度。原始纸质档案的保管,一是容易陈旧老化,难以长久保存,二是在查找方面存在不便,利用效率不高,因此,为了健全档案管理工作,要学会运用高科技手段,建立健全档案管理制度。一是建立档案管理数据库。建立了档案管理信息库,研发古建筑文物档案的动态信息检测系统,快速、便捷、准确改变现有的人工检索现状。将纸质档案尽量数字化,形成电子档案或制成音像、光盘,实行“双轨”管理,为文物档案管理人员提供更快捷服务,让档案管理工作更加便利。二是构建档案信息共享平台。建立网络传输共享平台,畅通档案利用渠道,利用数字化管理系统进行查阅,有效促进各单位间相关工作的开展,便于对古建筑的普查、规划和保护工作,实现信息资源的高效利用。特别是在避暑山庄及周围寺庙保护与维修过程中,文物古建筑档案发挥了不可替代的作用,节省了大量的资金和时间。三是完善考核激励机制。完善考评考惩机制,建立一个制度化档案管理体系,把档案管理纳入单位年度目标考核范围,加强对档案工作的领导、检查和考核力度,规范档案管理要求,不断提高档案管理工作水平,使立卷的档案能够科学规范、流程明晰、检索便利,实现最大程度保存、利用古建筑文物信息的目的。

作者:东海梅;高俊 单位:承德市文物局承德市档案局

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