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浅谈公路工程监理档案管理

2019/12/18 阅读:

工程监理档案资料是对工程项目建设和管理资料的真实记录,是后期工程使用、养护和管理的重要依据,具有凭证作用和法律价值。

一、公路工程监理档案管理中存在的问题

首先,在工程建设中,重工程管理,轻档案管理。目前在我国的公路工程建设中,工程档案管理工作显然没有得到重视,工程监理档案管理工作更无法与工程建设工作同步进行,致使后期档案资料收集不齐全完整,有丢失和损坏现象的发生。其次,制度不健全,执行不到位。由于不重视监理档案资料管理工作,监理单位对监理档案管理制度的落实也有很大忽视,在制度不健全的情况下,单位的档案管理工作中,如监理月报、质量控制文件、监理指令等缺乏统一规定,文件编号混乱、不成体系,文件格式不统一,导致工程监理方案管理缺乏有效性。档案资料保管没有建立起严格的责任制度,在建设项目周期比较长的情况下,有时候存在人员流动情况,就会对后期监理档案的管理工作造成很大不便。第三,资料存档不规范,甚至弄虚作假。这一问题的出现和以上档案管理制度不健全有密切关系,监理单位原始签证资料填写缺乏规范性,材料出现褪色、模糊、字迹潦草;部分项目文件使用复印件,或者没有激光打印;资料签名不规范,委托人无签字等等。第四,业务培训不到位,档案管理人员素质低。档案管理工作人员专业能力要求较高,但是目前的工程监理单位对档案管理人员的培训不到位,一般由一线工程师技术人员兼职,这部分人员由于不是专业管理者,对《档案法》和公路工程档案管理相关规定掌握不到位,单位也不注重对档案管理人员的相关培训,导致人员专业能力不符合档案管理要求。

二、改进公路工程监理档案管理的措施

1.建立健全公路工程监理档案管理制度关于公路工程监理档案管理制度建立,需要各方形成合力。工程建设单位要在招标文件中明确各参建单位在项目文件材料的形成、整理、档案移交等方面的义务,采取经济手段将档案管理和计量挂钩,“资料不全不予计量”;与信用评价挂钩、与经济处罚挂钩。工程监理单位针对本单位的档案管理工作要做好机构建立和责任分工,以监理档案资料产生的特点、过程、责任义务等要素作为管理抓手,严格落实岗位责任制,保证有人监理有人记录,体现监理档案资料的连续性和完整性。如各专业监理工程师负责本专业的原材料、分项工程的验收及有关监理档案资料(含附件)的收集汇总及整理,验收之后移交给档案管理人员,分类管理,提升管理秩序性,总监理人员要不定期抽查。

2.加强日常监督检查工作,注重奖优罚劣结合项目建设要求和技术规范,工程监理单位以档案管理工作责任制为依据和框架,在项目实施过程中严格落实“自检、互检、交接检”三个环节,做好材料移交和保管工作。工程施工进程中,定期或不定期进行档案抽查,对监理档案的收集情况进行检查,针对表现优异的单位和个人进行奖励;对监理档案管理不符合法律法规规定的单位和个人进行严肃处理。施工阶段的档案资料和计量支付之间要建立直接联系,分项目交工计量的时候,要结合质检资料、试验资料的整合水平进行计量支付,为工程监理档案管理工作奠定良好基础。

3.强化档案队伍建设,培养专业人才档案管理人员培训工作要列入重要议事日程。工程监理单位要给档案管理人员提供充足的参与培训的机会,坚持人员的继续教育,学用结合、按需施教,使人员管理理念与时俱进,提升人员档案管理能力,将人员的自我发展和企业发展目标结合起来。此外,利用约束和激励机制激发档案管理人员的工作积极性,在单位内部形成踏实肯干的工作作风,这是监理单位档案管理工作质量提升的重要路径和方法。

4.运用技术手段,提高监理档案管理水平公路项目建设工期长、专业要求高,在工程建设的整个过程中,项目建设形成的监理档案资料数量庞大,统一和规范管理难度比较大,传统的监理档案管理工作模式难以满足现代公路项目监理档案管理需求,因此,项目监理单位要利用大数据技术和数字化管理手段,建立起档案管理信息系统,充分利用计算机、摄像机、扫描仪等技术,使工程监理档案朝着数字化、智能化方向发展。

作者:王格 单位:陕西恒通工程咨询有限责任公司

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