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电力系统技改大修工程档案管理策略

2019/11/01 阅读:

摘要:档案管理工作在技改大修中占有很重的比例,它对工程项目的实施有责不可轻视的影响。本文讲明了技改大修工程项目档案管理是什么,分析了为什么要进行档案管理工作,并且针对目前技改大修档案管理工作中存在的一些问题提出了解决方法,旨在提高档案管理工作的有效性。

关键词:文件材料;试听档案;新时期;档案管理制度

1项目档案管理是什么

技改大修工程项目档案是指整个项目工程从工作开始到结束这期间所有的需要归档的文件材料。这些文件材料的形式包括文字材料、图表材料、图纸,也包括声像材料、电子光盘等。材料的内容包括技改大修工程项目过程中的策划、实行、完工等一系列工作生成的文字材料。项目档案管理工作能够确切的体现工程在施工过程中的各个细节,也可找出为什么会发生工程事故,在很多工程建设的地方都有重要的价值。

2为什么要提升技改大修工程项目档案管理水平

档案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位,以下三个方面是为什么要加强技改大修项目工程的档案管理。一是档案管理工作的要求,技改大修工程项目档案管理是工程项目中重要的环节,有着举足轻重的地位。在新时期,做好电力系统技改大修项目工程档案管理是可以为电力系统工程项目带来美好的前景。二是提升项目工程建设的科学有效性,用文件材料将项目工程的各个工作环节联系起来,可以增强对工程建设的整体把握。将工程项目建成的过程形成历史材料,可以真实的表面在工程项目建设中产生的问题,为完善工程项目建设提供更好地解决方案,从而提高技改待续工程项目的科学性。三是档案服务和档案利用的本质要求,档案管理的最终目的是有效利用档案,提高档案的利用率,为项目建设未来的发展目标提供保障。

3档案管理工作存在的缺陷

3.1对项目档案管理工作不够重视。在工程项目档案管理工作中往往存在重视设计而轻视档案的问题。因为相关专业人员短缺,在一般的地市级只有一名人员专门负责技改大修,需要管理规划可研、计划下达、项目管理研究等一系列工作。领导更注重经济方面的问题,而技术人员则注重项目工程的进度、施工质量、施工安全等,缺少对一些重要文件材料的归档。例如说项目工程在施工过程中的来往信函、设计变更记录、领导批复等重要材料,都没有专业人员对其进行系统的管理,导致会出现归档的难度系数大、归档不全问题。还会出现文件档案资料的签字盖章不齐全,对于服务类合同也没有写签订日益,档案资料的时序性也不满足相关要求等。3.2档案管理制度不科学,管理人员自身素质有待提高。现在很多电力企业都没有将工程项目档案归档进行立项,也没有纳入工作领导小组中。企业电力系统一般注重提升工程项目的专业技术和项目在施工过程中的具体情况。很多电力企业没有健全档案管理制度,缺少专业的档案管理人才对档案进行系统的管理,导致许多档案资料都得不到规范的保留。在项目施工的过程中,没有人对项目档案材料进行跟踪,这将导致档案材料的收集难上加难。而且项目档案管理本身就是一项专业性强的工作,需要一些专业管理人员对档案进行归档,管理人员既要懂档案管理又要懂电力系统项目工程,但是在现实情况是很多人员都不是专业的档案管理人员,自身专业素养的不足,严重影响了档案管理的有效性。3.3视听档案的保留不齐全。视同档案材料主要是指声像材料,这些声像材料会辅助一定的文字材料加以解释说明。视听档案材料是技改大修工程项目管理中具有影响力的材料,在档案管理中占有重要地位。但是现在很多电力企业在工程的施工过程中都不重视视听材料的保留,而只关注到项目工程建设的好坏。对于视听材料的管理没有设立专门的管理人员,或者是管理人员的专业素养不够,这都对视听材料的保留存在一定的影响。在这种情况下设立的视听材料管理数据库,导致视听材料不齐全。

4如何加强档案管理工作

4.1加强项目档案管理人员的工作意识。重视理念建设可以保障档案管理的科学性、有效性,也是工程建设过程中各项管理工作能够顺利实施的保障。只有领导的意识正确了,工作开展的到位了,才能使档案管理工作得到有效的实施。并且现在很多技改大修专责对档案管理工作的认识度不够,为增强各专责的归档意识,要加强培训,培养其自身的综合素质,锻炼工作技巧。同时要加强管理人员学习档案管理知识,使管理人员及时掌握先进的管理方法和技术,促进其能够主动收集整理档案材料,保证档案材料的完整性和有效性。4.2完善项目档案管理制度和管理内部的组织结构。电力企业内部要设立专门的档案管理制度以维护档案管理人员的权责,确立归档部门最后审核的具体要求。必须非常重视归档工作,最后一项归档工作的审核在没有通过的前提下不能够进行下一步的具体工作。档案管理工作需要建立系统性的体制机制,电力企业也要将档案管理部门加入到工程项目的建设的组织结构中去,将档案管理工作与实际项目工作在施工的过程中联系起来,让档案管理工作融入到项目管理中去,参与到项目建设中去。4.3加强项目工程进程与归档工程建设的一致性。电力企业必须加强项目工程进程与归档工程建设的一致性。在项目工程的施工过程中,必须做好每一个环节的项目档案材料,因为这些材料一旦丢失就会严重影响到后期工程项目的开展。所以在工程项目的建设中我们要设立专门的档案管理部门,将档案管理的工作与项目工程的工作齐头并进,使归档工作更加的系统,从而整个工程项目最终的验收打下基础。

5结束语

总而言之,在技改大修工程项目中档案管理工作是非常重要的,它记载了整个项目工程在每一个环节的信息,对于以后系统的转型升级起着关键的作用。所以,我们应该在项目工程建设的过程中认真的都做好档案记载,加强对项目工程档案管理的建设,以保证项目工程档案管理的质量。

参考文献

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[4]艾超.浅谈电网技改大修工程档案管理[J].大科技,2014.

[5]江伟琴.重点建设项目工程声像档案的前端控制[J].城建档案,2010.

作者:刘晓慧 单位:国网河南永城市供电公司

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