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工程技术质量文件编号探究

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摘要:信息化社会的来临,从多年前的一维扫码到现在的二维扫码的大量普及,各类编码也就越来越来重要。现实生活中,在各级政府下发的红头文件标题处周边明显的位置上都可以看到(字号),国家标准也有文件序号,这些字号/序号都是为了我们大家检索方便。各个工厂或公司,为了管理上的规范,必然也会对全公司的文件进行分类,编号。因此对各类文件进行编号特别是对工程技术类文件进行编号这一工程管理的基础工作越发重要。

关键词:坐标定位;业务单元;组织结构;文件编号

引言

我们生活在一个多元化智慧时代,很多工作需要更高效的完成,在规模比较大的公司更是如此,为了方便管理公司各层各类文件,文件编号则被广泛应用,它可以实现清晰快速的查找到目标文件。那么文件编号到底是怎么组成的呢?本文中笔者研究总结了文件编号的规则,并举例进行说明。

1文件编码回顾

我们来看一下身份证的编码规则(18位),随便一个号码430104198002024318,号码规则为:前六位组成空间坐标,43代表省级,01代表地区级,04代表县级,中间六位组成时间坐标,1980代表出生年份,02代表出生月份,02代表出生日期,最后四位则为其他意义,43代表当地派出所,1代表性别,8代表析别码。这就是为什么我们国家身份证编码是世界上最好的编码方式之一,从上可以看出这个编号带有时空坐标定位属性。

2文件编号的特性

文件编号有自己的特性:(1)唯一性,与上面的身份证编码一样,一个文件编号对应一个唯一的文件;(2)相关性,一个文件编号要体现发布者的相关信息(时间/空间范围);(3)统一性,一个组织(集团企业)内不同部门之间的信息交流全部统一化,方便管理和查找,不会杂乱无章;(4)美观性,一个组织内使用统一文件编号规则也显得特别美观;(5)便捷性,各使用人员经过短暂的培训,就可方便学会,也方便查找,快速识别;(6)灵活性,各部门内部自己发出的文件按流水码统一编码发出,方便灵活。

3综合文件编号的特性,给予文件进行坐标定位,方便了查找和分类

随着组织的不断发展壮大,稍微上点规模的企业,不管是否使用MRP/ERP/SAP系统,对产品零件/部件/总成等物料也有唯一的相应编码,都是会有相应的零件编号,有关零件编号的研发方法,这里就不具体探讨了,只探讨文件编号方法。有时一个编号就是一个部门的考核指标或者就是相关部门需要的工作经营指标,乃至公司的部分财产。另外,编号还可用作暂时性的工作,如有关的通知,工作联系单,订单,与相关部门时间接口,引入时间坐标定位。文件编号也可永久有效,如零件开发数据,图纸,检验图纸,与产品零件号接口,引入零件编号坐标定位。

4文件编号结构

我们祖先的文化博大精深,一生二,二生三,三生万物,超过三个后,记忆也不方便,所以文件编号便于理解和记忆。在实际工作中,建议文件编号结构采用三部分构成:文件种类-文件序号-文件版本号。

5文件编号定位方式的灵活性

在实际工作中,特别是对文件定位坐标方式理解后,在发布工厂文件编号规则中,文件分类,发出部门,时间,零件号,版本号位置灵活放置,不限于后续的举例介绍。为了方便介绍和研究,下面以多元化业务集团管理企业(精品科技有限公司/英文WBTTechCo.LTD)为例,介绍如何设计一套适合企业管理的文件编号规则。帮助我们理解并举一反三。(1)先介绍一下精品科技有限公司组织结构的具体情况,才方便进行文件编号的操作。它由总部和五个业务单元(事业部,工厂)组成。每个业务单元下面均有独立研发部门“生产部,质量部,采购部,行政部……”。如图1所示。(2)精品科技有限公司/英文WBTTechCo.LTD文件编码的各部分说明,它由精品公司,分公司,文件种类,文件主体号,文件版本号五个重要部分组成,如图2所示。(3)精品科技有限公司/英文WBTTechCo.LTD技术类报告文件编码部分说明(如工作联系单),对文件时效性要求严格一点的,可以与相关发出部门,时间联系多些,引入部门+时间坐标定位的文件编号方式,如编码WBT2/MA-FACT2018-002,指的是精品集团2公司厂部2018年发出的第二号公告(如:XX同志的任命通知);编码WBT2/MA-RD201805-031,指的是精品集团2公司开发部2018年5月发出的请采购部同事找排放低气味PC/ABS材料的第031号信息联络单。编码格式如图3所示。(4)关于精品科技有限公司/英文WBTTechCo.LTD品质检验报告编码,如WBT2/QR-PM201805-631代表精品集团2公司来料暂收仓库2018年5月发出的第631张需要质量部IQC进行检验的工作单。以此类推,WBT2/TR-PO201805-011为精品集团2公司采购部2018年5月发出的第11张需要质量部或研发部、实验室进行测试的工作单。WBT2/QR-PD201805-130为精品集团2公司生产部2018年5月发出的第130张需要质量部进行检验的工作单。当流水号为每月最后一个工作单时,就是质量部IQC组的一月业绩(或者KPI指标)而且跨部门考核更真实。其编码规则如图4所示。(5)对永久有效的文件编码部分说明。对文件时效性有长久性时间要求的,如零件设计图纸,检验图纸,物料清单。与产品零件号接口,直接引入用零件号的坐标定位的文件编号方式。1)图纸,指导书(2D/3D/QC/PE)类,如编码WBT2/2D-P1000102034-002为精品集团2公司零件号为P100010203的002版二维图纸;编码WBT2/3D-P1000102034-002为精品集团2公司零件号为P100010203的002版三维数模。再如编码WBT2/PE-P1000102034-002为精品集团2公司零件号为P100010203的002版装配作业指导书;编码WBT2/QC-P1000102034-002为精品集团2公司零件号为P100010203的002版检验指导书。由此类推,图纸,指导书类编码格式如图5所示。2)再来看一下物料清单BOM的编码格式规则,如编码WBT2/BOM-P1000102034-002为精品集团2公司总成零件号为P100010203的002版零件清单;编码WBT2/BOM-P1000102034MJ-001为精品集团2公司总成零件号为P100010203的001版所需模具清单;编码WBT2/BOM-P1000102034FP-002为精品集团2公司总成零件号为P100010203的002版所需装配工装清单;编码WBT2/BOM-P1000102034FQ-002为精品集团2公司总成零件号为P100010203的002版所需检具清单;由此可见物料清单BOM的编码组成格式规则。如图6所示。

6结论

笔者将此编号方法在文件编号中引入:坐标定位方式的编号规则应用在就职的多家公司,并与相应的质量部门推广使用。感觉各项基础管理工作变得特别扎实,工作的源头可轻松查找到,文件索引特别方便,工作效率也很高。也经过近20余年的工作实践,值得从事工程技术/质量文件管理的摸索者或者相关人员推荐使用。通过本文的研究,抛砖引玉,希望给有需要的人提供一定的帮助。

参考文献:

[1]周儒霖.工程更改分类研究[J].现代商贸工业,2019,40(3):195-196.

[2]钱能军.基于建筑工程管理现状及优化措施分析[J].现代商贸工业,2017(11):110-111.

作者:周儒霖 张立军 周秋生 单位:宁波福尔达智能科技有限公司

工程技术质量文件编号探究责任编辑:张雨    阅读:人次
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