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浅谈水土保持工程监理的档案管理

2013/12/10 阅读:

1建立监理档案

1.1监理资料的收集

水土保持工程监理工作有其一定的技术性、专业性。监理档案的收集应以监理工程师为核心,以项目合同为依据,在进行现场监理工作的同时,也要重视监理资料存储工作。一般来说从监理工程师人驻项目区到工程竣工验收整个过程的监理资料,都应当及时收集存储。如监理合同、监理规划、监理实施细则等指导性文件必须认真存档,以备查阅。在监理工程师实施监理工作过程中,会形成许多中间过程监理资料。如现场记录、现场检测资料、单元及分部工程质量评定资料、单位工程质量评定资料、季报、年报、总结报告、施工设计方案和进度计划等。对这些资料实行事中控制、事后核查的方式,使监理资料的积累渗透到监理项目的每个阶段、每道程序、每个工作环节之中,将监理资料的收集整理工作贯穿于监理工作的全过程,确保监理过程中的资料都保存完好,为业主提供翔实、完整的档案资料。

1.2监理档案的归档和立卷

每当一项水土保持工程监理工作结束后,档案管理人员在开始立卷之前,对监理工程师提交的监理资料都要按照监理档案接收细则的要求进行认真、细致的核查。主要审查监理档案资料的完整性、准确性、规范性、系统性,找出文件资料的形成时间,遵循文件的形成规律,保持卷内文件的有机联系,然后对这些资料进行分类、整理,最后进行立卷,监理档案的立卷可分为4个部分,即分成4卷进行装订。

(1)综合材料。监理工作开始之初都会形成很多综合材料。如监理合同、监理规划、监理实施细则监理指令等文件。

(2)监理工作过程中的文件。现场记录、现场检测资料、单元及分部工程质量评定资料、单位工程质量评定资料、季报、年报、总结报告、施工合同、施工设计方案和进度计划等监理过程中的全部详细资料。

(3)图片资料和影像资料。图片和影像资料配有文字说明。图片要求统一进行编码,数码大小在600k以内,普通照片要扫描成JPG格式影像文件,为VCD格式。

(4)监理项目验收资料。本卷内容主要是监理项目验收时的相关资料,包括工程特性表、单项工程验收单、年度验收资料、工程竣工验收资料和竣工图及相关验收资料。

2监理档案的作用

2.1提高了监理工作的效率水土保持工程监理开展的时间较短,通过监理档案的不断积累,监理工程师可以随时调阅存档的监理过程中不同监理项目的档案资料。若有成型的水土保持工程监理档案作为参考,可以很快地出具验收时需要的相关资料。

2.2促进水土保持监理事业的发展通过建立监理档案,监理工程师完成监理报告的质量不断提高,同时也为探索水土保持监理的内容、标准、程序积累了一些经验。

3结语

水土保持监理档案管理工作,是一项全新的工作,应该说这项工作是在实践中摸索着进行的,通过完成监理档案归档制作到管理等工作,我们初步掌握了水土保持工程监理档案的管理技术,并具有了一定经验,这对今后的水土保持工程监理档案管理具有积极作用,能够进一步提高水土保持工程监理水平。

作者:林晓平陈桂波单位:吉林省水土保持科学研究院

浅谈水土保持工程监理的档案管理

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