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浅析医药公司存货管理问题与措施

2019/06/18 阅读:

[摘要]通过供应链的存货管理办法大幅降低公司的库存量和库存成本,提高存货周转速度,减少对资金的占用,最终增强企业在行业中的竞争力。本文通过对医药公司采购端管理现状、存货日常管理现状以及销售端管理现状存在的问题及原因分析,提出了解决问题的一些具体措施。

[关键词]供应链;存货管理;问题分析;措施

存货是企业的重要资产,对存货进行管理是企业资金运用的重点内容。面对近年来我国出台的一系列减少药品流通环节、降低药品成本的政策,中小型药品流通企业面临着前所未有的危机。

一、医药公司采购端存在的问题

(一)缺少供应商评选机制医药公司对于供应商的合法销售资质有严格的审核,然而取得药品销售资质的供应商很多,药品质量却参差不齐。在选择药品的供应商时,采购人员往往是选择报价最低的那家,然而这家供应商的药品稳定性好不好、交货能否准时准确,却没有考虑。这就使得公司每月都会收到一些不符合收货标准的药品。造成这种状况出现的原因有很多,比如供应商包装不到位、运输途中保管不当、药品自身质量的稳定性差等。然而很多医药公司却没有针对这个问题进行改进。究其原因,是管理层没有供应商管理的意识。有些供应商因为价格低廉得到了合作机会,但药品质量问题不仅给企业带来经济损失,还会伤害客户对企业的信任,不利于公司以后的业务开展。

(二)采购计划存在“牛鞭效应”牛鞭效应是指,商品需求在供应链中不断放大的一种现象。这种需求量的放大在图表上的显示,犹如一根挥舞的牛鞭。而产生“牛鞭效应”这种现象的原因,大多都是因为供应链上的信息没有得到充分共享,企业们无法预知消费者的实际需求量,却都尽量避免缺货造成的损失。除了药品供应链信息共享不畅这个原因外,公司订立采购计划采取的方式是销售员根据本月销售额,预测下月药品市场需求。采购员根据销售部门提供的市场预估需求,再考虑公司现有存货,编制采购需求计划。与其他行业相比,医药需求市场虽然相对稳定,但是难免会发生一些突发状况。这种多依据以往经验而制定的采购计划,难免缺乏前瞻性,导致公司对市场需求的变化不能及时响应,采购处于被动地位。

(三)采购退回责任不明确医药公司现行的采购管理制度,考虑到了采购流程中的各个环节,然而对采购退回这一现象却没有明确规定,公司的采购流程还不够完善。由于进货量大、供应商多,加之还有路途遥远或天气恶劣等客观因素存在,公司每月都会收到一些不符合收货标准的药品,就需要联系供应商进行退换货的相关事宜。在进行药品验收时,一旦发现不符合质量要求的药品,坚决不能入库。应及时联系供货商,反馈情况进行退货。并根据合同约定,结合实际情况给予一定的货款扣押。

二、公司存货日常管理存在的问题

(一)盘点清查工作不到位盘点清查工作是存货在库质量的保证。公司需要加大仓库的盘点力度,并设定按时保质的盘点计划。通过盘点和系统数据作对比,发现账目不对的物品并进行追查确保系统数据的准确性。通过日常盘点,可以发现有质量问题的药物,并进行及时处理,同时日常盘点可以发现仓库物品摆放的不良隐患,一些存在隐患的地方可以得到及时的解决。合理的盘点计划,确保了仓库存贮药品的合理性和安全性,同时对药品的质量也是一种保证。

(二)存货出库环节内部控制失效医药公司在存货出库环节内部控制的失效体现在,药品出库时,公司的仓储人员并没有履行出库相关的制度,没有认真进行检查复核。仓库保管员有时会偷懒,不会综合考虑实际情况,只看表单办事,提货单上写着需要发货便安排发货,不管数量多少,也不会去确认数据的真实性,认为只要按照单据办事就不会存在问题,同时若出错后公司蒙受的损失和自己也没有关系,缺乏责任感。制单人给出的单据会存在来自多个方面的错误,如果仓库没有足够的责任意识,公司蒙受损失也是常有的事。而复核员有时会迫于及时发货的压力,简化复核程序,对药品是否符合出库条件并不认真检查,所以导致有些药品包装出现破损、或药品已超过有效期以及其他异常情况时,仍然正常出库发至下游药店或者医院,下游客户收到这种质量有问题的药品,自然会选择联系公司进行退换货工作。

三、公司销售端管理存在的问题

(一)客户付款不及时医药公司销售端存在的主要问题是客户付款不及时。中小型药品流通企业在药品供应链上处于相对弱势地位,其下游客户多为公立医院等医疗机构,而医院并不缺供应商。为吸引客户展开合作,医药公司多以赊销方式扩大销售规模,应收帐款不断增大。如果应收货款无法按时收回,将会占用企业大量资金,造成企业现金流断裂,阻碍企业的可持续发展。

(二)缺乏对第三方物流的监管医药公司目前还没有能力组建运输车队,所以公司的采购主要依靠上游供应商配送,销售配送则全部都是采用外包制的模式,公司几乎全部的销售配送业务都需要依靠第三方物流公司进行。但并不是所有物流公司都可以进行合作,JM公司是药品流通企业,销售配送的主要商品是药品,为了保证药品的质量,物流运输必须要有相应的资质资格。

四、医药公司存货日常管理的优化措施

(一)开展存货管理意识的培训制度不仅要完善,更重要的是贯彻执行。如果缺乏认真落实的意识,不能执行,那么再完善的制度也是一纸空文,一样无法起到他应有的作用。因此,要重视强化管理层人员及普通员工的内控意识。一方面,综合办公室应发挥人事职能,加大对企业文化及企业内部相关制度的培训,要求新员工认真学习企业文化的核心内容和相关内控制度,将这些制度纳入新员工培训体系,严格考核新员工学习并熟悉理解企业制度的认知度,使新员工深度理解企业文化及内控制度的核心。另一方面,公司也可以多次组织丰富多彩的交流活动。通过定期交流学习可以及时发现不足,促进公司成长。挑选出内控制度的特色,将优秀的经验与员工集体分享,获取普遍适用的做法,鼓励员工学习,进行公司各部门之间的推广和宣传。对于问题百出,执行不周的现象,要告诫员工及时改正,认真分析问题出现的原因和后果,借鉴学习并修改完善新的制度体系,给员工灌输和培训新的制度。除此之外,办公室可以研究有关培训的会议报告,送给总经理审批,通过之后要组织相关部门和人员进行交流探讨,并将交流结果以书面形式张贴到宣传栏,供每位员工借鉴学习。

(二)设立存货管理监督职能只靠对管理人员和工作人员意识上的培训是不够的。员工的自觉性还需要相关部门的监督,才能发挥最大作用。要对公司现行的质量管理制度进行有效的内部监督,公司就需要细化内控体系维护和监督检查的管理工作,让具体部门负责不同的工作,划清各自的权限和职责,做到各司其职,还要针对不同工作制定不同的监控程序和具体方法要求。比如,当药品出库时复核员检查出问题,那么责任就在仓储部;若药品出库却被退回,那么责任在复核员。同时,质量管理部门也要定期检查内控制度的落实情况,对仓储人员进行严格调查,一旦发现问题或不足,就要及时报告给管理层,并征求员工的集体意见,修改并完善相关制度。在完善公司存货内部控制监督体系时,除了设立专门的监督部门,还可以把“人”这一因素考虑进去,实现人与监督制度互相制约,互相促进,形成一个良性循环。此外,为了杜绝存货关键岗位人员勾结舞弊,确保整个流程监督作用的实现,应进行岗位轮换制度。

(三)制定存货管理绩效考评机制一套完整合理,健康自洽的内部控制系统,不能只靠监督,还应有合理的绩效考核体系和激励机制,来激发员工对内控制度执行的积极主动性,以及检验内部控制的效果如何。公司人事人员应该确保存货内控绩效考核的可操作性,借鉴学习存货业务相关流程,计划出成套的可实施性量化考核标准。以采购部为例,就要重视采购退回率指标,若这一指标过高,说明供应商的选择存在问题。销售部门则要时时刻刻关注药品销后退回率这一指标,若出现销后退回,一定要明确是公司的责任,还是第三方物流的责任。公司要特别重视与存货管理相关的考核指标,这些指标的完成情况还要定期上报给管理层人员,管理人员要认真严格的对各项指标进行考核并分析,并在绩效考核过程中实施有效的绩效沟通和绩效奖励,以形成有效的激励机制,还要分析考核结果找出各部门存在的问题并及时修改,严厉惩罚指标考核没通过的个人和相关部门。

(四)提高存货管理信息化水平不仅在供应链上需要流畅的信息共享系统,公司内部的信息化水平也要提高。存货管理信息化技术的完善不仅能保证公司在第一时间得到准确的信息,而且能确保公司内外部信息的有效传递,这不但能使公司质量管理控制制度得到有效实施,还能使风险管理工作得到进一步保障。在信息化系统中明确相关岗位的职责和权限,确保各个环节即请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估、退货等有序进行。在系统中设置每个重要岗位的权限,各部门不能擅用别的部门的权利,也不能滥用自己的权利,单独的一个部门或个人都没有进行整个业务过程的权限,保证各部门各岗位之间不分离但又相互制约和监督管理。除了利用信息化系统执行具体制度,还可以建立能使公司内部可以有效交流的信息交流系统。要确保公司的所有管理人员能获取充分的信息来正确做出决策,保证公司各部门员工拥有有效的渠道进行沟通。

[参考文献]

[1]邱漠河,王娟,王玉蓉.供应链管理环境下的药品库存管理模式比较[J].市场论坛,2009(1).

[2]汪宝林.存货管理对财务成本的影响[J].现代经济信息,2014(16).

[3]刘钰.企业存货管理缺失分析及改进策略研究[J].时代金融,2016(27).

[4]海梦杰.零售业存货管理问题及对策研究[J].山东纺织经济,2018(6).

作者:王思琦 单位:佳木斯大学

浅析医药公司存货管理问题与措施

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