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医院办公室工作在医院管理的作用

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【摘要】医院办公室属于医院管理工作的关键部门,该部门在管理工作中沟通管理者和执行者,协助其他行政部门更好地执行上级下达的任务,其工作质量和工作人员的办事效率会影响医院的管理质量,影响医院领导层相关决策的开展。近年来,由于新形势下我国医疗体制的改革,以及医院管理方式的变化,医院办公室的工作应适应时代的要求,及时发现在医院办公室工作中的问题,调整工作方式,拓展工作内容,制定有效地改进措施。文章针对该问题展开,主要对医院办公室工作进行简述,并提出有效地改进措施,以便于为医院的综合管理工作和提高管理效率奠定基础。

【关键词】办公室工作;医院管理;新形势;措施;特征;效率;质量

医院办公室属于医院管理工作的关键部门,该部门在管理工作中发挥沟通协调医院管理决策人员和具体执行人员的功能,还需协助其他行政部门更好地执行上级下达的任务,并及时发现在医院行政工作中存在的问题,辅助医院决策者制定合理的方案。其工作质量和工作人员的办事效率会影响医院的管理质量,影响医院领导层相关决策的开展,保证医院管理工作的顺利、有序地运行。在新形势下,医院办公室的工作越来越科学化、多元化和深入化。本文针对这一问题展开,主要对医院办公室工作进行简述,并提出有效地改进措施,以便于为医院的综合管理工作和提高管理效率奠定基础,具体如下。

1医院办公室工作简介

由于医院中包含多个行政部门、临床医疗科室等不同部门,在日常工作中各部门之间需要相互交流,以保证相关事务的顺利完成,而医院办公室即为各部门之间的沟通者。但是,医院中不同部门的性质、工作内容均存在较大的差异,因此办公室具有综合性的特征,包含领导层的参谋、医院发展方向的分析和规划、执行者的监督、人力资料分配协调以及各部门的协调等方面。另外,该部门在工作中会涉及到行政、服务以及管理三方面的职能[1-2],基于医院办公室的工作主要是围绕医院领导层的决策以及外来事务,因此其还具备一定的被动性。虽然该部门工作相对被动,但是工作人员在日常仍然需要尽量提高工作的主动性和积极性。关于一些常规任务应结合医院实际和以往经验提前进行充分地准备工作,并对国家的政策和医院的发展存在较高的敏感度,增强自身对医院领导班子下达任务的预见性。同时工作人员还应提高自身处理突发事件和迅速安排工作事务的能力。

2医院办公室工作的调整措施

2.1确定绩效评定奖惩措施

绩效评定即定期检验并评定医院办公室工作人员的工作成效,该方法不但有助于对工作人员的日常工作进行管理,为工作人员的工作提供标准和导向,而且能够增强工作人员的积极性与工作效率。通常制定绩效评定奖惩规章制度,可根据不同成员的工作质量进行适当给予证书、奖章和奖金等形式的奖励,或者给予口头、通报以及扣除绩效工资等形式的批评。在制定该奖惩标准时应按照办公室工作中的实际情况,考核项目可包含工作质量、工作量以及工作难度等内容,应将考核项目、考核标准以及奖惩政策进行透明化、公正化[3-4]。在该措施执行时还可对工作质量偏低的人员进行针对性的指导,由优秀人员帮带,在提高工作人员效率的同时保证工作氛围的和谐。

2.2优化办公室的管理

一方面,可采取精细化管理模式,针对办公室工作人员的工作流程结合实际进行修订,并按照医院改革进程不断完善,简化工作流程,并将医院办公室中的任务具体划分到不同岗位或个人,并制定各个岗位人员的具体工作职责和工作内容,提高办公室的工作效率。同时,由于办公室工作的特殊性,若该环节出现疏漏则可能影响整个任务的实施效果,因此工作人员应在日常工作中注重细节,避免因细节失误而影响政策的执行。另一方面,还可将其他优异的管理模式引入办公室管理中,可将PDCA循环法[5-6]或5S管理方式[5]融入办公室工作,优化工作程序,提高工作人员的合作意识和工作效率。

2.3制定并完善监督制度

为了保证医院行政事务的执行效率,可制定并完善监督制度,由办公室工作人员具体对各项事务进行监督,监督的内容主要包括医院领导班子的决策事项、临床科室的事项以及对已存在问题的监督解决,以便于保证医院宏观决策以及具体事务的开展,在监督过程中工作人员应紧紧围绕决策内容、限定时间、领导关注的项目以及紧急事务等方面[7-9],同时还应对政策实施期间具备较高阻力的事项进行重点监督和关注,从而提高医院不同部门的凝聚力,保证监督的质量和效率。

2.4加强办公室工作的人员综合素质

在医院办公室中工作人员属于任务执行的主体,工作人员的综合素质能影响工作完成的质量和效率,因此办公室可定期组织员工参与相关的培训活动,以便于加强办公室工作的人员综合素质[10-12]。综合素质既包含工作技能水平,又包括工作人员的职业责任感和服务意识,由于医院办公室工作人员的任务中大多数属于服务性的,保证各个部门的交流和协调,工作人员的服务意识同样应进行培训,从而提高办公室工作人员的主动服务意识和工作责任感。在工作技能方面,基于医院办公室的特性,工作人员不但应加强自身的管理知识、公关能力,而且应对于其他不同部门的工作进行一定的了解,以便于更好地执行监督和协调工作。总之,医院办公室的日常工作应重点围绕医院领导班子展开,执行其政策,并在不同部门之间协调、沟通和监督,从而保证不同部门的工作人员及时、精确地完成各项决策和任务,提高医院的管理效率,为临床医疗事务奠定基础。

参考文献

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[2]续无香.提高医院办公室工作效率的措施研究[J].临床医药实践,2014,23(6):478-479.

[3]蒋文娟.医院办公室工作在医院管理中的作用研究[J].中国卫生产业,2015,12(11):101-102.

[4]刘乐.浅析PDCA循环法在医院办公室管理中的应用[J].现代医院,2014,14(7):115-116,119.

[5]刘旭新.循证医院管理改革在现代医院管理的趋势探讨[J].中国经贸,2015,20(15):88.

[6]贾文明.医院办公室工作在管理中的作用探讨[J].办公室业务,2017,26(23):141.

[7]贾文明.医院办公室工作特点与文秘人员素质分析[J].人才资源开发,2017,25(20):128-129.

[8]杨小红,臧鑫,夏雪.新常态下加强医院办公室团队建设的实践[J].现代医院,2018,18(1):35-36.

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[10]左友玲.浅谈加强管理提高医院办公室工作效率的途径[J].办公室业务,2014,23(7):24.

[11]张际,李廷玉,王素珍,等.规范管理表格提高医院质量目标管理工作效率[J].重庆医学,2014,43(6):756-757.

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作者:赵春宾

医院办公室工作在医院管理的作用责任编辑:张雨    阅读:人次