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基层妇幼保健机构档案管理现状

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【摘要】基层妇幼保健机构要做好档案管理,特别是在新医改形式下解决档案管理现状中所存在的某些现实问题,做好改革创新。本文简要分析了基层妇幼保健机构档案管理工作中所存在的现状问题,并探析改革创新管理工作的对策。

【关键词】基层妇幼保健机构;档案管理;现状问题;改革创新;新医改

档案管理是基层妇幼保健机构管理工作的主要手段,其档案建立与管理过程遵循集中统一管理原则,能够实现对各类工作活动形式、内容的有效记载与档案归入。并且,它也遵循《档案法》中相关规范原则,确保了档案管理工作过程的制度化、科学化与现代化。在新医改形势发展背景下,基层妇幼档案管理工作应该及时发现问题并予以修正,提出创新管理工作策略,确保档案管理实效化。

一、基层妇幼保健机构档案管理的现状问题

当前我国医院档案管理相关规章制度已经齐全成熟,医疗卫生机构方面的档案归档数量与设备规模也正在不断扩大。但事实上,像我国的基层妇幼保健机构档案管理作为基础性档案管理部分依然还未能与医院医疗、科研与行政管理等等工作要求相互匹配适应,这导致档案管理工作现状中的问题重重。就目前来看,基层妇幼保健机构档案管理已经相对规范,各个医院都成立了医院档案领导管理小组,并遵照《档案法》《国家档案局第8号令》《医药卫生档案管理办法》等等来实施工作内容,建立了多项档案管理制度,并能够结合医院当前各色档案内容展开档案归集分类工作,不断提高档案信息管理工作实效性。不过在具体工作实践中,基层妇幼保健机构档案管理还存在以下现状问题:

(一)文本档案管理工作利用率低下。文本档案资料是基层妇幼保健机构档案管理的根本,它承载了机构最真实的工作记录。但据了解,目前我国大部分基层妇幼保健机构在文本档案管理方面依然采用纸质结构体系,缺乏数字电子文件,一方面不便于查阅阅览,一方面也不利于保存,自动化应用程度严重不足,导致对基层妇幼保健机构工作信息的开发度不足和档案利用率不高。

(二)机构内部缺乏档案管理目标任务考核机制。当前基层妇幼保健机构内部是严重缺乏档案管理目标任务考核机制的,因此它无法实现对机构医疗、行政、财务、人事与后勤等等局部管理制度的优化,而且无法将档案管理目标成功纳入到考核体系中。由上述内容所引发的结果就是基层妇幼保健机构的档案管理工作奖惩机制不到位、档案监督力度不到位和档案内容宣传声势不到位。妇幼保健机构档案是宝贵的社会资源,如果不能合理利用,就不利于基层妇幼保健工作的良性发展。

二、基层妇幼保健机构档案管理的创新改革对策

在新医改背景下,基层妇幼保健机构档案管理工作要做到创新改革,迎合当前时代及社会发展需求,作出以下3点改变。

(一)加大信息化投入、提高档案利用率。基层妇幼保健机构在当前必须加大对档案管理工作信息化的投入力度,以此来提高档案利用效率。在目前我国新一轮的医改工作背景下,机构也要做好“三好一满意”(服务好、质量好、医德好、群众满意)活动,与全国医疗卫生工作机构相互接轨,确保基层妇幼保健工作的日益规范完善。首先,需要不断加大资金投入力度,引入现代化技术与设备来满足档案管理现代化的必要条件,例如为机构内部配置扫描仪、视频音频刻录设备、大容量存储设备甚至是云信息平台,以便于减少档案的管理与使用空间,提高档案利用效率,实现档案的数字化管理。再一点就是要建立基层妇幼保健机构档案综合管理室,将医疗机构中的医疗档案、文书档案、科技业务档案、财务档案、基建档案以及人事档案也全部归纳整合进来,确保集中馆藏管理体系的有效构建。总体来讲,就是保证档案管理从传统的“单一型”转化为“综合型”,最终兑现档案信息管理的一体化服务标准。

(二)注重档案信息资源开发与利用。基层妇幼保健机构要注重档案信息资源的有效开发与利用,针对妇幼群体的实际诊疗监控过程来调整原始资料内容,实现对档案体系的平衡化管理。特别是要加强对病历档案信息资源的有效开发利用,从传统的单纯服务型管理逐渐向经营服务型管理转变,确保档案管理不再分散化,而是要实现集中而开放的管理模式,从另一角度来提高档案管理工作效率,改进医疗质量,保证基层妇幼群体健康。

(三)强化机构内部目标任务考核机制。基层妇幼保健机构也要围绕档案体系建设管理来强化自身内部目标任务考核机制,合理利用人力资源,通过健全多点的考核机制来确保机构内部人才的有效培养,更包括对人员职称晋升、干部聘用等基础性工作的有效把握。在新医改背景下,机构内也要实现医务人员的多点执业,建立人事档案信息共享机制,确保多点执业的正常化与合法化。

三、总结

除上述内容外,基层妇幼保健机构档案管理工作做好跟踪服务、构建档案科研体系也是十分必要的。总体而言,机构就是要构建一套围绕自身信息体系发展需要的一体化管理模式,从多个角度途径来开发档案信息资源,满足医疗研究与社会服务需要。

【参考文献】

[1]左曙东.基层妇幼保健机构档案管理现状探讨[J].城建档案,2015(9):77-78.

[2]杨东.基层妇幼保健档案的建立与管理[J].房地产导刊,2015(4):411.

作者:蒋苏培 单位:湖南省衡阳市妇幼保健院

基层妇幼保健机构档案管理现状责任编辑:张雨    阅读:人次