医学院继续医学教育论文范文

1系统建立的意义

1.1适应了现代化管理的发展该系统利用灵活的分级授权管理功能，使得下属二级单位管理人员和项目管理员都能够在权限范围内很好地开展工作，充分适应了现有管理结构与人员分工。在开班申请、证书管理等环节引入在线审批机制，使得上下级日常审批能在本系统中便捷实现。这一管理模式的转变，适应了现代化管理发展的趋势，促进了对我院办公室自动化的进程，实现了继续教育项目全生命周期信息化管理。

1.2提升了培训质量标准的操作流程可以有效保证项目质量的稳定性，是控制继续医学教育项目质量良好手段[2]。从项目导入、项目分配、开班申请、教师管理、学员管理、课表管理、证书管理、账目管理到统计查询等继教项目管理的各个环节都被纳入本系统中，程序化、规范化流程大大提升了项目培训质量；并且系统能够对每一步重要操作进行自动记录，对项目执行过程起到监督的作用，对提升培训质量也具有重要的意义。

1.3提高了管理效率相较于传统的“人工纸介”管理模式，借助一套统一的工作系统平台，将项目日常管理的各个环节集中在一个平台进行，实行在线三级管理体系，有效地提高了管理效率和规范化程度。

1.4提供了决策依据管理过程的信息化使得大量管理数据沉淀在本系统中，逐步积累项目数据、学员数据和教师数据，不但使查询统计更为便捷，而且连续性的时间序列数据为今后的决策工作也提供了充实、准确的数据参考，将会使得决策更加科学化，为今后我院继续教育的更大发展奠定坚实基础。

2系统介绍

本系统包括系统主页和管理系统两部分。

2.1系统主页通过访问系统主页，访问者可以实时了解我院继续医学教育信息动态，包括查看我院部级继续医学教育项目目录和短期培训计划；了解最新招生信息和相关管理制度等。同时，访问者还可以根据自身需求在网上直接报名参加即将开展的培训项目；学员还可以通过此网站查询自己的学习记录。对于我院各级继续教育项目管理人员，也可通过主页登陆管理系统或快速链接到相关网站，见图1。

2.2管理系统我院共拥有6家直属医院和13家科研院所，继续医学教育项目实行院校统一管理，三级管理体系，即院校继续教育学院监督指导各个院所继续教育处，各院所继续教育处直接管理其下设各科室。这一管理组织结构决定了本系统管理员结构：本系统权限角色分为系统管理员、二级单位管理员和项目管理员三个层级。系统通过权限管理实现不同层级管理人员的分工与合作。该管理系统充分结合继续医学教育项目管理流程，将每个具体环节都纳入统一的平台。图2是本系统的树状图，展示了项目管理的各个环节。共包括七个模块：我的工作平台、信息、项目管理、教师管理、学员管理、综合统计查询和项目评价。其中，我的工作台和信息属于系统扩展功能，非项目管理的常规流程，主要是为了方便管理人员日常管理。下面主要对其他几个模块的功能进行简单介绍。

2.2.1项目管理。（1）项目导入。项目自获批公布之日起便进入计划状态。在“部级CME项目申报与反馈系统”中可以直接导出我院当年所有获批项目，然后由院校继续教育处（一级管理员）经过模板化处里导入本系统，系统将根据项目所属二级单位自动分配到相应的二级单位。（2）职责分配。二级管理员再将本单位的项目分别指派给具体项目管理员。已分配项目将自动转入“职责已分配项目”中，如果再分配过程中出现分配失误，也可在此子模块中更改项目管理员。（3）开班申请。项目管理员登陆后可看到被分配管理的项目，然后根据计划项目开展时间，完成开班申请。对某项目而言，项目管理员可对项目信息进行修改，其中项目学分只能改小不能改大，而且必须上传招生公告。对于项目管理员提交的开班申请，将由二级管理员进行审批，审批通过后，项目便正式转为实际项目。此时，项目信息将被自动在系统主页，并可接受外网学员在线报名。若开班内容有误或未能达到要求的条件，二级管理员可驳回申请并添加“审批意见”，由项目管理员重新提交开班申请。（4）课表维护。在开班申请审核通过后，项目管理员就可进行课表的添加与维护。同时系统还提供了课表打印和导出功能，供教师、学员或管理员下载打印课表。（5）证书管理。按照项目执行流程，证书管理处于培训结束后的环节。在培训结束后，项目管理员需要向二级管理员提交“办证申请”及合格学员列表；二级管理员进行审批通过；并在线填写审批意见。办证申请通过后，项目管理员便可通过证书管理进行证书打印相关操作。当证书被成功打印后，系统便自动记录学员证书处于“已打印”状态，将不可重复打印。通过证书管理功能，成功实现了学员学分证书在线审批、远程打印、系统管理，不仅节约了时间，还提高了管理效率，规范了证书管理，有效避免了以往证书管理中存在的漏洞。

2.2.2教师管理。（1）教师导入与指派。为了使课表添加能够直接选取配置教师，一级管理员需要在项目开班申请审批通过后对相应项目进行教师导入与指派，可以批量导入、也可按项目添加。指派完成后项目管理员才能在课表添加时选择教师（项目管理员没有添加或更改教师的权限）。此项功能使得在项目执行过程中对教师的管理更加规范化。以往，由于人工管理的局限性，缺乏有效的监督管理机制，在项目实际执行过程中常常出现不按原计划执行，教师更换率较为频繁，影响了培训质量。而通过该模块巧妙地将建立起一种有效的监管机制：一级管理员按照最初项目申报时的教师安排指派教师，若在项目实际执行过程中，需要调整教师，项目管理员必须向一级管理员提出书面申请重新指派教师方可继续开展培训。这样一来，一方面大大降低了项目执行过程中教师更换率；另一方面也促使各二级单位在项目申报初期，提高对教师选择的慎重性，从而有效保证了培训质量。（2）教师信息管理。该模块可对教师信息进行全面管理，包括查看、修改教师基本信息，添加、删除教师，查询重复教师以及查看教师所负责的项目。（3）教师综合查询。通过教师导入或添加，教师信息逐渐被累积并沉淀为一个越来越大的教师信息库，为之后的综合查询奠定了良好地基础。各级管理员根据自身权限与需求，自由设置查询条件进行综合查询。如：按照教师职称、所在单位类型、参加项目属性、所属二级学科等不同的查询条件进行查询。并且在查询结果中可以看到教师参加授课的总学时。这为后期教师评价提供了准确的依据。

2.2.3学员管理。在本系统中，学员分为正式学员和网上学员，正式学员是指由项目管理员自己添加或批量导入的学员，而网上学员是指通过系统主页自行选择项目在线报名的学员。对于网上学员需通过项目管理员审核后方能转为正式学员。以上功能通过“学员管理”下的三个子模块（正式学员导入导出、网上学员管理、正式学员管理）即可实现。

2.2.4综合查询统计。综合查询统计各级管理员均可使用，系统将自动根据每个用户的权限，控制每个管理员可以查询的范围。即一级管理员可以查询全院所有情况；二级管理员可以查询统计所在二级单位的所有情况；项目管理员只能查看自己所管辖项目的各类情况。由于该系统的数据是逐步累积的，因此，随着每年项目的开展，综合统计查询功能将基于一个庞大的继续教育项目信息数据库。连续性的时间序列数据，将为短期或中长期的项目总结、继续医学教育规划提供准确充实的统计资料，为更为科学的管理和宏观决策提供重要的参考依据。

2.2.5项目评价。督查是保证项目举办质量的关键[3]。本系统的“项目评价”模块便起到了项目督查的功能。我院继续教育处依据以往项目管理经验，借鉴兄弟单位成功的经验，经过调研，设计了一套对项目及教师的评价问卷，将其模板化并嵌入该系统。在每个项目结束后，要求学员及时对任课教师和项目开展情况进行反馈评价，借助系统的统计功能直接进行统计分析。从中了解掌握学员对项目举办内容的符合程度、教师更换情况、学分授予、证书发放情况、教学环境等的意见和建议，这为进一步提高培训质量，改善项目管理提供了非常有价值的参考。同时，我们基于该系统建立了“按比例不定期抽查”和“自查”制度。各级管理员可借助该系统强大的查询统计功能，经常性地检查项目执行情况，有利于进一步提高培训质量和管理效率。

3系统不足与改进建议

在体验该管理系统带来的便捷同时，我们也发现了系统还存在一些有待进一步改进的地方。

3.1数据模板与部级CME项目申报系统对接不良我们在应用该系统的过程中，感触最为深刻的一点是：该系统所设计的“项目信息模板”、“教师信息模板”及“学员信息模板”并不能完全与部级CME项目申报与反馈系统导出的数据相对接。在项目信息模板中，问题主要表现在本系统的项目信息模板字段顺序、格式不完全与部级CME系统导出的excel数据库一致，这就导致在项目导入前，一级管理员需要花费大量的时间和精力将导出的数据格式调整为以符合本系统的模板要求，方可成功将项目数据导入本系统。而对于“教师信息模板”，由于部级CME系统中并没有对应的数据，一级管理员必须从项目申请书中一一收集录入（工作量大），且项目申请书关于教师的信息非常有限，远不足以满足模板的信息要求。而通过其他方式收集教师信息的成本太高，且在实际操作中也不可行。因此，在系统应用初期，这一问题的存在严重影响了系统被推广利用程度。

3.2数据模板字段控制过严，数据信息搜集困难由于系统强大的查询统计功能的实现需要丰富充实的数据为基础，因此系统开发者在设计数据导入模板时，纳入的字段不但数量多，而且对字段格式的要求也非常严格，只要模板中存在一处必填信息不全或格式不正确的现象，整个数据库都将无法导入系统。然而，有些字段信息的搜集确实存在困难，如教师的出生日期、证件号，学员的出生日期、身份证号、学历、所在单位类型等。以上两个问题，我们经过多次与系统开发者研究讨论，要求系统开发者及时作了修改：将本系统数据模板中的字段顺序、字段格式尽量与部级CME系统导出的数据格式保持一致，能够使本系统的数据与部级CME导出数据尽量实现对接。对项目管理实际意义不大的字段信息尽量取消或改为选填项，以减轻系统应用的推广阻力。

3.3综合查询统计功能实现具有一定的局限性强大的综合查询统计功能是本系统一个突出优势，然而这一功能目前还不尽完美，其功能的实现需要完善的数据支持。正如前文所指出的，部分信息的搜集存在现实性的困难，这在一定程度上限制了某些查询统计功能的实现。加之，目前系统刚刚应用不久，库中累积的数据有限，还不能够使得该系统强大的查询统计功能充分实现。

3.4个别功能模块设计不够完善此外，系统中个别功能模块设计还不够完善，不能灵活地应对处里实践管理中一些特殊情况。例如：

3.4.1教师重名筛查功能实现欠佳。在教师管理模块中，批量导入的教师重复率很高，因为一个教师可能同时担任多个项目的培训教师，筛查出重名教师后，只能一个一个进行删除，大大影响了办公效率。如若不对重名教师进行筛查清理又会进一步影响将来的查询统计功能。对此，我们建议系统开发者在每条记录前添加勾选框，以实现一次删除多条重复记录的目的。

3.4.2教师综合查询功能与项目实施相关的统计连接不够紧密。尽管在教师综合查询模块，管理人员可以按照不同查询条件进行所需的查询统计操作，但这些查询仅限于教师基本信息的查询与统计，而这些查询统计结果与项目执行情况相关性不大。鉴于此，我们建议系统开发者在此模块中增加与项目执行情况相关的查询统计功能。如教师指派次数，参加的项目数、培训的课时数、担任项目负责人的频率等，为后续的教师及项目评价奠定基础。

3.4.3项目综合查询模块查询条件设计不完善。在项目综合查询模块中设计的众多查询条件中并未将项目编号列入其中，影响了项目查询效率。因为项目编号具有唯一性，能够快速精确地查询到目标项目，而在使用其他条件（如项目名称）对项目实施查询时，若信息不完全匹配，将无法快速查询到目标项目。新系统的开发与初期应用总会存在一定不足，需要在实际应用中不断的升级完善，以更加符合实际管理需要。以上是我院应用该系统以来发现的比较突出几个问题，目前有些已经解决，暂时不能实现的，我们近期将会进行一次总体的系统升级，将这一年来的在系统应用过程中遇到的问题统一反馈给开发者，让其进一步完善。

作者：张淑华卢永平单位：北京协和医学院继续教育处