研究生教育管理信息系统探讨范文

随着学位与研究生教育的深入发展，研究生招生规模不断扩大，研究生教育管理任务分工更加细化，工作量成倍增长，因此利用信息技术与网络技术更新管理手段、通过管理工作科学化与信息化提高管理能力日益迫切，而在以人为本的理念下研究生教育管理也呼唤由单纯管理向服务型管理转变。在这种形势下，研究生教育管理信息系统的应用应运而生。

一、高校研究生教育管理信息系统的发展概况

研究生教育管理信息系统的开发与使用因学校性质的不同有很大差异。一些综合性大学如北京大学等研究生教育管理信息化建设始于20世纪80年代中期，经过近三十年的不断努力，从初期的单机分散作业逐步发展到当前的网络化系统集成，在功能上不仅涵盖了招生、培养、学位、奖励以及综合服务等主要业务范围，还提供了研究生院与其他相关部门协同办公的基础，学校成立了信息化建设管理办公室[1]或在高等学校建立高校CIO（高等学校信息主管）职位及其领导下的信息技术部门[2]，这些高校不仅开发使用了研究生教育管理信息系统，并且学校的信息化建设已经进入了电子校务的时代[1]；一些综合性大学如暨南大学、中国地质大学、兰州大学等研究生教育管理信息化建设开展或早或晚，目前均能达到自主研发系统进而使用的水平，但很多面临研究生教育管理信息系统的建设缺乏可持续性的问题，后期继续开发或维护存在很多困难；一些高校或多或少地使用了研究生教育管理信息系统，但因其为专业性学校，规模有限且无相关专业研究生，所以一般委托IT公司开发，学校管理部门只负责系统的使用与实施，所受局限性很大，但也在一定程度上提升了管理水平；还有一些院校虽然已建立起了一定规模的计算机网络，但就其信息处理能力和信息利用能力而言，都还处在粗放经营的阶段，多数工作依然停留在简单的文字操作和报表处理上[2]。综合各高校研究生教育管理信息系统建设与使用情况看，校际间缺乏统一规划，水平参差不齐，但都已意识到了信息系统建设的必要性，且都有了初步实施。

二、研究生教育管理信息系统的使用

长春中医药大学研究生教育处于一级管理模式阶段，即系统为研究生学院（处）直接使用。我校使用长春凌展软件有限责任公司开发的“长春中医药大学研究生教育管理信息系统”，将研究生学籍、研究生培养、学位授予等环节连成有序的一体，经过一年多的运行，该系统运行情况良好。

（一）学生管理模块本模块主要用作研究生基本信息登记和创新项目记录，包含了学生信息管理、学生异动、创新项目申请三个子库，是系统使用的基础数据。由工作人员将招生录取数据经整理后上传至系统，待研究生入学后在规定时间内通过校园网完善。该模块数据符合国家统一标准，可以实现数据库间的数据交换。

（二）教师管理模块本模块主要用来进行教师与导师信息的维护与管理，是研究生行政分班、学习成绩记录、导师数据生成的基础。由工作人员制作基本数据后，教师与导师根据操作指南通过校园网完善。

（三）导师互选管理模块本模块由研究生导师和工作人员共同管理，包含导师计划管理、导师指导学生管理、学生志愿管理、导师情况统计、导师信息管理五个子库。研究生导师可以通过导师门户系统对自己的信息进行动态管理，供研究生查看并在入学一周内选择导师，导师通过系统查看选择自己的学生列表并在规定数量范围内予以确认完成互选环节，未被选中的学生由工作人员通过手工指派的方式分配导师；研究生学院（处）对导师所填信息进行核查，相关信息反映在当年招生简章上，并能通过本模块实现对导师指导研究生数量的统筹规划，实现对导师指导研究生具体人员、导师队伍的整体掌握。

（四）培养管理模块本模块主要用于培养方案数据的建设和研究生个人培养计划的建立，由研究生学院（处）管理、研究生使用，包含专业培养方案管理、培养方案课程查询、个人培养计划管理三个子库。工作人员先行手工录入培养方案数据，研究生在导师指导下通过研究生门户系统完成课程选择及其他个人培养计划部分，研究生可以通过研究生门户系统查看个人培养计划。

（五）开课管理模块本模块主要用于研究生开课管理和教师开课任务分派。研究生学院（处）通过手工录入授课计划并根据研究生选课结果完成课程分班、将导师与课程班对应后，授课教师可以通过教师（导师）门户系统查看教学任务书及选课研究生名单。

（六）成绩管理模块本模块主要用于研究生的成绩管理，由授课教师通过教师门户系统录入成绩并提交、研究生学院（处）审核通过后，研究生通过学生门户系统查询选择的各门课程成绩。

（七）学位管理模块本模块主要对研究生学位论文及整个学位授予过程进行管理，包括论文开题管理、学生中期考核、论文盲审管理、专家库管理四个子库。论文开题管理与学生中期考核模块由二级学院研究生秘书填报，研究生学院（处）负责核查；论文盲审管理模块与专家库管理模块共同完成学位论文“双盲”随机抽取和送审功能，便于管理者实行论文盲审。

（八）系统工具模块本模块主要由管理员对各个客户端进行系统管理权限的分配。使工作人员对学位与研究生教育工作各司其职[4]，保证各级用户对系统数据的使用。

三、系统的使用给研究生教育管理工作带来的变化

（一）使管理工作更加规范、高效、全面在系统的使用、推广过程中，编制了各门户系统使用的详细的流程图，在此过程中，充分讨论剖析了各项工作间的不协调与矛盾，深化了对各项工作的理解，增强了各部门间工作的有序性，使研究生教育管理逐步形成一个有机整体；一些常用数据、常用数据的变动都在第一时间记录在系统中，保证了使用时数据完整、准确、及时，大大提高了工作效率；软件开发公司开发的一款软件一般出售给几所高校，一些他校开展的工作的模块引起管理者的思考，成为研究生教育新的工作增长点。

（二）建设了一支善学习、懂信息技术、精业务、富于开拓的管理队伍管理人员在使用与指导教师、导师、研究生使用系统时，需要了解、掌握管理政策、信息系统技术、网络知识与技术，为融合研究生教育管理与现代信息技术打下坚实基础，同时整个过程强化了管理者富于开拓的进取精神。

（三）突破了地域限制，为实现管理理念的转变奠定了基础由于大学间大规模的实质性合并以及为满足高校大规模扩招所需的发展空间，近几年大部分高校都发展成为多校区办学，这给统一管理与服务带来了很大的困难，系统的使用使管理人员、导师、教师、研究生通过网络跨越了空间距离紧密联系到了一起，通过为教师、导师、研究生建立的个性化页面，使他们进入系统后就能获取所需信息，完成选课、成绩录入与查询、学籍管理、导师双选、导师宣传等多项工作，实现研究生教育管理向服务的转变。

（四）系统的使用打开了数据使用瓶颈研究生教育管理从招生、学籍管理到各培养环节再到学位授予，涉及大量信息，基础数据一般都集中在管理部门，学科、学院、个人在使用时出现一定困难或不准确性，形成数据使用的瓶颈，阻碍了基础数据的传播、使用，丧失了基础数据为客观分析提供依据的作用。系统的使用打破了这一瓶颈，各层面研究生教育管理人员通过系统管理员的权限设置均可看到如学科、课程、导师、研究生、专业等基础数据信息，有助于对各自工作的整体掌握与通盘考虑，一些数据通过Web功能设置公布于网络，还可接受各界监督，进一步完善了工作。

四、几点思考

（一）领导重视与参与，是信息系统建设成功的必要条件[3]信息系统不仅仅是一个计算机软件，更重要的是一个管理系统，它将带给管理部门全新的管理思想，这种管理思想往往与现有的管理体制、管理流程不能很好地融为一体。这就要求对现有的管理体制、管理流程加以调整改革[3]。研究生教育管理信息系统的建设是一项长期的、持续的发展过程，管理人员的安排要有其梯队建设，信息系统建设的资金投入要稳定、持续，显然这需要领导的直接参与。

（二）研究生教育队伍信息化素质的整体提升是信息系统建设的重要环节研究生教育队伍是信息系统的使用者，包括各级管理人员、导师、教师。如果各级管理人员的信息化素质不高，将成为系统整体运行的滞涩；如果导师、教师的信息化素质不高，系统开发的再完美，也体会不到系统给工作带来的便利，甚至增加了日常工作推进的难度。因此对研究生教育队伍的分层次培训，提升其整体信息化素质，才能有效运用信息系统真正提升工作水平。

（三）系统的使用将推进学校信息化建设整体进程信息系统的功能不断更新、完善，长期稳定运行，研究生教育队伍的信息化素质和管理理念得到显著提高和改变后，信息系统将在工作中发挥不可替代的作用，其给工作带来的便利使人们重新审视信息化，从内心呼唤信息化的改革；在系统完善与开发过程中，业务工作的交叉促使跨部门协同办公网络机制的建立，这将使学校各部门逐步推行信息系统建设，最终进入学校信息化建设的再设计阶段，统筹规划，对学校各部门的信息系统进行整合与集成，迎来电子校务时代。研究生教育管理信息系统的建设是一项长期而艰巨的任务，将使研究生教育管理工作更规范、更科学，将带来高校全新的工作管理模式。

作者：李瑞丽 李楷楠 赵景明 单位：长春中医药大学 长春中医药大学附属医院