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高职院校实施内部控制的思考

2015/12/04 阅读:

多年以来,我国高等学校的内部控制没有一整套系统并行之有效的制度。近年来,全国各地很多高校办学规模快速扩张,日常各种经济活动也变得复杂化,这样使得管理难度大幅增加。为了使我国高校健康有序发展,财政部于2012年底发布了《行政事业单位内部控制规范》(试行)。颁布的内控规范仅给我国高校提供一个适合其本身的法律依据,但具体到我国高校本身,情况既有相同又有不同,所以需要建设适合高校自身的内控体系。本文以北京工业职业技术学院为例,介绍内控体系建设步骤,以期促进其健康有序高效发展,并对其他兄弟院校提供一定的参考作用。

1中外实施内部控制概述

目前,国际上比较权威的关于内部控制的制度是美国COSO委员会在1992年发布的《内部控制-整体框架》以及于2004年公布的《企业风险管理-整合制度》(合称COSO报告)。国内关于高等学校内部控制的研究主要分为以下几类:(1)关于高等学校内部会计控制方面的研究。该研究是在我国于2001年颁布关于内部会计控制规范之后逐渐发展的。张佩佩(2004)[1]在其发表的文章《加强高校内部会计控制的思考》中提出了加强高等学校内部会计控制的重要性。(2)关于高等学校内部控制现实状况以及应对措施的研究。庞长兰(2006)[2]、汪惠兰(2010)[3]在其发表的文章《高校内部会计控制存在问题及思考》和《高校内部控制缺陷浅析》中研究了高等学校内部控制现实状况以及应对措施。(3)根据COSO报告的内容,针对一些特定的要素进行分析。聂庆芝(2010年)在“高校内部控制风险研究”中专门针对风险防范进行研究,剖析高校内部控制风险的概念及形成原因,建立风险评估机制,防范内部控制风险。(4)关于高等学校内部控制体系建设的研究。宁宏茹(2006)[4]、王卫星(2008)[5]在其发表的文章《高校内部控制环境建设刍议》和《高等院校内部控制框架体系的构建及其应用研究》中,对我国高校内部控制体系的构建进行了研究。

2高校内控体系建立的重要意义

近几年,随着我国对高校资金使用审计的力度不断加大,高校贪腐案件不断上升,国家相当一部分资金被不合理使用,造成国家财产的损失和高校发展的滞后。因此,在我国从上到下实施行政事业单位内控规范具有重大意义,其表现在如下方面。(1)有利于维护国有资产的安全,能够增强高校的下属二级学院三重一大的内部控制。(2)有利于提高资金使用效率。资金是有时间价值的,浪费和滞用都是效率低下的资金使用,所以,通过内控,使得高校资金合理支出,提高资金的使用效率。(3)有利于高校发布的会计信息准确和完整。准确完整的会计信息有利于高校党委作出正确的决策。

3高职院校实施内部控制的总体思路

3.1明确工作目标高职院校实施内部控制的工作目标主要为:(1)通过进行贯彻实施《内控规范》原则,使得内部控制管理观念深入人心;(2)各种相关经济活动的规章制度以及与之相关的业务流程得到全面梳理;(3)以预算、收支、政府采购、资产、建设项目、合同等管理为主要内容,编制学校的《内部控制工作手册》;(4)使得学校《内控规范》管理工作协调有序发展。

3.2制定工作原则(1)实行党委负责制的高校内部控制体系建设。(2)学校自身在构建内部控制时,在各个相关机构中应实行岗位责任制。应实行三权(决策权、执行权、监督权)分立,使其互相监督和制约。相关人员应该独立。(3)关键部门关键岗位人员的任用,应该综合考虑其各方面能力。高校应该根据岗位的要求选择合适的人员,把职业道德和专业能力作为首要考虑因素,不合适的坚决不用,因为一旦使用就会存在风险。(4)高校可以依据内部实际情况,构建风险评价控制和内部控制管理制度。高校也会存在风险,所以高等学校要对风险进行全方位的梳理和评估。评估后要针对相应的风险点制定相应的控制手段,党委要及时对风险评估和控制手段进行评价,确保合理。

3.3落实具体分工学校贯彻实施《内控规范》工作领导小组及联合工作组,负责对学校内部控制工作的组织情况、内部控制机制的建设情况、内部管理制度的完善情况、内部控制关键岗位工作人员的管理情况、财务信息的编报情况等进行综合评价并提出完善意见;各相关职能部门对具体经济业务活动进行全面梳理,查找存在的风险,提出完善意见,制定具体制度,经学校审批后组织实施。具体经济业务活动主要包括预算业务管理、收支业务管理、票据管理、政府采购业务管理、资产管理、建设项目管理、合同管理及内部监督管理等。办公室负责学校议事决策机制;人事处负责岗位责任制落实;财务处负责预算业务管理、收支业务管理、票据管理等相关业务;资产处负责政府采购业务管理、固定资产管理等相关业务;基建处负责建设项目管理等相关业务;审计处负责合同管理、审计等相关业务;纪检监察办公室负责内部监督管理等相关业务,牵头定期开展本单位内部控制规范监督检查和自我评价工作,认真组织整改;其他职能部门按照工作职责分工及《内控规范》要求,负责分管领域经济业务活动控制的归口管理;全校各类单位按照《内控规范》和工作方案要求,认真开展内控机制建设,切实履行内部控制职责。

4高职院校实施内部控制的具体步骤

4.1宣传培训学习根据北京市统一安排,财务处在组织相关人员参加财政局开展的专门培训的同时,会同相关职能部门积极组织开展校内的宣传、培训和学习活动,使全校相关人员全面了解实施《内控规范》的意义、原则、内容和方法,在校内形成“人人学内控、人人懂内控、人人参与内控、人人执行内控”的良好局面。

4.2梳理工作流程按照内控规范要求,在全面学习基础上,各职能部门要对单位层面和业务层面现有的工作制度和业务内容进行全面梳理,查找风险点,制定风险防范应对措施。

4.3健全内控制度各职能部门要以《内控规范》为指导,在全面梳理现有的工作制度和业务内容基础上,结合本职能部门工作实际,汇总整理本职能部门相关规章制度,制定本职能部门内部控制工作实施方案。党政办公室、财务处、审计处、资产处、后勤集团、基建处等有关职能部门应根据工作职责制定预算、收支、采购、合同管理、资产、建设项目等学校业务层面的内部控制工作实施方案。

4.4建立内控手册在内部控制制度基本框架基础上,各职能部门要继续补充完善,使各项制度规范化、系统化、流程化、信息化,做到各项制度相对完整,进而形成本职能部门的《内部控制工作手册》;在此基础上,汇编成学校的《内部控制工作手册》,将制衡机制嵌入到内部管理制度中,进一步提升学校管控效能,有序推动各项工作开展。

4.4.1部门内控手册的编制部门内控手册编制以财务处为例进行说明,内控手册具体内容如图1所示。

4.4.2学校内控手册的编制学校层面的内部控制主要包括:(1)学校的议事决策机制(党政办公室负责);(2)内部控制关键岗位责任制(人事处负责);(3)内部控制关键岗位的人力资源政策(人事处负责);(4)内部控制中的财务体系(财务处负责)。上述每部分内容细分为3部分:主要风险点;主要控制措施;相关制度。学校财务体系可从主要风险点和主要控制措施两方面着手,主要风险点体现在会计制度体系不完善和会计专业胜任能力不足;主要控制措施则从理顺财务管理体制、完善财务管理制度、合理设置岗位,对会计人员加强培训和教育、规范会计业务流程、加强信息化建设、加强档案管理等方面入手。

4.5检查督促指导学校内部实施《内控规范》工作领导小组以及其领导下的联合工作小组对各个相关部门内部控制构建和实施的状况进行督促和指导,以保证工作开展的有效和有用。

5结语

由于编制内控手册的其他部门没有内控基础,所以对内控政策的把握不一定全部到位,在实际编制过程中就会参差不齐,针对这种情况,要对各职能部门的相关负责人增强知识内控培训。另外,此项工作目前只是在个别单位进行探索,各个单位的外部环境和内部环境不尽相同,所以不具有完全适用性,其他学校不能全部照搬,要根据自身的实际情况,有选择的参考。总之,内部控制管理迫在眉睫,各高校应该以《内控规范》为依据,摸索适合本校校情的内控制度,并互相沟通,提高学校内控管理。

作者:姜中强 张春勇 赵光耀 韩昕 单位:北京工业职业技术学院 财务处 北京工业职业技术学院 纪检监察办公室 北京工业职业技术学院 审计处

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