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科技期刊编辑部的电脑维护工作探讨

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摘要:科技期刊编辑部正常运转,离不开电脑方面的保障工作。以《长江科学院院报》为例,分析了做好电脑维护工作的必要性,在此基础上指出了做好这项工作的措施:1)全体编辑电脑应用水平的提升;2)电脑硬件及时更新换代;3)专人处理电脑故障。然后对电脑问题及解决办法进行了分类阐述,主要是操作系统的选择、常用软件的介绍、打印机和网络设备、硬件升级、编辑办公系统的维护、系统备份、文件快速搜索、电子邮件的处理方式等。文中所述措施及方法,可供其他编辑部在进行电脑维护工作时参考使用。

关键词:电脑维护;系统备份;网络打印机;公式编辑器;科技期刊

1电脑维护工作的必要性

在办公自动化的今天,每一个期刊编辑部的正常运转,都离不开电脑方面的保障工作。工欲善其事,必先利其器。电脑作为每个编辑不可或缺的工具,必须要维护好。电脑的故障,小则耽误编辑个人的工作,大则影响整个编辑部的进度。由于我们期刊属于月刊,每个月必须按时出版,所以对于工作进度要求很高。每个月在临刊出前,编辑部一般都会加班加点,确保进度。我们编辑部的排版人员的电脑曾经有一次不能正常启动,后来不得不重装系统,重装应用软件,由于她的专业软件是光盘版,但是光盘年久磨损,读取困难,花了整整一天的时间才恢复正常。笔者通过一年多的保障工作实践,有一些心得体会供同行参考。

2做好维护工作的措施

2.1全体编辑电脑应用水平的提升编辑本身是通家,对自己负责的稿件所涉及到的不同专业,都有一定程度的了解。校对稿件能力对于编辑而言是根本。除此之外,对电脑和外语也要有一定程度的掌握[1]。郭焕芳等[2]指出,作为一名科技期刊编辑,必须具备娴熟使用计算机和网络的能力,实现编辑手段的彻底革命,提高期刊整体质量。如晋升职称的计算机考试,在一定程度上,能够督促学习必要的计算机知识。但考试的模块比较多,考试的难度也不算太大,故在实际工作中,还需要边干边学。现在网上的搜索引擎[3]很方便,遇到问题,输入几个关键词,很多问题都能得到解决。但往往很多人,在问题得到解决后,就将这个问题放下了,下次遇到同样的问题,还需要重复劳动,也有可能搜索不到原来的解决方法。一个比较好的方式是准备一个笔记本,将自己遇到的疑问记录下来,解决的方法也记录下来。好记性不如烂笔头,通过作笔记,加深了对问题的认识和记忆,遇到类似问题,能很快想到解决方案。

2.2电脑硬件及时更新换代对于单位配置的台式机,出于节约成本的考虑,往往配置比较低,使用年限长。如内存普遍较小、采用集成显卡等。有些台式机在XP下面勉强能够运行,在Windows7等更高版本下就捉襟见肘了。笔者曾经有一台台式机用了8年,再怎么样想办法优化,也没有太大起色。最好的解决方案是,电脑使用5~6年后,申请报废,使用更新的电脑。但很多单位是集中采购,提交申请报废报告,到最后得到新电脑,需要很长的一段时间,故到了报废时间或者电脑故障不断出现时就要及时报告。

2.3专人处理电脑故障由于电脑问题千变万化,每个人的电脑水平也参差不齐,对于一些小问题,电脑水平一般的同志也能解决。但是对于一些稍微复杂问题,比如系统重装,硬盘分区等等,还是要有专人负责处理。专人可以是外面电脑维修公司的人,也可以是单位内部对电脑比较擅长的同志。请电脑维修公司的人,有时比较耽误时间,也有时会遇到欺诈,甚至有可能会泄漏隐私等等。请内部的同志负责维护,一般能够及时地解决问题,减少编辑部的开支等等。我们编辑部,对于电脑严重故障、打印机硬件维修、加碳粉,是请外面的专业维修人员来解决。对于一般的电脑问题,基本是笔者在负责维护。而笔者在编辑部里面,本职工作是编辑,业余有空闲时,会为编辑部的其他同志解决一些电脑方面的问题。在帮助别人的同时,自己的解决电脑故障的能力也有所提升,这是一个双赢的结果。

3电脑问题分类

3.1电脑操作系统的选择操作系统是电脑的灵魂所在,其他应用软件都要依靠操作系统才能正常运行,因此电脑操作系统的选择极为重要。目前绝大部分的个人用户是采用的微软公司的Windows系列操作系统,其中用得比较多的是WindowsXP32位,Windows7的32位及64位,Windows8,Windows10。我们编辑部除了Windows10之外,其他系统都有人在使用。操作系统各有优缺点。目前比较主流的是Windows7操作系统。WindowsXP的优点是,兼容性比较好,特别是对于一些老版本的软件,只能在XP下面运行,比如方正书版的有些老版本,只能在XP下面运行,如果更新新版本,又需要重新购买软件及加密狗U盘等。XP的缺点是,系统稳定性稍差,容易出现蓝屏,死机等现象。目前微软公司已停止了对XP的支持服务。Windows7现在比较成熟,使用也较方便。界面样式与XP类似,蓝屏现象大为减少。但微软公司将于2020年停止对Windows7的支持服务。Windows8的缺点是,双重设置界面风格,改动比较激进,甚至连开始菜单都不好找,后来更新到Windows8.1,也没有解决这个问题,只有使用第三方软件,才能把以前版本的开始菜单显示出来。Windows8有一个优点是,电脑可以重置到初始状态,对于不会使用Ghost备份的用户,比较实用。Windows10的缺点是,对于家庭版,强制Windows更新,不能自主选择;兼容性目前不是太好。Windows10的优点是,作为最新的操作系统,能够及时收到系统补丁,避免因为系统漏洞导致的风险。32位系统和64位系统各有优缺点。32位系统的兼容性要优于64位系统,但是32位系统只能寻址4GB的内存空间,由于IO设备占用了一定的地址空间,一般电脑上显示3.25GB内存可用。故内存条容量若超过4GB,且CPU支持64位运算时,建议安装64位的操作系统,以免浪费内存。

3.2常用电脑应用软件编辑常用的软件有:办公软件、排版软件、打印机软件、CAD软件、翻译软件、PDF软件、即时沟通软件、压缩软件、杀毒软件、浏览器软件、邮件客户端软件、输入法软件、看图软件等。最常用的办公软件,一般是采用微软Office软件和金山Office软件。其中微软Office软件包括Word,Excel,Power-Point等。微软Office软件有多个版本,如2003,2007,2010,目前最高版本是Office2016。从Office2007开始,引入了新的格式docx,xlsx,pptx。此前的格式分别是:doc,xls,ppt。通过安装补丁,Office2003也能支持这些新的格式。微软Visio是画流程图的软件,编辑部的排版人员一般会用到。流行的版本是2003,2007,2010,目前最高版本是Visio2016。从Visio2013开始,引入了新的格式vsdx,此前的版本都是vsd格式。其中Visio2010,通过安装补丁,也可以支持新的格式。金山Office软件,也可以部分替代微软Office。但有时打开文档时,用金山Office和微软Office显示的有并非完全一样。对于科技期刊,在编辑稿阶段,有很多公式要核对。一般采用的是Office自带的Microsoftequa-tion3.0,或者MathType6。Office2003采用典型安装方式时,就没有公式编辑器,需要采用完全安装方式。为了方便使用,一般是公式编辑器图标放在工具栏上面。对于Word2003,选择:工具->自定义->命令->插入->“公式编辑器”,将它拉到工具按钮栏或菜单的某个位置,再将“自定义”窗口关闭。对于Office2007及以上版本,添加公式编辑器相对困难一些,因为采用了Ribbon工具条,需要运用宏命令,才能将公式按钮放在开始选项卡的末尾。MicrosoftEquation3.0实际上是MathType的一个简化版,MathType的功能更强大。MathType可以编辑MicrosoftEquation3.0生成的公式,但反过来不行。MathType可以批量修改公式的字号和大小,还可以自定义常用公式[4]。因为作者给出的稿件,两种方式产生的公式均可能出现,故编辑的电脑里,最好安装MathType,以便于处理不同类型的公式。微软Office2007及以后的版本,自带一种新的公式编辑器,可以在docx格式文件中插入公式,当使用doc格式时,这种公式编辑器不可使用。这种新编辑器与MicrosoftEquation3.0及MathType6均不兼容。将这种含新公式的docx格式文件,另存为doc格式时,新公式会变成图片格式且有些模糊。用金山Office2016打开这种docx格式,且含有新公式编辑器产生的公式时,这些公式会显示为乱码。一些年纪较大的审稿专家,用的电脑软件版本比较低,可能就打不开这个稿件,影响审稿效率。建议编辑收到docx格式稿件时,将稿件另存为doc格式,两种格式都上传到系统中,方便专家选用。为了提高兼容性,编辑部可以建议作者尽量提供doc格式的稿件。对于杀毒软件,尽量只装一种。在上网的过程中,有些软件在不小心点击或不知不觉中,就自动安装到电脑上。比如杀毒软件中的安全卫士或电脑管家就有好多种。经常有编辑的电脑运行缓慢,很多情况下,是由于电脑有两种或两种以上的卫士或管家,多种杀毒软件互不相容,导致CPU占用比率过高,电脑速度往往就会非常慢。

3.3打印机和网络设备对打印机的主要性能要求是,预热时间尽量短,且要有一定的打印速度,对不同的操作系统的驱动应尽可能齐全。我们编辑部共有1个大办公室和4个小办公室,另外还有2个库房。对于有3人或以上的大的办公室,建议采用网络打印机。网络打印机的优点是,稳定可靠,对各个编辑自己的计算机没有干扰。小的办公室采用单面或双面激光打印机,有条件的话,最好是用双面打印机,为了节约纸张,一般会在纸张的两面都打印文字,而单面打印机,就需要人工操作,容易卡纸,且效率很低。我们编辑部以前未采用网络打印机,将一个打印机接在某台电脑的USB接口,把这个打印机通过网上邻居,共享给其他同志,结果这台电脑由于配置较低,打印负荷较重,而经常死机。后来将一台网络打印机,直接联在网线上后,而不插在电脑USB接口上,死机现象几乎消失,笔者也不需要经常去查看该打印机的故障。在局域网里面,遇到网线端口不够用的情况时,最好使用交换机,而不是使用路由器将电脑连入局域网里面。因为使用交换机,能够增加网线端口,且电脑在网上邻居上能够方便地显示出来,而使用路由器时,在电脑的网上邻居上,往往看不到通过路由器联网的电脑。

3.4电脑硬件升级电脑硬件的维护,第一个是要适时打扫灰尘。因为灰尘太多,容易导致短路,死机等故障。第二个是要适时更新硬件。超过使用年限,及时报废,整体更新。若未超过使用年限,但电脑确实性能较弱,可以采取加内存条,增加独立显卡等方法,让电脑的性能提升一个档次。Windows7里面有个Windows体验指数,根据处理器、内存、显卡、硬盘的性能不同,分数在1.0~7.9之间。根据笔者的经验,分数在3.9时,会有明显的卡顿。分数在5.0及以上,使用会比较流畅。分数越高,使用体验会越好。

3.5编辑办公系统的维护编辑办公系统,优先使用成熟的系统,比如我们期刊使用的是玛格泰克编辑系统,给作者、专家发邮件等都很方便。但有时会遇到邮件发不出去的问题,主要是因为邮件是通过第三方客户端,而不是邮件所在的公司网页发送。在这种情况下,对于部分邮箱,如126邮箱,qq邮箱,163.com邮箱等等,各个编辑自己在网页上能正常使用的邮箱帐号和密码就不能登录成功。此时,需要使用授权码,授权码是用于登录第三方邮件客户端的专用密码。需要密码的地方,填入授权码,才可以成功收发邮件。此外,需要定期对系统备份,在遇到突发故障时,能够恢复系统,将损失降至最低程度。目前,我们是采用容量较大的移动硬盘加以备份。

3.6操作系统备份及文件同步操作系统崩溃或中病毒太深后,电脑无法使用,这个时候一般是重装操作系统,然后再安装各种软件,需要耗费大量的时间。对于维护人员来讲,也是很大的重复性劳动。如果之前备份过系统,则半个小时左右,就能重新恢复正常。建议采用Ghost等软件进行系统备份[5]。备份之前,先将常用的软件,比如办公软件,打印机软件,CAD软件,翻译软件,PDF软件,即时沟通软件,压缩软件,杀毒软件,浏览器软件,邮件客户端软件,输入法软件等等都安装好,并且测试系统是否正常,如果系统没有问题,则用Ghost备份系统。等到下次系统濒临崩溃或运行极为缓慢时,先将需要保存的内容从系统盘里面移除出去,比如将doc,xls,ppt,pdf,jpg等文件从电脑桌面转移到其他非系统盘。将浏览器里面收藏的网页保存到非系统盘,然后搜索一下系统盘里面是否有其他有用的文件。在XP下面,可在搜索框里面,输入*.doc;*.xls;*.pdf;在Windows7里面,要在资源管理器里面,打开文件夹选项里面的“使用自然语言搜索”,且要输入*.docor*.xlsor*.pdf。然后回车,就会出现这些文件,选中需要保留的文件,然后重启电脑,用ghost进行恢复。文件同步也是一个值得关注的问题,通常编辑除了办公室的电脑外,家里面也会有一台电脑,有时晚上或者周末可以在家里加班,下班前将电脑里面需要处理的文件复制到U盘或移动硬盘里面,回家后用U盘或移动硬盘处理文件,很多时候会忘记将处理过的文件放在家里电脑的硬盘里面,导致办公室电脑的文件夹内容与家里的不一致。一个比较好的解决办法是使用文件同步软件,例如Fi-leGee软件,它的同步方式有多种:单向,双向,镜像,移动,更新,累加。只要使用恰当,能够确保办公室电脑某个文件夹或者某个硬盘分区与家里电脑的完全一致。

3.7文件快速搜索编辑每天要接收各式各样的文件,如果文件分类不够明确,用Windows自带的搜索工具来查找某个文件,无异于大海捞针,非常困难且耗时。笔者在编辑工作中,发现使用某些第3方搜索工具,能够有效解决此类问题。例如稻壳搜搜这个搜索工具,安装后,输入一个文件名里面的几个字,则包含这几个字的文件瞬间就能被搜索出来,极大地提高搜索效率。值得注意的是,要使这个工具发挥作用,需要电脑分区采用NTFS格式,而不是FAT32格式。

3.8电子邮件处理的两种方式电子邮箱由专人负责管理,为了加强电子邮箱的安全性,建议设置密码保护手机号,设置安全邮箱,设置密码保护问题。这些措施,可以有效地避免邮箱被盗,而耽误编辑部的工作。邮箱一般采用网页登录的方式,但也可以采用客户端模式进行收发。客户端模式,可以作为网页版的一个补充,并且可以对邮箱进行备份。有时邮件在网页里面显示为乱码,但是在客户端里面就能正常地显示。常用的客户端有Foxmail客户端、126邮箱客户端、qq邮箱客户端等等。邮箱客户端要想正常使用,一般需要在网页版里面,设置开通POP3/SMTP服务,或者IMAP/SMTP服务。建议优先使用IMAP,因为IMAP能够正常显示自定义的邮箱文件夹,而POP3只能显示系统的若干文件夹。

4结语

编辑工作需要耐心和细致,科技期刊编辑部的电脑维护工作同样需要这些特质。电脑中存在的问题千差万变,文中不可能一一列出,仅仅给出了笔者认为比较重要的共性的问题。希望本文能够有助于广大编辑提升电脑应用技能和提高自身电脑安全性,为各个期刊的电脑维护工作尽微薄之力。

参考文献:

[1]雷雯.外语、电脑的运用能力应成为当代编辑的必备能力[J].辽宁教育学院学报编辑部,2002,19(1):96~97.

[2]郭焕芳,郑爱莲.新形势下科技期刊编辑的素质浅析[J].中国科技期刊研究,2010,21(3):381~383.

[3]国家新闻出版广电总局专业资格考试办公室.出版专业实务(初级)(2015年版)[M].武汉:崇文书局:2015.

[4]李满兰,郭守月.公式编辑器MathType6.6一些常见问题的解决方法[J].赤峰学院学报(自然科学版),2010,26(11):25~26.

[5]路贺俊,王琦进,程家兴.基于VMware和Ghost技术的系统备份与还原的设计与实现[J].安庆师范学院学报(自然科学版),2015,21(4):58~60.

作者:占学军;姜小兰;刘运飞 单位:《长江科学院院报》编辑部

科技期刊编辑部的电脑维护工作探讨责任编辑:张雨    阅读:人次
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