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县财政地税局档案管理制度

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第一章档案人员岗位责任制度

第一条认真履行档案管理工作职责,贯彻执行党和国家有关档案工作的规定,严格执行档案管理的各项规章制度,刻苦钻研业务,不断提高档案管理水平。

第二条负责局机关综合档案室的管理工作,认真做好档案的接收、整理、立卷、归档、保管、利用、统计、编目、编研等各项工作。

第三条对本局各科室(基层单位)文件材料的收集、整理、保管工作进行督促和指导。

第四条做好档案的保密、保卫工作,确保档案和档案机密的安全。

第五条了解和熟悉档案室的室藏,及时发现并解决管理中出现的日常问题。

第六条熟练掌握编制、使用计算机等检索工具,能够按照程序和规定比较迅速地调卷,热情接待查阅人员。

第七条按照县局分管领导和办公室的要求,与鉴定小组人员共同做好档案的鉴定、销毁等工作。

第二章文书立卷归档制度

第八条各科室文档员负责收集保存本科室在工作中形成的文件材料,进行初步整理和分类后,于次年的3月底前主动向局档案室移交。

第九条局机关档案管理人员负责每个年度全局档案的接收、整理、立卷归档和保管工作。

第十条档案按照其内容和载体的不同进行科学分类,分类应当保持前后一致,具有稳定性。

第十一条档案立卷应当遵循文件的自然形成规律和特点,做到一事一件,一文一件保存。文件正本(包括附件)与定稿为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件(也可以来文与复文各为一件)。

第十二条文件(包括正式发文和其它应归档的各类材料)应当采用纸质档案和电子档案双套管理,电子文件应与其对应的纸质文件在基本著录项和档号上保持一致。

第十三条各部门在案卷归档后,如又发现具有保存价值的材料,应及时补办归档手续。

第十四条归档文件应编制归档文件目录,并按档案室编号顺序装入档案盒。

第三章档案资料借阅制度

第十五条借阅手续。凡借阅档案者,应按规定事先在档案借阅登记簿上登记,方可(按有关规定)查阅。

局机关内部借阅:1.局机关工作人员因工作需要可以借阅本职工作范围内的有关档案材料,非本职范围内的档案材料一般不得调阅;特殊情况需调阅者,须经办公室负责人批准。2.借阅一般业务性的档案,可由借阅人向档案室办理借阅手续;调阅机密档案,须经局领导或办公室负责人批准在规定的地点调阅。

外单位工作人员借阅:1.外单位工作人员借阅本局的档案必须持有单位正式介绍信,写明调借档案的内容和用途,经办公室负责人批准,向档案人员办理查阅手续。借阅本局的业务档案,须先经主管业务科室的同意再报办公室负责人批准。3.外单位人员利用本局档案,要严格执行保密制度,做到只准查阅,不得出借。4.外单位工作人员利用本局的业务档案确需复印的,须经办公室负责人批准方可复印。

第十六条档案资料的借阅和使用。1.借阅的档案材料一般不得拿出局机关,重要的和机密的文件(机密文件要经过相关审批程序),一律在档案室内查阅。2.查阅的档案,一般只准摘录,摘录内容涉及党和国家机密的或需全文复印的,须经办公室负责人批准。3.借阅的档案材料一般不得转借、不得泄密、不得拆卷。档案出借时要清点登记,归还时应按目录次序原样整理,不得散失。4.爱护档案材料,使用档案时不得遗失、涂改、剪裁、勾画和批注,保持资料的完好和整洁。5.档案借阅完毕后,在还卷时要向档案室反馈利用情况及效果,档案管理员应在检查档案原件是否完好后做好档案利用效果登记。

第四章档案保密制度

第十七条档案工作人员要认真学习贯彻落实《档案法》、《保密法》等有关法规性文件,确保档案和档案机密的安全。

第十八条本局所有的档案材料,未经主管领导或办公室批准,任何个人和部门不得外借。

第十九条本局档案按内容性质划分不同密级。接待需查阅保密档案者时,要严格按照档案借阅制度的规定办理手续;机密以上档案,只限本局主要负责人和分管领导查阅,其他人未经审批程序不得查阅。

第二十条档案密件的使用者必须按保密有关规定严格保密,未经审批不准复印摘抄,如确需摘抄或复印,须经相关科室负责人、办公室主任和分管领导审核,局保密领导小组负责人批准。

第二十一条非档案工作人员不得随意进入档案库房,档案人员离库时应注意关好门窗,切断电源,保持和落实室内温湿度等安全措施。

第二十二条档案管理人员定期进行保密检查,发现失密、泄密情况要立即报告有关部门,并采取有效的补救措施。对严重泄漏党和国家机密的事件,要按有关规定严肃处理。

第五章档案统计制度

第二十三条档案管理人员建立档案统计台账,及时对档案的收进移出、保管利用、销毁等进行统计,做到“家底”清楚。

第二十四条档案室的统计数据要保证以原始记录为依据,做到真实、可靠、准确,并按规定向本级档案部门和上级主管部门报送档案工作情况统计表。

第二十五条定期进行档案统计资料分析,便于发现问题和总结经验。

第二十六条遵守国家统计工作有关规定,使用科学方法统计,使档案统计工作标准化、规范化。

第六章档案库房管理制度

第二十七条局机关档案库房保管各科室(包括基层单位)形成的全部档案。

第二十八条档案库房应符合档案保护要求,做到防火、防光、防盗、防潮、防虫、防尘、防鼠、防高温,确保档案的完整与安全。

第二十九条库房内保持清洁卫生,严禁吸烟,禁止存放与档案无关的杂物。

第三十条档案库房内配备足够的、符合要求的档案柜架,案卷应系统排列,并存放索引,方便查找。

第三十一条档案要坚持达标管理制度,逐步建立健全电子文档查阅体系,为档案管理利用创造条件。

第三十二条定期进行库房档案清理核对工作,做到案卷与目录相符,发现问题及时解决。

第三十三条为了保证档案库房的安全,严禁闲杂人员进入库房。

第三十四条档案管理人员加强档案日常管理和开发利用,坚持经常检查,落实安全保卫措施,防止失窃泄密事件发生。

县财政地税局档案管理制度责任编辑:杨雪    阅读:人次