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水电局工程档案管理工作制度

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一、档案收集归档制度

1、按照县水利水电局档案管理实施办法,定期或不定期地收集(或接收)局及所属部门在工程建设管理中形成的文字、图表、声像等不同载体的档案资料。

2、收集(或接收)档案资料的范围、内容与方法,按我局制定的办法执行。

3、对社会或个人有关我局的文件材料或实物,进行征集或征购。

4、对寄存或捐赠的档案资料,单位进行妥善保管,需利用时应征得寄存或捐赠者的同意。

5、对收集(或接收)的文件材料,应进行及时的整理、鉴定、编目、归档,并认真做好登记。

二、档案整理保管制度

1、按照统一领导、集中管理档案的原则,县水利水电局档案管理工作领导小组主要负责局机关各科室及下属各单位工程建设中产生的档案、资料,保证档案资料的完整、准确、真实、安全和有效利用。

2、按照档案接收或收集的范围和分类方案,对文件进行整理和立卷。

3、为了保持档案的历史真迹,任何人不得对档案材料进行涂改,超过保管期限的档案,应按《保密守则》进行处理。

4、档案整理按照县城建档案馆规定办理,努力实现案卷整理标准化、规范化要求。

5、档案保管应在符合保管要求的库房内,并严格按照库房管理制度办事。

三、档案库房管理制度

1、建立县水利水电局档案管理工作领导小组,具体负责本局档案的收集、整理、立卷、归档等工作,并编制本局档案保管期限表;审查本局档案,判定其保存价值;剔出失去保存价值的档案并及时组织销毁。

2、以全面的、历史的、发展的观点,科学判定档案的价值,并确定保管期限。

3、按规定对室藏档案进行定期鉴定,采取直接鉴定法。

4、认真执行库房管理制度,定期打扫卫生,保持整洁。做好防盗、防虫、防潮、防尘、防高温等各项工作,以延长档案寿命。

5、对需要组织销毁的档案,应按规定编制销毁清册,经局领导审批后,指派专人销毁和监销。

四、档案统计制度

1、认真学习、贯彻、执行《统计法》,依法办事,提高全室人员执行的自觉性。

2、落实统计人员,确保统计时间,积极做好各项统计工作。

3、及时、如实编报各种统计报表,力求完整、准确、齐全,确保统计质量。

4、编报的各种统计报表,须送单位领导签发,并一律加盖公章和承办人员签名,手续完备。

5、及时进行年度统计分析,以利提高统计质量和管理水平。

五、档案复制制度

1、档案复制须经领导审批,并按要求进行档案复制工作。

2、对破损的档案,要及时进行抢救、复制。

3、复制档案要尊重原文,不得篡改。无法复原的字迹可空缺。

4、档案复制工作应在公司范围内进行,若需出外复制,必须由公司档案人员陪同监制,否则利用单位或利用人不能将档案带出复制。

六、底图保管更改制度

1、县水利水电局工程底图统一保管在档案室内,并指定专人负责管理。

2、底图应平摊存放在底图柜内,并按分类方案编目归档。

3、底图存放库内,要加强温湿度控制,确保底图处于良好的保管状态。

4、更改底图要有原设计单位的意见,未经领导许可,不得擅自涂改。

5、底图一般不得外借,若需外借的,必须经领导同意。

七、保密守则

1、保守机密,做到不该说的机密,绝对不说;不该看的机密,绝对不看;不该摘记的机密,绝对不记录;也不和人在交谈和通信中涉及机密。

2、凡接收、移出的档案、资料和收发的文件,要严格交接和登记手续。

3、一般档案资料未经领导同意,重要档案资料、秘密级别以上档案资料未经领导同意,不准擅自向外借阅档案、资料。经批准借阅的档案资料,必须按规定办理借阅手续。

4、不在不利于保密的地方,存放机密文件的资料,不准擅自把机密文件和资料带出机关。

5、工作中形成的、含有重要内容字迹的废纸,不准随意乱丢,应派专人集中销毁,并有专人监销。

水电局工程档案管理工作制度责任编辑:陈老师    阅读:人次