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单位财务科会计档案管理制度

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第一章总则

第一条为加强财务部门未移交公司档案室的会计档案的管理,规范会计档案归档、使用行为,制定本制度。

第二章会计档案的分类

第二条会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料以及其他与财务管理、会计核算业务有关的各种资料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据,分类如下:

1.会计凭证。

(1)现金凭证。

(2)银行存款凭证。

(3)转账凭证。

(4)材料领用单等单独装订的凭证附件。

2.会计账簿。

(1)总账、明细账:包括日记账及各种明细分类账。

(2)备查账:包括应收应付票据备查账以及银行结算单据传递登记簿等各种备查账、登记簿。

3.报表。

(1)会计报表:包括快报、月报、季报、年报等。

(2)成本报表。

(3)基建报表。

(4)预算报表。

(5)纳税申报表:包括各种税费及出口退税的纳税申报表。

(6)各子公司会计报表。

4.发票。

(1)发票存根:包括专用发票、普通发票、税务收据等已开具发票的存根。

(2)抵扣联。

5.合同。

(1)借款合同:包括基建借款、技改借款、流动资金借款、银行承兑汇票等各种银行贷款合同、抵押合同。

(2)技术合同:包括技术开发、转让、咨询、服务等合同。

(3)购销合同及加工、劳务合同。

(4)运输合同。

(5)财产租赁合同。

(6)其他合同。

6.计算机软件、数据盘。

(1)计算机安装盘、说明书。

(2)应用软件:包括“用友”财务软件、预算软件、决算软件、企业基础信息填报软件、出口退税填报软件等各种应用软件。

(3)数据备份:会计电算化数据备份、财务预算决算数据备份、企业基础材料数据备份等各种计算机数据备份。

7.其他资料。

(1)工资表。

(2)应收、应付款项对账资料。

(3)银行存款对账单及余额调节表。

(4)企业基础材料。

(5)产权登记、变动、年检资料。

(6)会计工作移交表。

第三章会计档案的整理和装订

第三条“计算机软件、数据盘”类中的计算机安装盘、说明书,以及各种应用软件由财务部门系统管理人员保管。

第四条会计报表、年度成本报表、预算报表除按保管期限交公司档案室归档保管外,财务部门经办的各岗位会计人员还应留存一份。

第五条以下资料各经办人可以留存,并应报送会计主管留存保管。

1.上报集团公司、三线办等外单位及上级单位的各种材料。

2.各种债权债务诉讼纠纷的复印件。

3.各项资产财务会计制度,包括财税部门、集团公司以及公司的各项资产财务会计制度。

4.除贷款、抵押合同之外的各种与银行贷款有关的资料,以及银行贷款停计息挂账优惠政策等各种贷款资料。

5.涉税文件,包括企业税收优惠政策、出口退税政策等各种文件资料以及纳税检查的各种资料。

6.各子公司除会计报表外的各种资料。

7.审计资料,包括集团公司对工厂审计、内部审计、工程审计以及其他专项审计材料。

第六条每年形成的财务资料应及时汇集、整理,财务部门应分门别类立卷装订成册。

第七条原始凭证大于记账凭证,应将原始凭证逐张折齐于记账凭证,防止原始凭证破碎损坏。

第八条根据记账凭证编辑顺序整理,用腊线装订成册,加盖贴封签,在封面上应写明凭证的起迄号、装订日期,并由会计主管盖章。

第九条装订成册、总账、银行和现金日记账都应有编号,在年度终了后,必须检查有无缺页或漏页、错号和重复号。

第十条在年终了后,活页账必须另行装订,装订前由记账人员认真检查有无缺页,然后编号,加封面和封底,用腊线装订成册。

第四章会计档案的移交

第十一条当年财务档案在年度终了后,暂时由财务部门保管一年,至第二年第一月,由财务部门按归档要求,立卷成册,编制清册后移交档案室。

第十二条财务部门与档案室交接档案时,必须认真核对,做到账物相符,双方签名盖章,各留清单一份。

第十三条财务部门必须按时将应归档的全部档案移交档案室,不得自行封包保存。档案室必须按期点收,不得推诿拒绝。

第十四条档案室接收保管的会计档案,应保持原卷册的封装,如特殊原因必须拆封或抽出附页时,需经财务部门领导同意后,会同原经办人共同拆封,以分清责任。

第十五条尚未履行完毕的合同,仍由经办会计人员保管,待履行完毕后交档案管理人员保管。新晨范文网

第五章会计档案的查阅

第十六条查阅会计档案,应在专设的登记簿上登记,查阅完毕,查阅人应按原归档位置放置。

第十七条凡本公司有关人员,因工作需要借阅档案者,应做好登记,一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅协议、合同及其他重要技术资料必须经总经理同意方可查阅。

第十八条本公司有关人员如有实际情况必须借出者,须办好手续,当天归还,如超过两天以上者,须经领导批准签字后才能借出,但须如期归还。

第十九条向外单位(包括公司其他部门)提供时,档案原件原则上不得借出,如有特殊需要,须经会计主管批准,但不得拆散原卷册,并应限期归还。

第二十条经会计主管批准,可以向外单位提供原始凭证复制件,并应当在专设的登记簿上登记,由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。借出的档案不得擅自复制、涂改、拆散、损坏,不得转借他人或外单位,如有违反者,视情节轻重严肃处理。

第二十一条凡属不成熟的现行技术资料及保密文件,一律不外借。

第六章附则

第二十二条本制度由财务部解释、补充,由公司总经理批准颁行。

第二十三条本制度自公布之日起。

单位财务科会计档案管理制度责任编辑:李老师    阅读:人次