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市政办会务工作规则

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为进一步规范会议工作程序,切实提高会议效能,根据有关文件精神,结合工作实际,制定本规则。

一、会前准备

1、根据会议安排,由秘书科按照会议内容拟定参会人员、会议地点、会议时间、会议材料等事项,报请分管副秘书长审批,并向秘书长报告。

2、需要进行宣传报道的会议,经请示秘书长同意后,书面或电话通知电视台、报社。

3、会议通知的发送。由主办秘书拟文,送分管秘书长审核。发文人员要做好发文登记工作,包括送达时间、收文人员等。

4、会议材料的准备。根据会议要求电话或书面通知有关部门,限期将会议材料报州政府办公室审核,并于会前一天按要求的份数报州政府办公室。

5、会议材料的发送。秘书科按会议材料内容确定分发范围,并于会前一天分送至有关州长、副州长、秘书长、副秘书长及有关部门参会人手中。

6、参会人员的落实。要求于会前一天落实参会人员,主办秘书整理打印后,于会前分发到有关领导手中。

7、主办秘书按照会议研究事项,查阅有关背景资料,作好备查工作,必要时可复印送有关领导参阅。

二、会场布置

1、会场准备。主办秘书提前1—2天通知会议中心或通讯员,做好会场的整理、清洁、音响调试等工作;若在政府会议室召开会议,应安排好茶水、便笺等物件。需频闭的,要做好准备工作。

2、需悬挂会标的,应提前一天确定会标名称,通知行财科制作会标。

3、需摆放桌签的,应提前安排打字室打印桌签,并按座次顺序于会前摆放完毕。

4、需安排水果、饮料等物品的,应提前通知会议中心或行财科。

5、会前发放的材料,应整齐摆放于会场,做到整洁大方。摆放前要检查材料有无缺页、倒装等现象,并及时更换。

6、会前应视领导参加情况和会议室的远近,安排有关车辆做好准备。

三、召开会议

1、秘书科提前安排会议记录、会场服务、会议召集人等人员,明确工作职责,并提前到位,按照责任要求做好工作。

2、会议召集人要做好参会人员的签清点到,督促参会人员及时到会,人员到齐后及时向主办秘书长汇报。

3、会议日程有修改调整的应及时通知有关领导和部门。

4、会议时间较长的,应请示主办秘书长是否安排集中就餐。若就餐,应提前通知做好就餐准备。

四、会后工作

1、会议结束后,通知通讯员作好会场的清理工作。

2、记录人员及时整理会议记录、会议材料并归档。若需发会议纪要,一般应于2个工作日内撰写完毕,交分管副秘书长审核后呈州政府领导审签。

3、会议确定的各项决定或拟办事宜,由各协调口秘书分别督办,一般应于一周内办理完毕,并做好办结报告。

根据中办掌握的原则:当领导同志人数为单数时,1号首长居中,2号首长排在1号首长左边,3号首长排右边,其他依次排列;当领导同志人数为双数时,1号首长、2号首长同时居中,1号首长排在居中座位的右边,2号首长排左边,其他依次排列。

会议记录格式

会议名称:

会议时间: 会议地点:

出席与列席会议人员:

缺席人员:

会议主持人: 记录人:

主要议题:

会议记录:

会议记录及会议文件整理归档规则

为进一步规范州政府及州政府办公室各类会议记录、文件整理以及文件归档程序,确保会议文件、档案的安全、完整、真实、有效,结合办公室实际,特制定本规则。

一、会议范围

指州政府召开的州政府全体会议、常务会议、专题会议以及州政府党组召开的各类会议;省委、省政府有关领导来调研召开的重要会议;与省内其他地、市、自治州或省外地区、企业等召开的协调会、联席会、洽谈会等。

二、会议记录

会议记录要做到文字记录与录音记录同步进行。情况特殊的,在征求秘书长和有关州政府领导同意后,还要做好图片、影像记录。重要会议应安排两人以上做好会议记录。

会议记录要做到以下几点:

1.记录准确:要如实记录发言,不论是详细记录,还是概要记录,都必须忠于原意,不得添加记录者的观点、主张,不得断章取义,尤其是会议决定的事项,更不能有丝毫出入。

2.要点不漏:要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录,决议、建议、问题和发言人的观点、论据材料等要记得具体、详细;论证过程可以不记;一般情况的说明,可抓住要点,略记大概意思。

3.始终如一:记录人必须做到从会议开始到会议结束都要认真负责地记到底。

4.注意格式:会议记录应按下列内容分别记录会议事项:会议名称、时间、地点、出席人、列席人、请假缺席人姓名、主持人姓名、记录人姓名,会议研究事项记载、会议讨论情况和决定事项记载等。

记录时必须把发言人的名字写在前,并且按照发言顺序做好文字的记录。

会议记录一般以A4幅面稿纸为记录用纸,主记录人不得在个人笔记本或其他纸张上作记录,必须按照会议记录的有关规定如实做好会议记录,并与有关会议材料一同归档。

三、记录整理

根据有关规定和领导要求,由主记录人整理会议记录或会议纪要,并及时做好会议记录整理、会议材料的归档等。若需发会议纪要,一般应于2个工作日内撰写完毕交分管秘书长审核。并在7个工作日内下发会议纪要。

四、文件归档

归档文件包括以下几方面:

1、会议原始记录,包括会议文字记录、录音记录、图片影像等资料(录音、图片以及影像必须刻录光盘归档,并做好文件夹目录)。

2、会议文件,包括会议研究文件、研究文件的背景材料、征求意见的有关说明。

3、其他归档文件,包括会议通知、参会人员名单、会议议程和其他有关文件。

文件的归档按照“一会一归档”的原则,对每个会议的有关文件进行单独归档。

秘书科科长要对会议有关文件归档情况进行督促检查,要求于会议结束10个工作日内对会议有关记录和文件交档案室,并由秘书科科长、档案整理人员、档案接收人员三方核实签字。

年底由档案管理人员对全年会议文件进行全面整理和归档。

市政办会务工作规则责任编辑:陈老师    阅读:人次