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新时代基层水管单位档案管理措施

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《内蒙古统战理论研究》2018年第1期

当前,中国正处于改革开放和全面建设小康社会的重要时期,水利事业正经历着从传统水利向现代水利加快转变的关键阶段。随着中国进入新时代,基层水管单位的工程管理、财务管理和党群管理等都有了新的变化,一批新的法律法规的颁布设施,对基层水管单位的档案管理提出了新的要求。

一、基层水管单位档案管理工作特点

1.内容多元丰富,专业综合性强。基层水管单位档案管理涉及水利工程管理档案、科技档案、财务、党群建设、组织管理等各个方面。其中水利工程管理档案专业综合性最强,是水利部门对水资源规划、水利建设、水利工程管理工作的依据,是水利部门进行水利建设管理的真实记录。水利工程档案是以水利为中心的众多学科、专业的综合反映,具有多元性和综合性。

2.水利工程管理档案形成时期较长,受个体影响大。工程规模大小,施工周期长短,不同工程不同的工程效益、水文地质条件等各种因素,都受到自然规律的制约和影响,导致每个个体工程档案形成周期长短不一,对管理人员素质的要求不一,各个季节工作重点内容不一,档案利用的价值和保存周期也不一样。

3.流程联系紧密,文书科技一体发展。水利工作实施的是科研、规划、设计、施工、管理一体化的运行机制,因此形成的业务性文书与科技档案联系紧密,甚至相互渗透、相互交叉。许多文书不仅是档案的前期活动记录,而且明显具有文书档案与科技档案一体化的趋向。

二、存在的问题

1.基层单位对水利档案工作重视不够。目前基层水管单位管理的水利工程大多数都是建于上世纪六七十年代,工程大多是年久失修,超期服役,都面临着除险加固。水利档案是水利工作不可缺少的有机组成部分,尤其是一些大型水利工程除险加固,其建设规模大、时间长、要求严,在施工中还会采用许多新工艺、新技术,如不及时记录、收集、归档,对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。而详细、全面地记载施工过程,并及时收集归档,如果不高度重视,是不可能做到的。

2.基层档案管理各项制度不够完善。档案事业的法制化建设是社会主义法制建设的重要组成部分,增强全社会的档案意识和法制观念是维护档案的完整,促进水利事业全面、持续、健康发展的重要保障。由于制度不完善,基层普遍存在工作人员主动收集档案的意识差、档案未进行分类整理、资料完整性不高、档案信息化弱等弊端,严重制约着水利系统的工作效益和发展。

3.档案基础建设投入力度不到位。档案基础建设包括档案基础业务、档案基础设施建设和管理业务培训等,需要有一定的投入,这是实现档案管理现代化的必要条件。基层档案管理工作存在设施及设备不齐全、档案保管中存在各种不安全隐患、档案管理人员业务素质不高等问题。

三、新时代基层水管单位水利档案管理措施

1.提高认识完善管理制度。加大《中华人民共和国档案法》的宣传力度。在《档案法》的实施下,整个社会都大大提高了对档案管理的认识。严格按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》、水利部《关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知》及相关规程、规范文件要求制定符合本单位的档案管理制度,使档案管理工作做到“三参加”“四同步”(“三参加”是指档案部门参加科研课题与设计项目布置工作的有关会议;参加项目的评审、鉴定、验收活动;参加设备开箱等工作。“四同步”是指下达计划任务时,要同时提出文件材料的归档要求;检查项目进度时,要同时检查文件材料的形成情况;评定、鉴定成果和工程验收时,要同时验收项目档案材料的完整、准确、系统情况;上报登记和奖励科技成果及科技人员提职考核时,档案部门要同时出具专题归档情况证明材料)。

2.积极开展档案管理标准化建设工作。根据自身实际,结合水利工程管理考核达标建设工作,建立档案管理标准。开展标准化建设工作,首先要对基层水管单位档案管理的改进加大对人员配备、制度建设、设备等软硬环境的投入。设立兼职档案员,使基层水管单位档案管理工作有专人负责,并熟悉水利工程管理业务知识,有利于档案的收集分类归档;设立分级档案室,由上级机关档案室统一负责业务指导督查工作;从而使档案管理更加规范化、标准化。实现“统一领导、协调配合、专人负责”的管理模式。

3.加强人员素质建设。作为一名优秀的基层档案管理人员必须具备较高的职业素养。政治素质,档案工作是具有明显的政治性工作,必须具有较高的政治素质与强烈的责任感;坚定的人生信仰,档案工作是服务性基础工作,这就要求档案管理人员必须树立全心全意为人民服务的世界观、人生观、价值观,树立诚信、务实、文明、正派的工作作风;专业的职业能力,水利工作档案是水利科技档案的重要组成部分,在水利工程建设中往往牵涉到工程建设领域各个方面,再加上水利专业本身又与电力、机械、建筑、水文、气象等专业联系紧密,由此形成的水利档案也就具有多元性和综合性,不仅仅是某一学科的信息反映,而是以水利为中心的多学科、多专业的信息综合。这就要求档案管理人员要有较高专业素质;勇于创新精神,随着中国已经进入新时代,信息化时代,档案管理工作也要不断的创新,为各项事业的发展保驾护航;保密意识,档案管理工作是一项具有高度机密性的工作档案管理人员必须严守《保密法》和《档案法》。

4.加强档案信息化建设,提高档案的利用率。随着中国已全面进入信息化时代,计算机技术、网络技术的快速发展和应用,对基层水利档案管理工作提出了前所未有的挑战,因此加强信息化建设立在必行,大力推行缩微、磁介质、电子等多媒体形式的档案,并重视收集、整理、保存建设过程中形成的各种电子文件,把照片、声像、纸质等档案资料刻录到多媒体介质上进行保存,同时加大对信息的加工、开发及利用,把档案的利用深度加大,从而实现资源共享。在基层水管单位档案管理中加大投入数字化建设和网站建设,以数字档案为核心形成数据库,有利于各个分级档案室资源共享,也方便相关单位及人员能在最短时间里找到自己需要的档案信息,从而把档案的价值充分体现出来,提高基层水利档案的利用率。

5.落实档案收集与整理,提高档案管理水平。在基层水管单位档案管理工作中,档案资料的收集与整理是难题,由于基层水管单位没有档案员岗位,管理人员又缺少。由水利工程专业技术人员兼职档案员,有利于基层档案资料的收集工作,每半年由上级专业档案管理人员组织各个分级档案室兼职档案员,开展资料的整理工作,大大的提高了基层水管单位的档案管理水平。形成了“统一领导、协调配合、专人负责”的管理模式。

作者:王辉 单位:河北省南运河河务管理处

内蒙古统战理论研究杂志责任编辑:张雨    阅读:人次